企業印章規范管理與日常問題思考

◎孫　靜

企業印章規范管理與日常問題思考

◎孫靜

印章是企業單位行使權力并擔負法律責任的一種憑證，具有合法性和權威性。印章具有確認法律行為的作用，識別行為主體的作用，區別主體身份的作用，代表代理權限的作用。企業文本資料及合同協議等材料一旦用印，就代表著文書材料的合法性和權威性，印章管理責任重大。

在現代企業生產、經營和管理工作中，印章代表著企業的意志，具有相應的法律效應。我國相關法律法規已經明確將印章標志作為是否具有法律效力的關鍵因素，在具體的糾紛案件中用以裁斷相應的權利和義務的歸屬。印章管理疏忽，不僅影響企業正常的生產經營，嚴重時會卷入復雜的法律案件和糾紛當中，并且造成巨大的經濟損失。因此，企業印章的規范管理和日常使用日趨重要，如何規范管理使用印章成為企業管理中一個重要的環節，是管理者需要認真思考的命題，在當今形勢下，企業必須出臺有效規范的管理制度勢在必行。

印章的規范管理

規范建立建全企業印章管理制度的意義。印章制度源于封建社會的官印文化，從產生之日起就具有表征效力，歷經朝代，延續至今，印章始終具有其應有的效力，并衍生出印章的公信力、證明力與約束力。當今社會，企業的印章管理尤為重要，因此企業印章的管理必須有規可依，有章可循。這就要求企業必須建立建全一系列的規范嚴謹的印章制度。印章制度包括，《印章刻制管理制度》、《印章啟用管理制度》、《印章使用審批管理制度》、《廢舊印章作廢管理制度》、《印章保管制度》等。各類印章制度的建立與完善，一方面促進企業各項生產、經營、管理工作的有序進行；一方面防患印章濫用、印章盜用、印章偽造等事件發生。

企業印章的分類。企業印章分類有企業公章、部門章、財務章、合同專用章、業務專用章等等。印章級別不同，用處不同。企業公章，用于公司內部管理以及對外事務處置如工商、稅務、銀行等。部門章，是企業內部各個部門的印章，具有其部門職能的效力。財務章，用于公司財務經營業務的往來，出具票據時加蓋。合同專用章，公司在簽署合同時需求加蓋，具有法定效應。業務專用章，是指企業內部具體業務，在日常工作中，為滿足實際工作需要而刻制的印章。

建立建全印章基礎表單。企業在進行公章使用管理時，應建立建全印章的基礎表單。從一枚印章的申請刻制直到最終的作廢歸檔，都應有相應的基礎表單，如：刻制印章草圖；啟用印章登記表；頒發、停用印章登記表；移交印章登記表；作廢印章登記表；印章使用審批單。

印章刻制管理制度。印章刻制工作，首先由使用部門提出書面申請，逐級審批完成后，由印章管理人報送具有當地公安部門授予刻制資格的印章刻制公司進行刻制。印章管理人報送時，應當持有編制或人事等相關部門正式批準文件的原件和復印件、單位介紹信、印章管理人的身份證復印件以及待刻制印章的模版、字樣、規定尺寸。刻制完成后，印章刻制公司應及時到公安部門將印章備案。

印章啟用管理制度。印章刻制完成后，印章管理人應進行啟用程序，按照規定做好戳記備案，草擬企業的紅頭文件發布啟用通知，通知中注明印章使用范圍，啟用時間應為紅頭文件的發布時間。印章發放至使用部門，應有與印章刻制人有交接手續，并確定印章專人保管。

印章使用審批管理制度。印章管理最為重要的是日常使用，必須堅決執行印章使用審批制度。建立規范的基礎表單《印章使用審批單》，表單應設用章事由、印章名稱、用印單位、用印名稱、使用份數、部門審批人、用印人、簽批人以及蓋章人等條目，登記清晰，簽批人應為企業的主管領導，重大事件時應由企業主要領導簽批。

廢舊印章作廢管理制度。因機構、職能變化或者撤消的印章（包括更名及因使用而磨損嚴重的印章）應執行廢舊印章作廢管理制度，工作流程為，收回、登記、發布企業紅頭文件宣布此印章作廢，作廢時間應為紅頭文件發布的時間。印章作廢后，應由管理人進行年度歸檔，存放在企業的檔案部門，按照檔案部門的年限要求進行印章銷毀。

印章保管制度。印章保管，專人專管，確定責任人，確定領導負責人。印章保管人員應認真負責，遵守紀律，外出時需要印章上鎖，不能隨意移交他人。長期離崗期間，應提交主管領導，由主管領導交派他人。節假日期間，印章應放置專用保險柜存安全存放。印章散失、損毀、被盜時，印章保管人應在第一時間向公司提交書面報告，在公開聲明作廢后，申請重新刻制啟用。

印章管理日常工作中的問題思考

在實際的印章管理工作中，如何規避風險，杜絕隱患，是值得管理者思考的命題。印章管理人應奉行印章的管理原則，保證其安全性、嚴肅性、規范性，這樣才能為企業的蓬勃發展保駕護航。下面是印章日常管理中應注意的幾個問題：

印章需設專人管理。管理印章人員應選用自身綜合素質較高，工作認真負責人員擔任，這樣才能確保在日常管理中規范有序，嚴格辦事程序，杜絕違紀印、人情印。

確定領導責任人。應確定直接領導負責人，對印章管理崗位進行督察，實行領導責任制。

堅決執行審批制度。印章審批制度的建立，貴在執行，不能因手續繁瑣，制度形同虛設。

禁止加蓋空章。不能因為任何理由，在未填寫資料的空白文本上加蓋公章。

避免印章外帶。盡量避免印章攜帶外出使用，如遇特殊需要，使用人需要提出申請，領導同意后由專人攜帶，并且用印時管理人員不得離開。

印章安全存放。節假日安全存放專用保險柜，防止被濫用或盜用，確保印章安全。

保養與清潔。印章及時清洗，確保印痕清晰。

印章是企業權利、責任的象征，具有憑信作用和法律效應。只有加強規范企業印章的管理，維護印章的嚴肅性，確保印章安全使用，才能實現企業管理工作的規范化、科學化、現代化、法制化，才能為各項生產經營任務保駕護航。

（作者單位：中國石油大港油田灘海開發公司）