中醫院校檔案信息化建設探索

楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

中醫院校檔案信息化建設探索

楊思煒

（陜西中醫藥大學，陜西 咸陽 712046）

隨著計算機網絡、信息技術的普遍應用，高校檔案信息化建設逐漸被提上工作日程，針對集專業及傳統文化特色于一身的中醫院校而言，檔案信息化建設顯得更加迫切，必須充分意識到檔案信息化建設的重要性，弄清楚目前的建設現狀，才能從本質上加快中醫院校的檔案信息化建設進程。

中醫院校；檔案；信息化建設

中醫院校作為一類專業性極強的高等院校，肩負著為祖國培養現代化中醫藥人才的重任。中醫院校檔案部門所存檔案是對該校各項工作的真實歷史記錄，是反映學校在日常教學、科研、生產、行政管理等各項活動中所產生的珍貴資料，特別是在中醫藥特色中國傳統文化的繼承與發展方面起到了十分重要的作用。近年來，隨著信息技術的飛速發展，無紙化辦公的進程逐漸加快，隨之產生了大量電子類、數字類文件、資料。結合《高等學校檔案管理辦法》中所提出的“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”的基本要求，中醫院校檔案部門急需順應時代潮流，在全國高校建設數字化校園的大背景下進一步加快進行檔案信息化建設工作。

1　中醫院校檔案信息化建設的現狀

1.1 思想觀念陳舊，對檔案信息化建設缺乏了解

中醫院校是專業性很強的高等院校，其主要是以傳播中醫藥文化、培養中醫藥人才為主要任務和目的。往往忽視了檔案管理工作如果做好了，也會對中醫院校的發展和進步起到推動作用。無論是校領導還是學校各歸檔部門，往往很簡單地認為檔案信息化建設就是購置軟硬件，將紙質版的檔案信息資料變成電子版的資料。但事實上，高校檔案信息化建設是指利用現代的信息網絡技術來加強高校的檔案信息資源的收集、整理、歸檔、存儲、開發、利用等一系列復雜的系統工程，若大家認識不到這點，那么檔案信息化建設從一開始就會走向誤區。

1.2 缺乏統一的建設標準，沒有完善的制度約束

目前國內各大高校大多已經開展了檔案信息化建設工作，但都是各自為戰，缺乏統一的標準和規范。高校與高校之間缺乏交流與合作，總會造成建設漏洞和弊端，容易造成資源浪費和效率低的問題。對于中醫院校來說，其思想觀念更加保守，與學校其他部門或兄弟院校一起合作的情況不多，軟件系統兼容性不好，容易形成信息孤島的現象，無法使檔案信息資源集中統一管理。此外，相應的制度不完善，檔案管理人員工作起來沒有制度約束和制度激勵，容易造成工作懈怠、熱情低等問題，這將直接影響學校檔案信息建設進度。

2　中醫院校檔案信息化建設的建議

2.1 強化檔案信息化建設的重要性意識

首先，通過大力宣傳，在校內進一步深化檔案信息化工作的重要性。可以通過開展各檔案館藏特色專題檔案展覽、檔案知識競賽等一系列活動來宣傳檔案工作的重要性，使大家意識到檔案工作的重要性，從而引起關注。其次，開設相關講座，讓大家了解到檔案信息化建設不僅是將紙質檔案變成電子檔案的過程，還包括一系列利用現代信息技術對檔案資源數據進行加工、存儲、傳輸、共享的過程。

2.2 制定并完善相應的制度

針對很多高校在檔案信息化建設過程中的混亂局面，有必要制定一系列的制度來規范檔案信息化建設工作。首先，建立電子檔案管理歸檔、存儲、加工、利用、管理制度，確保檔案信息資源的安全性和可用性。其次，建立統一的數據格式、標準、傳輸模式等，確保檔案信息資源在傳輸、存儲過程中的完整性。最后，完善檔案信息資源管理的標準，與OA對接，使檔案信息資源得到集中統一的管理，從而在檔案利用上也更加有效率。

2.3 加大資金投入力度

高校檔案信息化建設首先離不開軟硬件的支持，這是檔案信息化建設的基本保障。如建立檔案網站、建設檔案管理系統、購置數據傳輸及存儲設備等均需要大量資金的投入，同時還要不斷更新與維護這些軟硬件設備。對于中醫院校來講，傳統保守的思維模式使學校檔案事業的發展緩慢，因此更需要學校及領導的支持，以確保檔案信息化建設順利進行。

2.4 加強對檔案管理人員的業務及信息技術能力的培養

檔案信息化建設需要一批具備檔案業務知識、網絡技術知識、文字圖片處理能力、數據處理及存儲能力、信息管理知識的專業型、復合型人才。因此，中醫院校本身就比其他綜合類高校更加保守和傳統，需要中醫院校檔案部門主管領導的大力支持，建立有效的激勵機制，一方面要引進高素質檔案管理人才，另一方面要支持現有檔案管理人員針對自己的弱項進行有針對性的專業技能培訓與學習。最終提高中醫院校檔案管理人員的信息加工與處理能力和應對信息時代應該具備的現代化服務能力。

3　結 語

中醫院校檔案信息化建設是一項長期、復雜的工程，不是一朝一夕即可完成的，不僅需要檔案部門的努力，還需要學校領導的支持和學校各部門的通力配合。在建立“數字校園”的大背景下，只有充分運用檔案管理學理論，計算機網絡技術、通訊技術、電子文件管理等多種知識，改變觀念、拓寬思路、提高認識、勇于實踐、建立標準和制度，中醫院校的檔案信息化建設工作才能取得突飛猛進的發展，祖國的中醫藥文化事業才能得到進一步傳承與發展。

主要參考文獻

［1］邱艷.高校檔案信息化建設的問題及對策探析［J］.宿州學院學報，2009（6）.

［2］孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究［J］.情報科學，2012（2）.

［3］路長蘭.高校檔案管理信息化建設問題探究［J］.中國管理信息化，2014（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.122

G270.7

A

1673-0194（2016）10-0177-01

2016-04-02