淺議新形勢對高職院校辦公室人員提出的新要求

趙珺（江蘇農林職業技術學院，江蘇 句容 212400）

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淺議新形勢對高職院校辦公室人員提出的新要求

趙珺
（江蘇農林職業技術學院，江蘇 句容 212400）

摘要：學院辦公室作為高職院校對外展示的窗口以及對內服務的平臺，在教育改革全面深入的新形勢下，對辦公室人員的自我管理提出了更高更新的要求。本文主要從兩方面闡述如何完善自我：一方面是素質修養，包括政治修養、思想道德品質、業務素質、作風素質和身體心理素質；另一方面是思想意識，即服務意識、責任意識、大局意識和創新意識。

關鍵詞：高職院校；辦公室人員；自我管理；素質修養；思想意識

當前，我國高等教育事業迎來了快速發展的時期，一場以“體制改革為關鍵，教學改革為核心，教育觀念改革為先導”的教育改革正在全面而深刻地展開。高職院校辦公室作為高職院校行政管理的基層機構，擔負著協助參謀、溝通協調、督辦協查、調查分析、處理學院常規事務等重要任務。同時又是一個服務型窗口部門，平時對外對內的聯系也是非常頻繁的，這就要求辦公室人員必須加強自我管理。自我管理應該從人員的素質修養和意識兩方面提升，對高職院校辦公室工作水平和效能高低起著決定性的作用。

一、應具備的素質修養

高職院校辦公室的工作具有重要性和特殊性，辦公室人員從主任到科員都應該在完成本職工作的前提下，全面提升自身素質修養以適應工作的需要，主要有以下幾個核心方面。

1、政治修養

辦公室人員在政治方面所表現出的素質，是辦公室人員所必須具備的政治觀點和政治立場等方面的基本條件。在當前社會環境下，各級黨政行政機關都應該把政治教育擺在首位。政治素質是基本素質中最重要的素質之一，良好的政治素質是做好行政管理工作的根本保證。辦公室人員要有堅定的政治立場，辦公室是一個對外聯系比較多的部門，所接觸到的信息也是方方面面的，這就要求辦公室人員一定要能經得起各種誘惑，抵制不良思想的腐蝕；要保持高度的政治責任感和政治敏銳性，在大是大非面前要保持清醒的頭腦，堅持黨的教育方針，平時注重學習政治理論知識。

2、思想道德品質

辦公室工作事務繁雜，無名無利卻又要求照顧全面。工作細微具體要求辦公室人員對待工作必須保持高度的責任心、細心、熱心、耐心。辦公室人員要做到口嚴、體勤、手凈、心平。不搬弄是非，不蜚短流長，尤其是對于議而未決的事情；積極完成自己的本職工作，同時也要處理公共事務；處理事務過程中，不能假公濟私，要廉潔公正；辦公室工作往往付出比得到的多，這時候千萬不能心理失衡，要做到心態平和。

3、業務素質

業務素質是能否完成辦公室各項工作的基礎，也是辦公室高效運作的有力保證。高職院校辦公室的定位與職能，要求辦公室人員必須完善溝通協調能力、調查分析能力、參與決策能力、文字和語言表達能力、熟練使用現代化辦公設備以及統籌安排各項工作的能力。學院辦公室在學院起到承上啟下，溝通連接各部門的作用，協調平行部門之間、上下級之間的關系。如何使領導的決策能夠落到實處，高效完成，學院辦公室起到了關鍵的協調作用。同時，辦公室又充當著領導的參謀助理，在決策時，學院辦公室必須提供真實可靠的信息、符合實際情況的建議和意見等。要做到這些，就得依靠調查研究來實現，對有關信息與第一手資料的選擇分析做出正確地總結歸納，辦公室人員是否具備參與決策的能力在此過程中顯得尤為重要。

4、作風素質

學院辦公室人員的作風素質影響著學院辦公室以及學院領導班子的整體形象。作風是在工作中形成的待人接物的行事風格，是政治素質在日常工作中地體現。辦公室人員具備堅定的政治信仰和對黨的教育事業的負責態度，就會形成積極良好的工作作風，但如果缺乏責任心，就必然會導致工作中失誤不斷，甚至造成重大不良影響。學院辦公室作為服務部門，直接接受院領導指導工作的機會非常多。因此，從普通師生員工的角度看，會將辦公室工作作風與院領導的工作態度相關聯。辦公室人員要在工作中樹立實事求是、兢兢業業、謙虛謹慎、平等對待、舉止端莊的良好形象。

5、身體心理素質

高職院校辦公室人員不可忽視的基本素質是身體和心理素質，這些是開展工作的前提和保障。擁有健康的身體素質和心理素質，對于辦公室人員是尤為重要的，這能使辦公室人員擁有強健的體魄、寬廣的胸襟、敏捷的思維、平和的心態、堅定的意志、健全的人格。在工作中能做到寵辱不驚，面對困難能越挫越勇，百折不撓；面對成績能謙虛謹慎，淡定平和；對待領導時不卑不亢、對待同仁時平等友好；有不同意見能理性分析，遇事能沉著冷靜，不鉆牛角尖。健康的身體素質能延長辦公室人員的工作長度，而健康的心理素質則能拓展其工作寬度。二者必須同時具備，缺一不可，只有這樣，才能做到在工作中從容應對，堅持原則，不折不扣的完成本職工作。

