關于醫院行政采購內部控制的體會

彭建軍

（婁底市中心醫院，湖南 婁底 417000）

關于醫院行政采購內部控制的體會

彭建軍

（婁底市中心醫院，湖南 婁底 417000）

隨著醫院的不斷發展，醫院對外采購的項目越來越多，對各類物資的品質要求也越來越高，這在一定程度上增加了醫院采購支出金額，同時凸顯了醫院行政采購工作中的不足之處，加大了其采購內部控制的難度。為維持醫院的正常運營，維護醫院的根本利益，保障醫院的發展壯大，必須完善采購管理制度，加強行政采購內部控制。

醫院；行政采購；內部控制；管理制度

內部控制是醫院管理工作中的重要組成部分，但因為內部控制的復雜性以及相關人員對內部控制理論和實踐認識不足，加之對應的行政采購控制還不完善，致使行政采購中很容易出現腐敗和舞弊等問題，從而使其成為違規、違法、違紀的高危領域。同時隨著醫院的發展，行政采購工作更為繁瑣，再加上其系統化程度不高，加大了管理和控制難度，無意中增加了采購成本，降低了行政采購效率。因此，要加強控制整個行政采購過程，保障采購工作順利進行，降低采購成本，提高醫院的經濟效益。

1　明確行政采購內部控制的范圍及目標

醫院行政采購控制是指醫院使用資金進行貨物、服務等采購工作中的相關控制，行政采購控制范圍主要包括對行政采購前預算指標的控制、對采購中合同簽訂的控制以及對資金支出的控制。也就是說，在行政采購前，相關人員要確定采購事項是否在預算指標中，以及預算指標是否符合支出金額。在行政采購的合同簽訂過程中，要確認合同內容是否與投標文件、中標信息等法定內容一致，在交付資金前要統計核算實際支付金額是否與采購合同金額一致等。

行政采購控制的目標主要是確保醫院在市場采購過程中采購業務合法合規、采購過程合理科學、采購結果公平公開，進而保證行政采購過程中不出現腐敗現象，強化行政采購層面的廉政建設，促進醫院采購運營效率的提升。

2　強化采購監管部門的職能

采購管理機構是一個包括3個層面的采購管理組織體系，即采購實施機構、日常管理機構及采購監管決策機構，每個機構應做好自身的本職工作，相互溝通，銜接好每一項行政采購工程，同時3個機構各負責對應環節的采購工作，通過嚴格的管理制度約束相關人員行為，促使其各司其職，在一定程度上避免串通舞弊現象的出現。采購監管決策機構主要是由分管財務工作的領導擔任組長，主要對重大采購事項予以研究和決定，同時審定采購實際計劃和方法，不定期檢查采購實施機構的采購工作，一經發現采購違法行為，立即予以查處。采購實施機構和日常管理機構也需要相互監督，一旦對采購行為有所質疑或者投訴，均由采購監管決策機構按照相應管理制度予以處理。一些醫院雖然建立了相應的采購管理監督部門，但其工作流于表面，并不能真正做好采購內部控制。醫院領導層應認識到內部控制的重要性，落實相關監管部門的職能和責任，確保其監管和控制職能得到真正發揮，提高醫院行政采購資金的使用效率。

3　加強行政采購的內部控制

3.1 規定采購條件

采購人員需相應承擔供應商的選擇、采購物品的品質以及需求量等責任，以避免采購物品超標積壓，或者所購物品不符合采購預算指標，并且所采購的物品單價應為合適單價，力求采購物品物有所值、物有所用，在相同價格下購買到最優質量的物品。

3.2 制訂與審核采購計劃

采購計劃應該以“先預算、后計劃、再采購”的原則開展采購項目，也就是說醫院各單位應該先集中采購預算并上報，再錄入到采購計劃中，經過采購監管角色機構及相關領導的審核后方可予以實施。此過程中要加強采購預算、計劃與資產管理之間的交流和溝通，以促進三方工作的銜接。根據醫院各部門工程、物品等實際所需及經費預算標準和設備配置標準細化采購預算，明確列出采購項目或物品品目，然后結合采購預算及實際采購所需安排和編報月度采購計劃。采購實施小組應核算各部門填報的集中采購預算，對在集中采購范圍卻未進行編制的支出項目應予以重新編制。此外，還要建立采購需求小組內部的分權和崗位分離機制，評審采購需求計劃也要予以不同的崗位管理。禁止進行未經審批的采購項目，如有突發性或者臨時急需的物品，可先行采購，但需在請購單上標明急購字樣，并寫明原因，交予院領導補批。

3.3 簽訂合同

采購實施機構應該按照采購中標結果和合同管理的相關要求與中標通知書上的中標供應商簽訂合同，只有將所簽訂采購合同提交并備案后才能進行后續采購物品的資金支付程序。采購實施機構還要將各采購文件分類建檔，為監管部門的檢查及采購項目統計等工作提供依據。

3.4 驗收采購物品

購入的任何物品都要由采購者本人驗收，并在送貨單和發票上簽名作實。當物品金額達到一定數額則需要采購者和使用科室一同驗收。驗收中需要對接收物品予以核實，以保證接收物品與訂貨單一致，并將完全合格或者經批準的特殊放行物品放入庫中。同時還要填制材料入庫單，并連同送貨單交至財務部以作結算貨款憑據，這也在一定程度上將采購責任落實到每一位采購人員身上，進而達到規范、約束相關工作人員行為的效果。

4　建立管理控制行政采購的良好環境

醫院的每個控制活動都需要建立在一個特定環境中，其控制環境的優劣將直接影響醫院行政采購內部控制的執行情況，同時也會對醫院經營目標和戰略目標的實現造成影響。所以在完善、執行醫院行政采購內部控制的時候也應該重視醫院行政采購內部控制環境的完善。

4.1 提高采購人員對內部控制重要性的認識

醫院領導與采購人員都要全面深入地認識到行政采購內部控制的重要性，將行政采購內部控制作為醫院發展的重要目標，明確指出醫院行政采購內部控制工作的重點和基本，同時結合醫院自身情況不斷完善自身行政采購內部控制制度，讓采購人員的采購行為更為合理、規范，進而促進醫院行政采購效益的提升，提升醫院經濟效益，促進醫院的穩定運營和發展。

4.2 完善采購信息檔案

為保證采購物品的品質，有效降低和控制采購成本，行政采購機構要及時了解市場行情和動態，不斷完善采購信息檔案，為采購計劃的制訂及實施提供有效依據，以便于相關信息的查詢和統計。與此同時，還應加強完善相關供應商的檔案，這樣就能及時剔除存在質量、交貨能力和信任問題的供應商，以確保采購物品品質。而且通過供應商檔案可比較同類物品的質量、價格等信息，以供采購人員選擇最適宜的供應商。

5　結 語

作為醫院內部控制的重要環節之一，醫院行政采購管理必須得到重點關注，且加強醫院行政采購內部控制可有效提升醫院的資金使用效率，降低行政采購成本和風險，因此，更應該認識到醫院行政采購內部控制的重要性和必要性。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.007

R197.3

A

1673-0194（2016）10-0016-02

2016-04-02