高校科研檔案的有效管理

◎毛慧

高校科研檔案的有效管理

◎毛慧

高校科研檔案是高校科研工作中的重要組成部分，對(duì)高校科研工作的進(jìn)行和發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用。對(duì)高校的科研檔案進(jìn)行管理有助于促進(jìn)高校科研工作的開(kāi)展，對(duì)提升高校科研質(zhì)量意義重大，是保證國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)保證。目前高校科研檔案管理存在了一些嚴(yán)重的問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)一步提出了相應(yīng)的管理策略。

伴隨著高等教育的發(fā)展，高校已經(jīng)成為了科學(xué)研究主要場(chǎng)地。高校的科研檔案在一定程度上是對(duì)高校的整體水平進(jìn)行反映，做好高校的科研檔案管理工作意義重大，可有效促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)、教育事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。目前高校在實(shí)施科研檔案管理工作中，存在了各種問(wèn)題，需要不斷對(duì)高校的科研管理工作進(jìn)行完善。

科研檔案管理工作存在問(wèn)題

思想不重視，檔案資料收集不完整。對(duì)高校的科研檔案管理思想不重視是存在的一個(gè)重要問(wèn)題，許多科研檔案未經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理，造成卷內(nèi)文件不齊全、組卷混亂且分類(lèi)不清，難以進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致系統(tǒng)性、完整性缺失。許多高校科研管理人員對(duì)日常檔案管理只走形式，認(rèn)為科研檔案的管理是檔案部門(mén)的工作，造成管理工作無(wú)法落實(shí)到位，出現(xiàn)資源缺失損壞頻發(fā)現(xiàn)象，對(duì)科研工作人員產(chǎn)生心理影響。

機(jī)構(gòu)不健全，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。部分高校具有相對(duì)獨(dú)立的科研檔案管理部門(mén)，但是存在管理不統(tǒng)一的問(wèn)題。此外，部門(mén)檔案管理人員尚未接受專(zhuān)業(yè)的入職培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)管理培訓(xùn)，有的管理人員身兼多職，而且他們還要完成自己?jiǎn)挝徊块T(mén)的工作，并不能全心完成科研檔案管理工作，造成管理工作的影響。

因部分科研人員個(gè)人因素造成科研檔案管理完整性和及時(shí)性缺失。部分科研人員存在一些人為自己拿著科研檔案更方便的思想，以核心技術(shù)資料需報(bào)名為借口，結(jié)束科研工作之后并為及時(shí)將檔案上交。加上高校的科研工作本身就存在了內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)性質(zhì)，一些人出于自身利益思想，私自保存科研工作中的部分資料，造成科研資料共享困難，歸檔不及時(shí)，影響了高校科研工作中數(shù)據(jù)信息資料的完整性及歸檔管理的及時(shí)性。

硬件條件設(shè)備差，部分高校缺乏必要設(shè)備。部分高校的檔案館舍的條件較差，且缺乏相應(yīng)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，科研檔案多為紙質(zhì)材料，很少有電子檔案，難以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行查找和利用，在一定程度上降低了科研檔案的使用價(jià)值，無(wú)法滿足科研檔案的管理需求。

高校科研檔案工作宣傳力度薄弱。由于我國(guó)的部分高校檔案管理部門(mén)無(wú)條件對(duì)院校的各職能管理部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，加上并未實(shí)施針對(duì)性的學(xué)術(shù)報(bào)告及宣傳工作，造成科研人員在檔案管理方面管理意識(shí)薄弱，且相應(yīng)的管理能力缺失，科研檔案的管理人員并不十分明確需要及時(shí)歸檔的科研檔案信息，造成收集的材料并不完善。

