企業檔案管理社會化問題初探

姚邵英，耿 瑛

（1.陜西宇航科技工業公司 辦公室，西安 710025；2.陜西航天醫院 辦公室，西安 710025）

企業檔案管理社會化問題初探

姚邵英1，耿 瑛2

（1.陜西宇航科技工業公司 辦公室，西安 710025；2.陜西航天醫院 辦公室，西安 710025）

隨著企業檔案管理社會化趨勢的不斷加深，企業檔案管理因此也逐漸受到人們的關注和重視。本文就企業檔案管理社會化的必然性、可行性以及具體應用做出相應分析，以作參考。

企業；檔案管理；社會化；必然性；可行性

企業檔案管理社會化，用通俗的話來說，就是企業檔案外包服務，外包模式主要來源于工業企業。而企業檔案管理社會化，不但能在短期內減少企業成本支出，進而提升企業的經濟效益與收益，同時，企業通過將檔案托付給社會上的一些專門機構進行檔案管理，也可以省掉企業不少的檔案管理時間，進一步提升企業的管理水平。

1　企業檔案管理社會化的必然性探析

1.1 降低企業成本，有效提升檔案資源利用率

在如今激烈的市場競爭環境下，企業會想方設法合理控制各項成本支出，增加經濟效益，然而檔案管理并不能給企業帶來實質性的經濟收益，因此，很多企業便會以外包的形式，將檔案管理工作委托給相應的管理機構，這在一定程度上控制了企業成本的增加。并且，專門的檔案管理機構在檔案管理方面通常比企業更科學、專業、規范，這既有效控制了企業成本的支出，也實現了檔案資源的雙重利用，提高了檔案資源的利用效率。因此，在這種背景下，企業檔案管理必然會逐漸變得社會化。

1.2 統籌社會資源，提升資源配置

企業將檔案外包給專業的檔案管理機構，降低了企業自身成本，對于檔案管理機構來說，也是一件好事，它在滿足企業需求的同時，推動了自身經濟收益與社會效益的發展，對企業與檔案管理機構來說達到了雙贏。同時，它也給更多人提供了就業機會，隨著檔案管理機構檔案業務量的增加，其聘入的檔案管理與技術人員必然隨之增加。企業檔案管理的社會化，不僅代表著企業及個人的發展需求，更是社會進步發展的體現。

2　企業檔案管理社會化的可行性探析

2.1 現代科學技術手段一定程度上支持了企業檔案管理的社會化

隨著科技信息技術日新月異的發展，信息技術給予很多行業強有力的支撐，檔案管理不也不例外。在管理檔案時，可充分借用科技的力量實行更為有效的檔案分類與管理，企業把檔案托付給專門的檔案管理機構以后，雙方還需利用信息技術平臺的搭建進行溝通與交流，企業可隨時知道檔案管理的具體情形，節省雙方會面的不必要時間。并且，檔案管理機構在對管理檔案時，可充分利用先進的科學技術以及信息化的管理方法，從而提供給企業更高效、便捷、科學的管理服務。

2.2 優質的中介服務保障到企業檔案管理的社會化進程

國內相關的政策法規有明確規定，檔案管理機構這類公司的主要職責幫助所委托的企業進行檔案管理，且法律對該類公司的權利與義務也進行了明確規范。隨著市場經濟的發展，檔案管理機構的中介市場也獲得了更好的發展，且中介服務也在不斷改善、完善中，無論是中介的服務方式還是內容，都更加規范、科學，能夠給企業提供更優質的服務。

2.3 企業檔案外包業務是實現企業檔案管理社會化主要途徑

企業檔案管理工作并非表面看來的輕松、簡單，而是一項比較復雜、繁瑣且單調的工作，這就需要企業在這方面投入更多的人財物力，若是長期這么投入下去，企業很有可能會因成本支出過大而面臨虧損。但外包形式可有效緩解這個問題，通過業務外包的形式，企業可將檔案管理工作外包給專門的檔案管理機構，讓他們實施科學、有效的高質量管理。這不僅能節約企業成本，滿足企業對檔案資料的需求，還能加強企業的整體工作效率及企業在市場中的競爭力。

3　企業檔案管理社會化的具體體現

3.1 集中統一管理

相比于傳統的管理形式，企業檔案社會化管理有著更為明顯的管理模式，而集中統一作為企業檔案管理中比較明顯的一個特征，不但能有效降低企業的成本支出，還能使管理更加科學與便捷。以往的傳統檔案管理，其管理依據主要是根據員工的文化程度和工作級別進行劃分，這種模式過于單一，相比之下，企業檔案管理社會化主要是通過專門的檔案管理機構來管理企業員工檔案，集中統一管理模式，在一定程度上能避免檔案管理工作出現混亂，并使檔案管理更加專業、科學、規范。

3.2 使檔案管理更加集約化

企業檔案代表的不僅是企業員工的身份背景等人身資料，同時也是企業知識、信息資產管理的關鍵組成部分，良好的檔案管理工作能促進企業生產、經營、以及管理工作的順利開展與進行。可在保證企業檔案安全、完整、準確以及系統的基礎上，開展社會化的企業檔案管理模式進行科學的統一管理。隨著科技的飛速前進，企業檔案管理社會化的管理模式逐漸引入更多新科技，把檔案管理工作納入進網絡化管理模式中，實現數字化管理，確保檔案管理工作的便捷與安全，提升檔案管理工作效率。對于企業內部工作人員在工作調動時不可避免的繁瑣流程，網絡化管理可以合理簡化檔案管理工作流程，使其變得更加高效、快捷和安全。

4　結 語

企業檔案管理社會化是如今檔案管理市場的必然發展，它既確保了檔案管理的科學、規范化，降低了企業的管理成本，同時也給社會提供了更多就業機會。

主要參考文獻

［1］王麗華.探討企業檔案管理的社會化問題［J］.黑龍江交通科技，2012（5）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.131

G271；G275.9

A

1673-0194（2016）10-0186-01

2016-04-12