基于文檔一體化的高校檔案信息化管理研究

金芳（太原理工大學，太原 0300024）

基于文檔一體化的高校檔案信息化管理研究

金芳
（太原理工大學，太原 0300024）

“文檔一體化”是高校檔案管理的基礎工作，是在網絡信息環境下提高文檔工作效率、滿足一對多用戶信息需求、實現全方位統一管理的重要舉措。計算機網絡技術的廣泛應用為高校實行“文檔一體化”管理提供了技術支持，本文從檔案信息化管理的視角對高校檔案“文檔一體化”管理進行分析研究。

檔案管理；文檔一體化；信息化建設

1　高校檔案信息化建設的科學內涵

隨著網絡信息化技術的不斷發展，實施高校檔案管理的“文檔一體化”是建設高校檔案信息化的必然要求，是體現現代化檔案管理理念的必要手段。對于高校檔案管理而言，高校檔案信息化建設是指運用信息技術開發檔案信息資源，并充分發揮信息化網絡的特點和優勢，借助信息技術做好檔案管理，保護檔案資料，進而提高檔案利用率。隨著高校檔案信息化建設的不斷發展，高校檔案管理機構的職能與工作體制也隨之發生變化，高校檔案也呈現更多樣化的形式，比如電子檔案、數字文件、虛擬網絡資料等，這給高校檔案信息化管理提出了越來越高的要求。

2　“文檔一體化”的理論基礎及實踐現狀

2.1理論基礎

“文檔一體化”在高校檔案信息化建設中實施需要具備一定的理論基礎作為支撐，使其在實踐運用中具有切實的可行性。從文件生命周期理論來看，高校檔案數量的繁雜突出了文件生命周期的階段性特征，而階段性又是建立在文件整體性的基礎上的，整體性與階段性共同構成了文件的運動生命周期，且文件運動的整體性對電子文件的影響巨大，而階段性則對紙質文件的影響巨大，這使得“文檔一體化”具有了實施的理論基礎。從文件連續性理論來看，連貫一致的管理方式、價值的連續都需要實現“文檔一體化”。此外，檔案與文件管理的繼承性，也是高校檔案管理實現“文檔一體化”的理論基礎。

2.2實踐現狀分析

傳統的高校檔案管理模式經過長期的研究與發展已經形成了固有的模式與豐富的經驗，但隨著網絡信息技術的出現和普及，傳統檔案管理體系受到了較大的影響和沖擊，尤其是國家提出的無紙化、節能減排等理念，更是將“文檔一體化”推向了研究與實踐的前沿。“文檔一體化”的實踐來看，我國高校檔案信息化管理中“吉林模式”“攀枝花模式”等都代表了正確的方向。文檔一體化在我國高校檔案管理的實踐中獲得了廣泛的認識，并逐漸發展成為當前檔案管理的主要形式，但是在實現多種發展與功能的同時，還存在一定的缺陷，尤其在“文檔一體化”管理軟件的開發和功能上，需要改進和完善的地方還很多。

2.3實施障礙分析

對我國高校檔案管理中“文檔一體化”實施的實踐調查結果可知，仍然存在諸多實施障礙因素。一是高校檔案管理中普遍缺乏“文檔一體化”意識，比如學術界意見不統一，領導部門涼至不管，基層工作人員抱無所謂態度；二是“文檔一體化”的體制存在弊端，比如檔案部門的附屬性，文檔質量監督、指導與管理的不統一性，文書工作與檔案工作的分開管理等；三是組織建設不健全，沒有清晰的劃分組織業務；四是技術運用不充分，無論是硬件還是軟件開發，均存在較大的問題。

3　加強高校檔案“文檔一體化”管理的有效措施

3.1加強文件管理的標準化與規范化

在傳統檔案管理的基礎上，強化文件管理與檔案管理之間的關聯性，基于網絡信息技術尋找二者的切合點，對文件管理與檔案管理進行標準化與規范化，將二者放在一個綜合的管理系統中，并使其作為前后銜接、相互影響的子系統，統一的組織和控制整個文件的生命過程。因此為了實現 “文檔一體化”管理，必須強化文件管理的標準化與規范化，為推行文檔一體化管理服務。

3.2建立統一的文檔一體化管理業務規范

從檔案管理與文件管理的實際情況來看，由于二者之間實現信息化管理的過程中存在技術與標準上的差異，這就需要在建立“文檔一體化”系統時嚴格確保文件與檔案的統一執行標準，強化操作的標準化與規范化，確保文檔數據交換與共享的統一標準。此外，文件與檔案的產生過程、各種裝具等必須嚴格按照國家統一規格進行統一編號，增強文檔管理中各部門與人員的“文檔一體化”意識。

3.3實施合理的技術運用

“文檔一體化”需要必需的技術作為支撐，比如電子文件歸檔技術、檔案數據庫技術、檔案管理系統等。根據所需技術性質的不同，大體可分為理念技術和信息技術兩大類，其中理念技術包括全程管理原則、前端控制原則等。文件全程管理設計文件的流程、管理規則、管理方法以及管理要求、結果控制，文件的前端控制則包含整體規劃與業務環境提前。“文檔一體化”主要用到的信息技術涵蓋了信息存取技術、數據庫技術與網絡技術。在高校檔案“文檔一體化”管理中，數據庫是基礎，網絡互聯網則是實現“文檔一體化”的核心技術手段。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.107

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1673-0194（2016）17-0189-01

2016-07-11