基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)研究

周 眙

（中國人民大學(xué) 檔案館，北京 100872）

基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)研究

周 眙

（中國人民大學(xué) 檔案館，北京 100872）

隨著電腦在人們生活中應(yīng)用程度的提升，高校檔案管理也勢必會向電子化方向發(fā)展，由此，文檔一體化管理的實施可以更方便地推進高校檔案管理水平的提高?，F(xiàn)代社會信息電子化發(fā)展迅猛，為我國高校檔案一體化管理的實施提供了有力的技術(shù)支持，使檔案信息資源的作用能夠更好地發(fā)揮出來，提升其利用率，并促進了高校檔案信息化建設(shè)。

文檔一體化；高校檔案；信息化

0　引 言

基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。近年來，社會各界科技化進程不斷加快，檔案管理也是如此。高校檔案信息化管理對以往的檔案管理理念和方法產(chǎn)生了顛覆性的影響，它將檔案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校檔案信息化管理有利于檔案資源的開發(fā)與利用，另一方面相關(guān)管理人員也要不斷加強相關(guān)計算機知識，不斷提高自身的計算機本領(lǐng)，適應(yīng)新時代的檔案管理要求。

1　高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)指的是在檔案建設(shè)和管理的過程中加入計算機文件管理的相關(guān)因素，從而提高檔案的利用率同時更加方便地管理檔案資料，保護資料安全。高校檔案信息化建設(shè)要求相關(guān)高校的計算機設(shè)備達到相關(guān)技術(shù)的要求，相關(guān)檔案管理人員的管理素質(zhì)和軟件使用能力也要達到要求。高校檔案信息化建設(shè)是以使用者為中心，建設(shè)一種更方便于使用者使用的檔案知識服務(wù)體系。這種體系更強調(diào)服務(wù)而不是檔案管理，也就是說，相關(guān)檔案部門是提供了一個信息查閱的平臺供使用者使用，而并不單單是對高校師生的檔案進行簡單管理。因此，該行業(yè)也漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N帶有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變舊觀點，將高校檔案信息化管理做到實處。

高校檔案信息化建設(shè)對于社會的發(fā)展也大有益處。將檔案以電子化的形式儲存、管理起來，在當今倡導(dǎo)綠色環(huán)保的大環(huán)境下，這種信息化建設(shè)是節(jié)省紙張的環(huán)保行為。高校檔案信息化也使資源可以共享，減少成本的浪費，檔案管理更加規(guī)范，同時也使檔案的管理更加系統(tǒng)化，提升高校檔案管理水平。

2　高校檔案信息化建設(shè)中運用文檔一體化管理的意義

文檔一體化可以使高校檔案工作更為方便，同時高校檔案工作也為文檔一體化的實現(xiàn)提供了地點和場所，所以兩者是相輔相成的，在不斷的適應(yīng)中互相融和發(fā)展。具體來說，文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)的意義表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 符合社會發(fā)展的客觀需求

隨著人口越來越多，高校不斷擴招，畢業(yè)生的就業(yè)問題不斷增大。文檔一體化管理可以為就業(yè)單位提供一個隨時隨地查詢畢業(yè)生在校成績、獎懲記錄、特長、師長評語的平臺，這樣方便用人單位更加直接了解該畢業(yè)生，可以從全方位評價該畢業(yè)生是否可以錄取。同時，學(xué)生的信息可以被用人單位查詢，從某一方面來說也同時增加了學(xué)生的就業(yè)機會。文檔管理一體化也讓學(xué)生可以在相關(guān)網(wǎng)站查詢到自己的信息或者自己需要的信息、資源，為學(xué)生和教師以及用人單位都提供了方便。

2.2 提高檔案管理工作的效率

在高校，檔案有許多種類，不僅有學(xué)生檔案、還有教師以及學(xué)校不同崗位上的工作人員的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足如此多的檔案的管理工作要求，同現(xiàn)代社會的快節(jié)奏更是不適應(yīng)，文檔一體化管理的提出正是解決這個問題的關(guān)鍵。文檔一體化管理可以讓文檔管理工作人員將文檔管理和信息技術(shù)結(jié)合起來，比起傳統(tǒng)的文檔管理工作來，查閱更方便，儲存更長久。同時，檔案的歸類和登記可以在網(wǎng)上進行，一定程度上減輕了檔案管理者的工作強度。利用相關(guān)軟件對檔案的歸納整理實現(xiàn)了檔案管理的模式化、規(guī)范化，可以提高檔案管理工作的效率。

