加強對業務招待費及相關經費的控制

◎朱虹

加強對業務招待費及相關經費的控制

◎朱虹

針對我國很多企業在生產、銷售以及管理產品的過程中沒有全面落實對業務招待費全面控制的問題，最終導致超支現象出現的后果，提出提高對企業業務招待費管理是極為必要的論點。基于此，在論述企業業務招待費概念、分析現階段企業業務招待費存在問題以后，探索提升業務招待費及相關經費管理效率的措施。

業務招待費通常是指企業因為經營管理活動的需要而支出的經費，例如用于來賓接待、產品宣傳營銷以及公關交往等環節。通常來講，業務招待費用的支出能夠協助企業塑造優質的品牌形象，幫助其在社會中獲得良好的口碑。但是近幾年在我國企業經濟效益逐步提升的進程中，業務招待費用的管理工作卻沒有落實到位，超支與浪費現象屢見不鮮。因此強化對業務招待費及相關經費控制的力度是極為必要的，故此本文對相關對策進行分析與探討。

企業業務招待費的內涵

業務招待費作為企業費用管理體系中的重要組成成分，一般是指企業為了進行業務聯系、產品促銷或者會議接待、商務洽談、對外聯絡等社會關系而形成的費用。其在企業產品生產經營中是真實存在的，作為必要的開支項目，等同于企業事業正常營運的一類成本費用。在提升企業產品形象、強化企業在經濟市場的競爭實力方面發揮了不容忽視的作用，當然對企業自身管理水平的升級發揮了巨大的功效也是毋庸置疑的事實。

列舉企業業務招待費用管理過程中存在的問題

攀比之風興起。在市場經濟迅速發展的局勢中，企業發展與運行的壓力不斷加大，很多企業在招待賓客之時，不斷的升級宴請、娛樂等的層次，造成招待費用與日俱增的場面。有的企業在攀比的過程中，為了打造從宴席、游玩、娛樂至紀念品“一條龍式服務”，甚至出現了濫用公款進行消費的行為方式，擴大了企業招待費用支出規模的同時，也產生了不良的企業風氣，不利于企業文化的建設。

企業招待費用的范圍日益擴大。具體是指有些企業人員把請客送禮的費用納入到招待費用中；購物費、娛樂費、名煙名酒費等被變相的列入進招待費用開支體系中。

企業內部的管理機制滯后性極為顯著。這種財務機制的應用不能夠達到對費用支出有效管理的目標，存在較多的缺陷。虛報、造假以及多開等現象在發票報銷的環節頻頻出現，這在很大程度上將企業經費管理體制中的問題披露出來。此外，發票互聯網技術在部分地區的企業應用缺乏完善性，這也是致使企業各項經費得不到有效管理的又一大誘因。

控制業務招待費與相關經費的對策

建立健全業務招待費控制的整體原則。企業業務招待費控制的整體原則應該涵蓋以下幾方面內容：一是總額優先控制；二是預算工作全面落實；三是進度管理與權職責明確化；四是獎懲待遇適度化。

首先要全面落實總額控制工作，該額度是與企業運行規模、戰略目標以及企業文化是息息相關的，業務招待費能夠為企業的發展提供基礎性的服務。在總額確定的基礎上，通過對企業歷年招待費分部門、分口徑實施統合與細化的策略，才能使總額控制目標得以編制。再者，預算管理，即預算管理模式，相關實踐證明零基預算與減量預算形式的應用所取得的效果是較為理想的。預算過程中最忌諱的就是“一刀切”，因為企業部分部門的業務性質使它們招待支出所用的費用處于較高的水平；因為業務招待費針對的對象是企業業務，所以最好不要細分到個人，而是采用分層量化的預算方法，將對業務招待費用的管理工作由部門管理。再者對預算體制進行編制之時，為了落實杜絕例外的原則，一定要控制好活動余地，對部分事項的開支可以另開渠道，但要對核銷手續進行嚴格的審查。

啟用嚴格管理的模式，推動其規范化運作的進程。具體是指完善招待審批機制。將招待費融入進本級部門預算體系中，嚴格依照政府財務部門編制的有關標準規則對企業招待費用進行全面的管理。與此同時，建立健全并推行企業內部“一支筆”審批機制，此時招待費的審批程序，企業在對招待費進行安排之時，是建立在有關部門提交申請書基礎上的，負責招待的經辦人需要填寫《業務招待費使用審批單》，只有得到主管招待費負責人的批準，才能招待。并且在顧客離開以后，負責招待的領導及經辦人員應該在第一時間對招待費用明細表進行審核，確定無誤后簽字，以示負責。另外，業務招待費要達到報銷的目的，審批單等手續必須齊全，否則財務部門不予報銷。

制定并實施嚴格財經紀律，推行責任機制。對于企業來說，它們一切招待活動均不能應該資金來源渠道匱乏而造成混亂開支的局面，也不能擅自利用專項資金，更不能打破預期指標。其外，企業切忌在公務招待費上動手腳、制作假賬。當然，若沒有充分而合理的理由就違背了財政標準與規定，勢必就導致招待費超過控制總額或規定標準局面的產生。企業也不可以招待為借口開展宴請、旅游觀光或者是組織各種高消費娛樂活動，杜絕以任何借口挪用公款互相請客。一旦企業人員違背上述制度準則，相關審計部分以及行政管理、財務管理部門有權對相關責任人的幾率責任進行追究，一切費用均有責任人自行負責，同時給予其降職或者是減薪的處分。

由全文的論述我們認識到招待費有效管理實現的價值與意義，同時也了解到目前企業產品在生產經營的過程中招待費以及其他經費的管控工作存在諸多的問題，因此企業應該積極建立健全相關財務制度，明確定業務招待費控制的整體原則，加強對各項經費監督的力度，使招待費用的范圍具體化、明確化，為其規范化運轉奠定基礎，此外對企業內部進行嚴格的管理，推行責任制度也是極為可行的。上述對策的實施為企業可持續發展注入活力。

（作者單位：金堆城鉬業集團有限公司財務處）