圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用

李 輝

（國家新聞出版廣電總局五五四臺，河南 滎陽 450199）

圖書檔案管理系統在圖書管理中的應用

李 輝

（國家新聞出版廣電總局五五四臺，河南 滎陽 450199）

伴隨著時代的進步，書籍的數量在歷史的沉積下變得越來越多。因此，圖書管理的難度也在不斷增加，傳統的人工管理、紙筆記錄已經不能適應現在的圖書管理情況了。采用一個高效率的系統進行圖書管理，不僅省時、省力、準確、高效，還能滿足當前的圖書管理需要。因此，圖書檔案管理系統在當前的圖書管理中是不可或缺的，其能對圖書進行妥善的記錄和保存，在書籍的增添或者下架時，可以做到高效記錄，能夠讓人們清晰地看到當前圖書的數量、種類，更快地找到自己所需要的圖書。

圖書管理系統；高效；應用

當前，面對激烈的競爭和快速的生活節奏，圖書檔案的管理也需要更上一個層次，無論是在新的圖書檔案增添資料中，還是在舊的圖書檔案銷毀中，圖書檔案管理系統對其的管理都很重要，其不僅僅極大地提高了效率，還在一定程度上節省了人力、物力。因此，了解圖書檔案管理系統在圖書管理當中的應用和重要性是有必要的。

1　圖書管理當中的影響因素

影響圖書管理的因素有眾多。首先最基本的影響因素是圖書管理當中的圖書數量因素。圖書的數量決定了圖書管理程序當中的復雜性。大量的圖書管理起來自然也是比較難辦的事情。圖書的管理并不是指將圖書逐一碼在書架上即可。圖書管理是指將圖書按照一定的標準進行分類，然后將其碼在書架上，并且歸檔的行為。

對于圖書的管理需要一定的分類方法。針對于不同的分類方法，圖書可以分為不同的類別。比如：按照書籍的內容不同就可以分為人文、藝術、數學、外語等，但是按照圖書的體裁不同就可以分為散文、小說、游記等。確定分類方法并且實施是圖書管理過程中的一個基礎。無論書籍多少都需要進行分類，即便是只有少量的圖書，如果不進行分類也不能進行良好的管理。

另外，影響圖書管理的因素還有歸檔的及時性。對于圖書，必須進行及時的整理，及時的歸檔，不能延誤，否則就會造成圖書補充不及時，下架不及時的問題，從而導致圖書的使用效率下降。這對于圖書的管理是一個極其不良的影響。

2　傳統的圖書管理辦法

對于書籍的管理，不同的書籍所對應的種類不同，面向的人群也就不同。因此，做好書籍的信息采集是很重要的。了解每一本書籍的信息，對于圖書管理人員來說一件并不輕松的工作，采集大量的書籍信息是需要耗費大量時間的。在傳統的圖書管理中，管理人員一直采用人工記錄的方式，可能會導致書籍的遺漏。因此，在管理大量的書籍信息時，傳統的圖書管理方式會浪費相當的人力。由于不同的人所需要的書籍是不一樣的，尤其是對于相似類別的書籍，尋找起來也是很費時間的。如果記錄的不夠詳細或者不夠精準，就會導致人們在尋找書籍時，一本本的去找，不僅浪費時間，還可能不能找到自己想看的書籍。因此，精確記錄圖書信息，對于圖書的管理是很重要的，顯然，人工的傳統管理的方法并不適合當前的圖書管理。

在傳統的圖書管理當中，一直采用的是人工記錄的方法，對于圖書的分類和圖書檔案的歸類都純粹依靠人工的力量。首先是關于圖書的分類問題，圖書的分類是多種多樣的，大致有計算機、外語、文學、藝術、少兒、法律等。按照不同的內容、不同的體裁可以有不同的分類方法。在不同的圖書管理中有著不同的分類。因此，如果采用人工分類方式，極有可能出現錯誤歸類問題，而且調整也會特別麻煩。另外，人工的力量畢竟是有限的，在分類過后的檔案管理中，進行備份也會是很耗費人力的一件事，不備份的話，如果出現檔案丟失的情況就會又耗費大量的時間和人力去重新整理。在大量的書籍檔案管理中，總是會出現書籍撤出或者增添的情況，在撤出書籍或者增添書籍時，必須進行及時的檔案調整。如果采用傳統的人工方法進行整理，總會浪費一定的時間，不能夠做到及時、精確。

