論如何加快事業單位信息化建設

徐 平

（國家新聞出版廣電總局七六一臺，福建 永安 366000）

論如何加快事業單位信息化建設

徐 平

（國家新聞出版廣電總局七六一臺，福建 永安 366000）

信息化建設既可以幫助實現事業單位辦公自動化，又可以提高事業單位績效考核水平和工作效率，還可以降低管理服務成本，對于事業單位的可持續性發展極為重要。本文結合筆者多年的工作經驗，對如何加快事業單位信息化建設進行了深入地探討，其中包括加強組織領導、創新信息化服務、加快信息化建設步伐、加強OA辦公系統信息化建設，具有一定的參考價值。

信息化；檔案管理；檔案服務；事業單位

隨著互聯網技術的快速發展，事業單位的管理和服務工作也進入到信息化時代，為其發展提供了難得的機遇，信息化建設既可以幫助實現事業單位辦公自動化，又可以提高事業單位績效考核的水平和工作效率，還可以降低管理服務成本。本文就如何加快事業單位信息化建設進行探討。

1　加強組織領導

各個事業單位應該成立由單位一把手任組長、分管領導任副組長、各科室相關領導為組員的信息化建設工作小組，明確領導責任，落實成員負責信息化建設的具體適宜，使信息化建設工作做到事事有人負責，環環有人把關。與此同時，把信息化工作作為事業單位管理的一項重要內容納入年度目標考核，與其他工作同部署、同組織、同考核。此外，還要建立信息化建設管理工作網絡，形成以分管領導負總責、辦公室主任具體負責、各科室協助共管的三級信息化建設管理網絡。

2　創新信息化服務

事業單位工作人員在信息化背景下要勇于解放思想，對信息化服務觀念勇于創新。第一，充分利用事業單位信息資源共享平臺，深入拓展信息利用途徑，同時，改進事業單位信息公開的宣傳方式，實現信息資源共享。第二，信息價值的真正有效發揮要建立在安全的基礎上，事業單位信息化建設更離不開安全。但從目前來看，信息化的快速發展也帶來了系統癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現象，嚴重威脅信息安全，由此可見，務必加強事業單位信息安全。一是網站安全問題整改。對本單位網站存在的安全隱患，及時與網站開發維護公司對接，要求進行安全隱患整改和漏洞修補，并把整改情況反饋給上級部門和公安分局網絡監管部門。二是信息管理系統安全自查。各個事業單位要對正在使用中的信息管理系統進行全面安全自查，梳理使用中發現的問題，列出整改清單，逐條整改。第三，落實基層單位信息安全管理工作。各個基層單位應開展自查和整改工作，要求在使用信息系統時做好相關安全管理工作。上級部門可以隨時進行系統后臺檢測和現場抽查，督促各單位安全措施落實到位。

3　加快信息化建設步伐

事業單位要基于“統一性、系統性、完整性”總體要求，強化四項措施，努力開創信息化建設新局面，為推動事業單位實現可持續發展提供有力支撐。

一是從精益管理入手，抓好信息化管理工作。事業單位務必要做好信息化制度的廢、改、立，逐步搭建“以制度管人、用程序管事”的信息化工作管理平臺，完善信息化工作流程，深化信息化基礎管理，實現信息化管理的科學化、制度化和規范化；抓好安全運維管理，建立統一的信息安全事件處理流程和響應聯動機制，提高應急事件反應能力和應急處置能力，保障各業務和辦公系統穩定可靠運行。

二是從信息化科學規劃入手，抓好規劃落實和水平提升。事業單位要學習先進單位信息化建設的科學方法和典型經驗，注重統籌設計與項目帶動，科學系統制訂信息化發展規劃，確保規劃方向的一致性、目標的合理性、技術的可行性和結構的完整性，提高信息化工作的實用性和創新性。同時，嚴格落實年度計劃，抓好規劃的落地實施，確保信息化工作取得實效。

三是從信息化基礎建設入手，抓好機房管理和網絡建設工作。事業單位應本著統籌兼顧“建、管、用”的原則，繼續加大基礎設施和網絡建設投入力度，做好信息化網絡升級改造工作，做好機房管理，有針對性地消除故障隱患，降低運維成本。

四是從開展信息化培訓入手，抓好信息化隊伍建設工作。事業單位應著眼于提升信息化工作隊伍的專業技能水平，在各基層部門設置兼職信息化技術員，開展多次信息化應用和操作技能培訓，提高信息化隊伍的業務能力和技術水平，并以點帶面提高事業單位信息化辦公能力。

4　加強OA辦公系統信息化建設

為加強事業單位內部日常管理、規范工作流程、實現信息共享、提高辦公效率，進一步節約辦公運營成本，降低各種資源消耗，事業單位應加強OA辦公系統信息化建設，提升整體管理水平和效率。

4.1 方案設計100%規范——完善功能

事業單位在OA辦公系統建設過程中，務必要以實用、便捷、高效為建設原則，在滿足需求、完善功能、確保時限上下功夫，并制定事業單位OA辦公系統項目計劃書，以便明確具體環節的時間節點。要反復修改事業單位整體的OA辦公系統構建方案，從主頁版面設計到具體欄目框架的建設都要進行規劃設計，不斷調整相關欄目形式及功能。

4.2 工作流程100%規范——改進系統

事業單位在OA辦公系統開始試運行階段，各科室都應該從公文流轉、發文擬稿、信息發布、業務審批等環節進行逐一測試。辦公室和信息化辦公室組織相關部門進行研討，對系統中各環節的流程設計、欄目應用、信息發布及公文流轉等應用，廣泛聽取使用意見，對系統應用中發現的問題，通過討論協商逐一修改解決，確保正式上線運行前無差錯，逐步完善系統中的各個功能。

4.3 操作培訓100%規范——保障運行

事業單位在OA辦公系統上線運行的最后階段，務必要組織各基層單位OA辦公系統使用培訓，并編印《OA辦公系統使用手冊》。辦公室要組織兼職信息化管理員以點帶面開展實操培訓，采用上機操作的形式，現場操作現場答疑，確保每名參會人員都能熟悉操作本系統；同時，若有條件的話，可利用事業單位內部網絡，采用視頻會議形式，對各個基層單位面授講解OA辦公系統的使用方法，確保全體干部職工能夠熟練使用OA辦公平臺；并對大家在使用中的問題，給予全部解決，為正式上線運行做好準備。

4.4 管理制度100%規范——提高效率

事業單位在OA辦公平臺正式上線運行后，應結合其具體情況來指定相應的OA辦公系統使用管理辦法和辦公自動化運維管理制度，不斷細化各項工作流程，明確各部門職責，落實OA辦公平臺各項欄目內容及要求，保障各類文件和信息傳遞快捷暢通，行政管理公開透明和運轉高效，有效降低行政成本，切實提高辦公效率，確保OA辦公系統的規范管理和正確使用。

5　結 語

做好事業單位信息化建設工作，才能使事業單位各項工作步入現代化、制度化、科學化、規范化及信息化的管理軌道。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.034

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1673-0194（2016）10-0049-02

2016-04-20