二、應具備的思想意識

高職院校辦公室是學院的綜合部門，是連接上下，協調內外的紐帶和橋梁，是學校服務與宣傳的窗口，同時也是基層管理部門，這就要求辦公室人員必須具備以下四個方面的思想意識。

1、服務意識

辦公室最基本的職能就是服務，服務于院領導，服務于各職能部門，服務于廣大教職工，服務于每一位學生，能否讓服務對象滿意是衡量辦公室工作成功與否的重要標準。辦公室人員必須牢牢樹立全心全意為人民服務的意識，主動協調，在處理事務時要理順關系，要做到原則性與靈活性的同時兼顧。在服務中，首先要注意服務態度，不管是對領導還是普通教師乃至學生，辦公室人員都要做到一視同仁，熱情周到，切不可因人而異，更不能隨心所欲。其次要注意服務質量，做到發文督辦高效有序，處理事務周到細致，傳達信息及時準確。

2、責任意識

辦公室工作大多是一些幕后工作，很少有臺前光鮮靚麗表現的機會，甚至很多事情看來都是瑣碎無比，諸如車輛安排、擬稿發文、傳真收發、接聽咨詢電話、傳達會議通知、蓋章用印等。這些事情，看起來是小事，可是每一件都與學校的日常運轉息息相關，不出差錯只是稀松平常的小事，出了岔子，那就成了無法挽回的大事，甚至會對學院的發展造成不可估量的損失。正所謂“辦公室工作無小事”，我們必須要強化責任意識，做到對工作負責，對領導負責，更是對自己負責。對待自己經手處理的事務，一定要認真謹慎；樹立責任意識，要敢于承擔責任，遇事沉著冷靜，勇于面對問題，不狡辯，不抵賴，有錯必究，有錯必改。

3、大局意識

辦公室的特殊性要求辦公室人員必須要做到“顧全大局”，要有大局意識。準確把握全局，辦公室人員必須要具備較高的政治覺悟。高職院校的辦公室工作有著特殊的復雜性，每一件日常工作都應該是在堅持我黨政治方針的前提下開展的。一方面把握大局，我們就能更堅定不移地堅持黨的方針政策，始終遵循黨的教育路線前行，更好的服務于學院的未來發展；另一方面，把握大局，能提高辦公室工作的著眼點，讓辦公室的工作更上一個新的臺階。辦公室工作繁雜面廣，這就要求辦公室人員要具有大局意識，這樣才能擁有敏捷的思維，看問題才能具有前瞻性；在工作中面對問題，才能更理性地判斷，認清利弊，分清輕重緩急，細致高效地完成每一件看似平淡無奇的工作。

4、創新意識

新時代學院辦公室人員需要增強創新意識。加快教育改革的步伐，不僅給教育事業帶來了機遇，也帶來了眾多挑戰。創新不能僅僅停留在口號上，還要體現在實際的工作中。很多辦公室人員在工作中，都處在被動等待的狀態，認為只要做好準備，等待領導下達指令就好，長此以往，辦公室人員將會失去自主工作，解決問題的能力。在實際的工作中，除了領導隨時下達的任務，還有一些工作其實是可以被預見的，辦公室人員應該改變工作方式，由被動到主動，提前啟動工作機制，真正做到未雨綢繆，才能在任務下達之時不至于手忙腳亂，才能真正做到有條不紊。有時候，特別是當遇到重大活動的操辦時，辦公室眾多事務的處理時間也是比較迫切的，工作狀態就會更加的緊張，辦公室人員在此時要做到緊張有序，加強團隊協作，明確崗位職責，確保高質量地完成任務。學院辦公室的很多工作都存有一定的內在規律，這需要辦公室人員的鍛煉積累和認真探索。例如一次重大的活動舉行結束后，每個辦公室人員都應該將自己參與負責的工作進行總結，將遇到的問題一一羅列，尋求解決的方法，將好的經驗和做法也記錄下來，進而歸納掌握工作規律。創新是發展的源動力，辦公室人員只有不斷開拓創新，不斷學習新知識新觀念，不斷總結新方法，才能做到與時俱進，適應高職院校辦公室工作地持續發展，使辦公室工作保持活力，開創教育工作的新局面。

三、結束語

高職學院辦公室是學校的綜合職能部門。具有全局性、綜合性、協調性和服務性等特點，特別是在社會發展以及國內外形勢日趨多變的今天，高職教育也隨之發生了翻天覆地的變化，加上深入推進教育體制改革，這些都對高職院校辦公室人員提出了新要求。不僅要求辦公室人員提升自身素質，還要強化思想意識，這是處理高校辦公室工作的基本條件，更是提升高職院校辦公室工作水平的有力保障。

參考文獻

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（責任編輯：徐悅）