高校科研檔案有效管理的應(yīng)對(duì)措施

提升管理意識(shí)，增強(qiáng)管理價(jià)值。高校的科研當(dāng)那管理人員需要充分依靠法律武器，通過(guò)法律實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，并結(jié)合多種形式對(duì)科研檔案的法制進(jìn)行宣傳，提升科研檔案的管理意識(shí)。檔案管理人員需要打破因循守舊傳統(tǒng)思想，實(shí)現(xiàn)開(kāi)拓創(chuàng)新管理，不斷實(shí)現(xiàn)自身形象的提升，并將科研檔案管理工作在高校的管理中影響力和地位進(jìn)一步提升。高校的科研檔案管理人員還要與檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，可定期召開(kāi)一些科研的哪敢工作例會(huì)、多參加與科研項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議等，以積極主動(dòng)的態(tài)度投入科研檔案管理工作中，及時(shí)在管理工作中融入相關(guān)的規(guī)定要求和管理的方針政策，將科研檔案管理作用充分發(fā)揮出來(lái)，提升科研檔案管理水平。

實(shí)施規(guī)范管理，責(zé)任落實(shí)到人。定制出合理的規(guī)范制度，將責(zé)任充分落實(shí)到人，實(shí)行責(zé)任制。對(duì)人員的錯(cuò)誤思想進(jìn)行改正，確保檔案管理工作責(zé)任目標(biāo)明確、控制有力度、管理有依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)科研檔案管理工作的開(kāi)展。科研管理部門(mén)在科研檔案歸檔方面需具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)進(jìn)而技能技巧，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都能做好科研檔案的積累，使資料更加真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。盡力人員培訓(xùn)制度，實(shí)行統(tǒng)一的集中管理，對(duì)各崗位職責(zé)進(jìn)行明確，并采用完善的考核制度，保證賞罰分明，可充分調(diào)動(dòng)檔案人員積極性。

創(chuàng)新管理理念，以便樹(shù)立科研人員的檔案意識(shí)。未能明確科研檔案管理最終目的的情況下，會(huì)造成教育領(lǐng)導(dǎo)階層及檔案管理人員缺乏檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。高校的科研檔案管理工作開(kāi)展的最終稿目的是要實(shí)現(xiàn)對(duì)高校、社會(huì)的服務(wù)，為高校教學(xué)工作的開(kāi)展服務(wù)，提升教學(xué)質(zhì)量，為社會(huì)培養(yǎng)更優(yōu)異的人才。必須打破傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)識(shí)到高校科研檔案管理工作開(kāi)展的重要性，提升科研人員檔案意識(shí)。

加大資金投入，改善硬件設(shè)施。高校的科研檔案管理還能促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化，使其盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，發(fā)揮更大的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。高校應(yīng)把科研檔案管理工作作為發(fā)展規(guī)劃的內(nèi)容之一，盡力和高校的辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的科研檔案管理機(jī)制，對(duì)科研工作的項(xiàng)目資金和設(shè)備應(yīng)落實(shí)到位。

加強(qiáng)宣傳力度。廣泛、深入、持久進(jìn)行科研檔案法規(guī)的宣傳，結(jié)果多種形式加強(qiáng)宣傳力度，醫(yī)生各級(jí)人員的檔案法制意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作開(kāi)展的意義，以及對(duì)高校的科研工作產(chǎn)生的重要作用，從根本上支持、參與科研檔案管理工作的有效開(kāi)展。使科研人員明確科研檔案資料的形成、積累、以及立卷歸檔的重要性，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，從思想上重視科研檔案管理工作，自覺(jué)履行義務(wù)和職責(zé)。

綜上所述，高校科研檔案是高校開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)和科研工作的全面、真實(shí)、客觀的記錄，直接體現(xiàn)了高校科研、教學(xué)活動(dòng)成果，可以提供高校長(zhǎng)遠(yuǎn)的科研發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)學(xué)科及科研建設(shè)的依據(jù)。因此，科研檔案管理人員需要對(duì)科研工作規(guī)律和程序進(jìn)行、了解掌握，對(duì)本單位部門(mén)的科研基本知識(shí)及時(shí)掌握，還需和檔案管理理論、經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)有效管理。

（作者單位：河南省檢察官學(xué)院周口分院）