如何建立供方管理體系

葉珍菊 湯心悅

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如何建立供方管理體系

葉珍菊 湯心悅

陜西烽火電子股份公司，陜西 寶雞 721006

供方管理的優(yōu)劣直接影響著企業(yè)的興衰。要對(duì)供方的選擇、評(píng)價(jià)、再評(píng)價(jià)及日常管理形成相應(yīng)機(jī)制，建立企業(yè)合格供方名錄并動(dòng)態(tài)管理，與供方合作共贏，保證企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和效益。

供方；管理；評(píng)價(jià)；業(yè)績(jī)

1 供方管理的意義

供方是指提供產(chǎn)品和服務(wù)的組織或個(gè)人，包括制造商、經(jīng)銷商/代理商和外包方（包括設(shè)計(jì)外包、生產(chǎn)外包、服務(wù)外包等）。為什么供方管理在企業(yè)發(fā)展中變得如此重要？有效的供方管理能保證企業(yè)低成本采購(gòu)的能力；將供方納入公司的質(zhì)量體系[1]，實(shí)現(xiàn)供方質(zhì)量體系和公司質(zhì)量體系有效的對(duì)接；能縮短采購(gòu)周期，減少檢驗(yàn)成本，降低庫(kù)存水平，可以提高公司采購(gòu)工作的透明度。供方管理關(guān)系企業(yè)的生存和發(fā)展，所以建立健全的供方管理體系勢(shì)在必行。

2 供應(yīng)商管理工作流程

供方的選擇→供方評(píng)價(jià)→建立合格供方名錄→供方的動(dòng)態(tài)管理→供方的日常管理。

2.1 供方的選擇

企業(yè)選擇供方時(shí)應(yīng)參照一定的標(biāo)準(zhǔn)，原則上設(shè)計(jì)應(yīng)該在現(xiàn)有的合格供方名錄中挑選供方，若名錄滿足不了設(shè)計(jì)的需要，可以擬選供方，擬選供方上應(yīng)滿足以下條件：

遵守國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)、無(wú)違法記錄；具有健全的組織機(jī)構(gòu)和完善的規(guī)章制度；

具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；

具有履行合同必需的經(jīng)濟(jì)能力；

具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)制度；

能提供有效的資質(zhì)證明文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、質(zhì)量體系證書(shū)、武器裝備認(rèn)證證書(shū)、保密資格證書(shū)等；

2.2 供方的分類

根據(jù)供方提供產(chǎn)品和服務(wù)的類別、產(chǎn)品的功能特性對(duì)整機(jī)的影響、產(chǎn)品制造復(fù)雜性等因素，將供方分為三類。

Ⅰ類：具有保證質(zhì)量體系的供方。能提供具有獨(dú)立功能的關(guān)鍵配套設(shè)備、分系統(tǒng)配套裝置；按我方圖紙、技術(shù)文件生產(chǎn)的復(fù)雜零部整件和有關(guān)鍵過(guò)程的外包產(chǎn)品。

Ⅱ類：具有檢驗(yàn)系統(tǒng)的供方。能提供一般元器件、配套件。

Ⅲ類：能提供檢驗(yàn)合格證的供方。能提供一般的標(biāo)準(zhǔn)件、化工、絕緣、金屬材料。

2.3 供方評(píng)價(jià)

視供方提供產(chǎn)品和服務(wù)的重要程度，決定對(duì)供方進(jìn)行函調(diào)或現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察。對(duì)函調(diào)的供方，要求供方如實(shí)填寫(xiě)質(zhì)量保證能力調(diào)查表，將供方的公司概況、生產(chǎn)設(shè)備情況、資質(zhì)能力、所供產(chǎn)品及有效的聯(lián)系方式和地址填寫(xiě)清楚，并附相關(guān)資質(zhì)證明材料、樣品檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告等一同交質(zhì)量部進(jìn)行評(píng)審。

需實(shí)地考察的供方，由質(zhì)量、技術(shù)、供應(yīng)、工藝等相關(guān)人員組成考評(píng)組，必要時(shí)邀請(qǐng)用戶代表參加。現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察主要對(duì)供方的資質(zhì)、體系運(yùn)行、研發(fā)能力、生產(chǎn)能力、工藝控制、服務(wù)等進(jìn)行考察。對(duì)考察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出并做好記錄，并形成現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告交質(zhì)量部。

2.4 建立合格供方名錄

對(duì)經(jīng)考評(píng)組評(píng)價(jià)合格的供方，方可將其納入企業(yè)合格供方名錄。名錄應(yīng)包括

編號(hào)、供方名稱、供貨類型、供方類別、用戶等內(nèi)容。對(duì)合格供方名錄要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

