加強醫院檔案管理提高檔案利用率

◎姜向聰

加強醫院檔案管理提高檔案利用率

◎姜向聰

在醫院的日常事務中，檔案管理工作占據著至關重要的地位，但是醫院檔案管理工作是一項非常復雜的工程，醫院檔案記錄了各項醫療信息數據，同時還有各個部門以及個人的工作記錄，對于醫院日常工作起到很大的指導作用，為醫療和科研活動提供了充足的歷史依據。隨著現代化科學技術的發展，為了順應時代的發展需求，必須加強對醫院檔案的管理，才能提高檔案的利用率，進一步促進醫院整體工作的發展。本文深入分析了醫院檔案管理中存在的問題，并且在現有的基礎上提出了加強醫院檔案管理的策略。

隨著我國經濟和科學技術的發展進步，醫院檔案管理只有順應時代的發展，不斷改革和完善醫療體制，才能提高檔案管理的利用率，所以，我國的醫院檔案管理制度必須進行科學化、信息化和規范化建設。醫院檔案管理屬于行政管理，而行政管理主要為了促進醫院醫療事業的發展進步，所以在醫療制度建設中，需要不斷調整醫療思路，改進管理方法，改變傳統的檔案記錄方式，使檔案記錄更加全面，才能在醫療事業中更好地運用醫院檔案，綜合提高醫院的工作效率。

醫院檔案管理中存在的問題

醫院對檔案管理工作的重視程度不足。在醫院的日常事務中，最重要的工作的就是醫療工作，在管理醫院時，也把工作重點放在了提升醫療水平，改善醫院工作環境以及醫療服務上來，對于檔案管理這些行政類工作來說，非常不重視，在醫院領導的想法中，認為檔案管理工作并不會為醫院創造效益，也無法發揮醫療作用。所以，在醫院的日常管理中，沒有對檔案管理工作投入大量的精力，導致醫院檔案管理效果差，檔案管理工作可有可無，由其它行政部門附帶管理，沒有意識到醫院檔案管理工作的重要性。所以造成了醫院檔案收集不夠全面、整理保存不規整，管理系統不完善。

醫院缺乏檔案開發運用意識。醫院檔案管理工作對于醫院發展來說起到至關重要的作用，但是檔案開發應用的效果不佳，并沒有為醫院帶來巨大的經濟效益。檔案管理工作并不能創造直接的經濟效益，它所帶來的是一種間接的經濟效益，所以在管理醫院檔案時，只重視管理保存，而忽視了運用，醫院領導人員和醫務人員缺乏檔案開發運用意識，沒有認識到這種間接效益，最終導致醫院檔案的利用率偏低。

醫院檔案管理的制度不完善。目前，醫院檔案管理只有簡單的規章制度，仍然停留在最原始的階段，并沒有制定完善的醫療、人事、行政和后勤管理制度，一些管理崗位沒有明確具體的職責，責任追究不足，沒有設立統一的管理標準和程序，在年度考核評價中，沒有列入檔案管理工作，所以造成醫院檔案頻繁丟失資料，檔案整理分類不規范，規章制度不完善，造成了檔案管理出現失誤。

醫院檔案管理人員缺乏專業水準。 目前，很多醫院選擇的檔案管理人員都是四十歲左右的業余人員，他們缺乏專業素質，對于崗位的職責認識不足，責任感普遍偏低，在管理時比較松懈。而醫院也沒有制定完善的人才培養計劃，不夠重視提升管理人員的專業素質，對于檔案管理人員的要求不高，而一些檔案管理人員也沒有外出學習的機會，不了解先進的管理技術，很多醫院的檔案管理人員專業知識比較淺薄，由醫院的醫務人員身兼多職，無法適應信息化管理新模式，缺乏信息化操作技能，醫院對于管理人員的培訓也略有不足，檔案管理的基礎比較薄弱。而信息分布在不同的部門，不能實現信息資源共享，更別提利用，醫院的領導部門花費大量的資金投入醫院的醫療事業中，卻在檔案管理工作中投入甚少。

加強醫院檔案管理提高檔案利用率的策略

提高醫院檔案管理的意識。在醫院的行政管理工作中，檔案管理占據著至關重要的地位，而檔案管理也是醫院綜合事務中一個重要的部分，是衡量醫院綜合水平的重要標準。而且醫院檔案管理工作的規范性也是衡量醫院工作效率的重要標準。醫院的基礎事務就是醫療服務，而檔案管理工作是否科學、合理，也能在很大程度上促進醫療服務工作。所以醫院領導必須提高檔案管理的意識，重視醫院檔案管理工作，使全體醫務人員都能主動參與到檔案管理工作中來，積極支持，努力共建規范、和諧的檔案管理系統，發揮醫院檔案的應用價值。

制定規范、合理的檔案管理制度。首先明確管理人員的責任，構建科學、合理的檔案管理系統，建立完善的規章制度，實現醫療事物和檔案管理工作的統一化，全面拓展檔案管理工作。在制定好醫院內部檔案管理制度之后，嚴格按照規章制度執行工作，并且在以后的長期管理中不斷調整規章制度，優化管理模式，對于檔案管理部分進行考核評價，實現獎懲政策，提高工作人員的積極性，設定檔案管理工作的標準，其中包括檔案管理的質量和效率，以及檔案能否滿足醫院的日常使用。檔案管理人員必須規范自己的思想和態度，積極運用信息化技術，了解檔案管理的每一步工作，保持著認真負責的工作態度，加強對檔案管理模式的研究分析，不斷改進檔案管理方式，使醫院各個部門都能共享到工作所需要的信息資料，提高檔案消息的時效性和使用率，作為現代醫院檔案管理人員，必須堅持創新理念，運用科學化的信息管理制度，在檔案中納入醫院內部人員的考核資料，調動醫務人員的管理積極性。

提升檔案管理人員的專業素質，優化服務效率。醫院在選擇檔案管理人員時，必須進行嚴格考核，篩選出專業素質高、服務能力強，具有較強責任心的管理人員，并且把培養管理人員納入醫院的戰略計劃中，定期安排人員外出學習進修，學習先進的管理模式和管理技能，學會現代化信息技術，優化檔案管理人員的工作結構，明確每個人的責任重心。而檔案管理的目的為了更好地服務于醫療工作，所以在檔案收集完整之后，需要快速整理出來，并共享給各個科室部門，以便于其它科室部門的日常運用，方便醫護人員查閱醫療資料，優化服務效率，提前預判服務工作和服務對象，利用網絡信息化技術實現多元化服務。

綜上所述，醫院檔案管理是一項長期工作，隨著科技的發展和時代的進步，必須改變陳舊的檔案管理模式，才能適應現代醫療體系的發展需求。在新時期的醫院檔案管理工作中，需要轉變醫院檔案管理觀念，完善檔案管理制度和管理模式，提高檔案管理人員的專業素質，優化檔案服務效率，才能促進我國醫療事業的發展進步。

（作者單位：金鄉縣人民醫院）