3　現代圖書檔案管理系統應用

現代的圖書管理系統是運用計算機技術建立的管理系統。根據圖書管理的特點，開發出的圖書管理系統是非常適用的。不僅僅提高了效率，而且省去了大部分的人工。以往的圖書管理需要大量的人力去整理、記錄書籍，管理書籍的檔案，但是現在的圖書檔案管理系統采用紅外線掃描技術，將書籍背面的條形碼信息錄入到相應的系統當中。即便是大量的書籍也不會因為數量的問題而產生遺漏。每一本的圖書信息是不同的，即便是內容再相似的圖書也是有著差別的，對應的閱讀群體也是不同的。因此，在相似圖書的管理當中，計算機可以清晰地分辨出相似圖書的不同之處。條形碼的掃描是幾乎不費時間的，大大節省了時間。比起以往的人力手工記錄，更為方便快捷，并且省去了大量的時間。

在圖書管理系統當中，在軟件設計時就按照當前世界上所擁有的書籍種類分好了類別，不需要人為再去分類，在不同的圖書館或者企業當中圖書管理系統中圖書分類是相同的，當人們進行圖書管理時，不會因為不同地方的分類不同而迷茫。因此，現代圖書檔案管理系統在各個地方是通用的。并且在計算機系統中有著對于圖書的各種分類，按照不同的內容、體裁分為不同的各種大類，在各個大類下按照書籍的特性又分為不同的小類別。每次錄入圖書的相關信息時，其會自動進入到相應的類別當中。

大量的圖書需要根據不同的類別整理出相應的檔案，而使用電子文檔，不僅僅是省去了大量的人力去分類，而且在檔案備份中也相對的方便、簡捷了很多，只需要在計算機中備份到U盤中就可以。對于紙質版的檔案可以用打印機直接打印，不必再次耗費人工去抄寫等。另外，在圖書添加和撤出時，采集信息的過程會大大的縮短，完全不必擔心因耗時過長造成檔案管理不及時的問題。在檔案添加和抽撤的過程中可以完全憑借計算機來完成，不必再手寫，或者劃掉。因此，圖書檔案管理系統極大提高了圖書的管理效率。

不管是圖書管理人員，還是圖書借閱人員，現在的管理系統都極大地提供了方便。對于管理人員而言，不管是圖書的增添，還是撤出，只需要掃描一下即可，不必再去檔案室進行一一整理。刪除以后會形成新的檔案，大大方便了圖書管理人員對于圖書的管理。管理人員可以將圖書檔案管理的時間放在圖書質量的管理方面，更好地保證圖書的質量，更好地保證新出的圖書的及時上架，舊圖書的及時撤出。對于圖書的借閱人員來說也是很方便的，有了圖書檔案管理系統，他們在尋找自己需要的書時，只需要在系統中輸入需要的書籍名稱或者種類，就會顯示出對應的書架編號或者對應書籍的大致位置，準確地在大量的圖書當中找到自己所需要的資料，不會擔心因為書籍的相似而找到的并不是自己想要的書籍。

4　結 語

圖書檔案管理系統對于圖書的管理是非常重要的。在圖書管理的各個方面，運用圖書檔案管理系統，圖書管理人員可以更加清楚地知道圖書的種類，哪方面的圖書應當增加，哪方面的書籍應當撤出也很清楚。并且在圖書借閱過程中，圖書管理人員運用圖書檔案管理系統可以更加清晰地知道圖書的借出量。因此，當前，在各個圖書館或者其他的圖書管理機構正確、合理地運用圖書檔案管理系統，可以更好地管理圖書，省去不必要浪費的人工和時間，提高圖書管理效率和水平。

主要參考文獻

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2016-04-02