2.3 實現(xiàn)資源的共享

由于種種原因的影響，以前各高校的檔案都是采取封閉模式來管理的，顯而易見，面對當今這個“世界村”大環(huán)境來說，用傳統(tǒng)的封閉模式來管理檔案當然是行不通的。文檔一體化管理正是將傳統(tǒng)的檔案管理同信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，為檔案管理提供了一個新的平臺，使不同的學(xué)生資源可以在同一個信息平臺上出現(xiàn)，能夠做到平均分配資源，增加了資源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一時間查詢到信息，并在一定程度上增加減輕了信息查找的繁瑣性，為各項工作的順利進行提供了方便。

3　加強高校文檔一體化管理的途徑

3.1 實施標準化與規(guī)范化文件管理

通過文檔一體化管理，使文件管理和檔案管理二者結(jié)合在一起，兩者在同一個綜合管理系統(tǒng)之中互相影響，互相聯(lián)系。因此，文件管理的標準化、規(guī)范化勢必也會影響到檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化。在文件管理的相關(guān)工作中，對于文件內(nèi)部以及外部的各種信息數(shù)據(jù)必須嚴格規(guī)范，促進文件一體化管理的推行，為文檔一體化管理建設(shè)提供有利條件和相關(guān)技術(shù)支持。

3.2 建立相關(guān)管理機構(gòu)

文件和檔案具備實行一體化管理的基礎(chǔ)。首先，我國當前的文件和檔案是有機的整體。從文檔管理史上來說，其存在的內(nèi)容主題與形態(tài)是一致的，唯一的區(qū)別只是時間的差別——現(xiàn)行文件或者歷史文件。從另一角度上說，文書處理工作和檔案管理工作只是對于同一文件在不同時間段進行處理的工作。其次，在文件被頒布時由文書處理工作的相關(guān)人員進行管理，當文件上規(guī)定的工作已經(jīng)被實施，該文件就成為了歷史文件，由檔案管理部門進行管理和維護，方便以后查閱。這樣有益于文檔系統(tǒng)的整體發(fā)展，也有助于高校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。對高校這個文檔異常豐富的地方來說，建立一個組織專門對文檔進行管理和儲存就顯得尤為重要了。

高校要建立文檔管理機構(gòu)，首先，要建立全校性的文書及檔案管理工作組織，并由該組織負責(zé)全校整體的文書與檔案工作，搭建一個文檔同步的有效領(lǐng)導(dǎo)體制，由此組織負責(zé)協(xié)調(diào)文檔工作，并檢查、監(jiān)督高校內(nèi)部各部門檔案管理工作，保證其工作合乎規(guī)范性。該部門還要定期組織會議或者以其他形式商討檔案管理相關(guān)事宜，并對重大的文檔工作進行決策。其次，高校必須明確規(guī)定相關(guān)管理部門的職責(zé)。例如，檔案室的主要職責(zé)就是制定檔案管理規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，檢查指導(dǎo)檔案管理的相關(guān)工作。然而，高校目前檔案室的職責(zé)仍然在檔案的整理、管理和分類上，這樣就造成了分工不明確，職責(zé)不明朗，大部分工作時間被浪費在不是職責(zé)所在的地方。最后，各部門要明確自己的職責(zé)所在。這樣就能將被動地聽從上級的檔案管理工作變成主動履行自己工作，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，為文檔一體化的深入發(fā)展打下基礎(chǔ)。

3.3 加強文檔一體化規(guī)范條例的制定

建立高校檔案管理系統(tǒng)需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建設(shè)過程中各項工作必須按照標準來執(zhí)行，這樣就為以后的資源共享和文檔一體化提供了必要的基礎(chǔ)。此外，文檔建立所用到的卷宗紙張、檔案盒要嚴格按照國家規(guī)定來設(shè)置，屆時統(tǒng)一編號，方便管理。對相關(guān)管理人員要進行培訓(xùn)，加強他們應(yīng)用文檔一體化的自覺性，使其掌握相關(guān)工作技能，對領(lǐng)導(dǎo)者也要進行培訓(xùn)，增加領(lǐng)導(dǎo)對于文檔一體化的重視程度，使他們從根本上認識到文檔一體化的重要性和必然發(fā)展趨勢，這樣從上當下重視起來，對于文檔一體化的實施有很大的促進作用。

3.4 加強軟件開發(fā)工作

目前，文檔管理工作中存在的問題主要是不同部門使用軟件不同，不能相互對文件進行對調(diào)，因此，要加快對文檔一體化軟件的開發(fā)。在軟件開發(fā)的過程當中要注意軟件的兼容性能，保證其可以在不同的系統(tǒng)中運行，這樣可以形成一個滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化技術(shù)保障體系，使不同部門之間文檔的運轉(zhuǎn)傳遞更加方便快捷。

主要參考文獻

［1］楚效萍.淺談電子文件及檔案信息化［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011（z1）.

［2］楊茜茜.數(shù)字時代的文檔一體化管理:理念、手段與目標［J］.檔案學(xué)通訊，2014（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.108

G271

A

1673-0194（2016）10-0155-02

2016-04-02