2.5 供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)

對(duì)納入合格供方名錄的供方從供貨進(jìn)度、實(shí)物質(zhì)量、售后服務(wù)三個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，形成季度、年度供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)報(bào)告。其中供貨進(jìn)度滿分30分，由采購(gòu)部門(mén)對(duì)本季度有供貨記錄的廠家進(jìn)行打分，按合同簽訂的到貨日期進(jìn)行考核，視對(duì)生產(chǎn)的影響程度進(jìn)行扣分。實(shí)物質(zhì)量滿分50分，其中進(jìn)貨檢驗(yàn)篩選占20分，上機(jī)使用占30分，按批次性質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行扣分，依情節(jié)嚴(yán)重程度每批次扣2—5分。售后服務(wù)滿分為20分，依據(jù)供方接到質(zhì)量反饋問(wèn)題的處理速度和態(tài)度對(duì)其進(jìn)行打分[2]。三個(gè)部分的得分相加，將供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)得分分為3個(gè)等級(jí)，得分≥90分的為A級(jí)；60≤得分<90分的為B級(jí)；得分<90分的為C級(jí)。業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)為A、B級(jí)的供方為合格供方，納入合格供方管理。從A級(jí)供方中評(píng)出5名為優(yōu)秀供方。從B級(jí)供方排名后十名供方中評(píng)出5名為基本合格供方。對(duì)基本合格供方亮黃牌并通報(bào)批評(píng)、延期支付貨款并減少訂貨量。對(duì)優(yōu)秀供方進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)，頒布榮譽(yù)證書(shū)，增加訂貨量并優(yōu)先付款。對(duì)C級(jí)供方亮紅牌并取消供貨資格。但對(duì)于評(píng)價(jià)不合格但是唯一供貨貨源的供方，由質(zhì)量部對(duì)其進(jìn)行書(shū)面通報(bào)并組織相關(guān)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量審核，督查其改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)。根據(jù)后期提供產(chǎn)品或服務(wù)的情況，再?zèng)Q定取消或保留其供貨資格。

2.6 供方的日常管理

供方的日常管理工作設(shè)在質(zhì)量部，供方的評(píng)價(jià)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、供方質(zhì)量保證能力調(diào)查表、評(píng)價(jià)表、資質(zhì)證明、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察報(bào)告、整改材料應(yīng)有效保存并定期維護(hù)。

當(dāng)合格供方的重要設(shè)施或組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更材料遞交質(zhì)量部，經(jīng)審核通過(guò)后變更合格供方名錄。

質(zhì)量部每季度對(duì)供方的資質(zhì)證明材料進(jìn)行梳理，對(duì)無(wú)效的證書(shū)進(jìn)行更換，保證供方資料的完整和有效性。對(duì)多年未供貨的供方填寫(xiě)撤點(diǎn)申請(qǐng)表，經(jīng)采購(gòu)、技術(shù)等相關(guān)部門(mén)同意后將其剔除合格供方名錄，對(duì)新申請(qǐng)的供方應(yīng)及時(shí)調(diào)查資料，評(píng)審合格后及時(shí)納入合格供方名錄。

對(duì)進(jìn)廠檢驗(yàn)、篩選和上機(jī)使用過(guò)程中出現(xiàn)的批次性質(zhì)量問(wèn)題，以質(zhì)量信息反饋單的形式及時(shí)向供方反饋，要求其限期整改，并驗(yàn)證整改措施的有效性。妥善保存整改資料。對(duì)一年內(nèi)連續(xù)出現(xiàn)三次批次性質(zhì)量問(wèn)題的供方，要求其來(lái)公司進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量歸零。四次及上的要求停止供貨。

每季度對(duì)進(jìn)廠檢驗(yàn)、篩選的元器件情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)上機(jī)的不合格品進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、分析，并形成季度元器件認(rèn)定公報(bào)報(bào)相關(guān)單位。

供方管理體系建設(shè)是逐漸完善的過(guò)程，健全的供方管理體系對(duì)企業(yè)的發(fā)展是極其有利的，尤其給產(chǎn)品的采購(gòu)帶來(lái)極大的便利。

[1]曹輝，樂(lè)瑩，周琴，等.通過(guò)建立管理關(guān)鍵控制點(diǎn)構(gòu)建醫(yī)用耗材供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系[J].生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)進(jìn)展，2014（3）：179-183.

[2]李中宏.3家橡機(jī)企業(yè)建立招投標(biāo)和供應(yīng)商管理體系[J].中國(guó)橡膠，2015（11）：40.

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