建筑工程檔案資料有效管理方法思考

沈　茜/濟南市歷下區房屋建設綜合開發公司

建筑工程檔案資料有效管理方法思考

沈茜/濟南市歷下區房屋建設綜合開發公司

隨著建筑行業的不斷發展，檔案資料信息化管理的不斷加深，傳統的建筑行業內部檔案管理方式和管理理念已經難以適應時代發展的需要，進一步完善建筑工程檔案資料的管理方法是現代建筑行業發展過程中必須解決的一個問題，同時也是建筑行業長期穩定發展的基礎保障。管理人員必須從根本上認識到對建筑工程檔案資料實行科學有效管理的重要性，不斷的優化自己的管理方法，讓建筑工程的檔案資料管理變得更加科學化和規范化。

建筑工程；檔案資料；管理方法

1.建筑工程檔案資料管理工作的重要性

檔案資料的完整性是保證建筑工程施工質量的基礎，由于建筑工程的施工工序復雜、涉及范圍廣泛，這在一定程度上增加了檔案資料管理工作的難度，也正是因為如此，更應該不斷強化和完善建筑工程的檔案資料管理工作，讓其管理更具有科學性，同時檔案資料的管理工作也是建筑企業內部控制體系整體水平的一種提現，它可以很好的反映出檔案資料管理者對于企業內部管理的重視程度。對于部分建筑工程項目來說，如果其存在著檔案資料管理上的問題，則將整個工程的當作是不合格工程來處理，這也從另一個方向上說明了建筑工程檔案資料管理工作的的重要性。

除此之外，建筑工程的檔案資料管理工作還包括了對建筑工程建設中所使用到的技術、存在著的問題、以及解決措施等的記錄工作，這對日后的工程分析、檢驗和審核帶來了很大的幫助，同時也可以為下次工程項目的建設提供寶貴的經驗。對建筑工程的檔案資料進行詳細的分析和研究，還可以知道本次工程施工中具有的優點和存在著的缺點，這對提升將來的建設效率和建設質量有非常大的幫助。

2.建筑工程檔案資料管理存在的問題

雖然在近些年中，我國的建筑行業有了非常迅速的發展，但在建筑工程的檔案資料管理工作上依舊存在著不少問題，再加上建筑工程周期長、檔案資料復雜、數量種類多等特點，讓建筑工程檔案資料管理工作的缺陷更加明顯的暴露出來，這主要體現在以下三個方面上。

第一，檔案資料管理模式混亂。在目前的建筑工程項目中，普遍存在著各部門各自為政的情況，使得建筑工程的檔案資料得不到一個統一的資料，這在一定程度上增加檔案管理的工作的難度，同時也加大了資料丟失的情況，在真正需要查找相關檔案資料時，經常要花費大量的時間才可以找到相關的資料，這就大大的降低了檔案資料的利用率。

第二，對檔案資料管理工作不夠重視，管理人員專業知識薄弱。部分企業對檔案資料管理的工作的重視度不夠，認為檔案資料管理是一項非常簡單輕松的工作，這就出現了許多檔案管理人員是身兼數職的情況。在建筑工程的檔案資料管理人員中，絕大部分都是由其他崗位臨時調任的，嚴重缺乏檔案資料管理的基礎專業知識，是的檔案資料的管理工作難以科學、全面。

第三，檔案資料缺乏準確性和完整性。由于建筑工程的工作內容復雜、涉及部門廣泛、工作周期長，在進行其使檔案資料管理時，如果沒有足夠的耐心和細心是無法將其工作做好的，導致其檔案資料經常出現不完整和錯誤的情況，再加上管理人員專業技能的缺乏和管理方式不統一，導致許多檔案資料都沒有能夠技及時的進行歸檔，這就加大了重要資料丟失的概率。

3.改善建筑工程檔案資料管理的相關對策

檔案資料管理工作對整個建筑工程有著非常重要的意義，要想進一步改善建筑工程的檔案資料管理工作的質量，可以從以下幾個方面著手。

3.1提高建筑工程檔案管理工作的重視度

要進行提升建筑工程檔案質量管理工作的質量，首先企業內部和管理人員必須對其管理工作給予足夠的重視。由于檔案資料管理工作與經濟利益沒有直接的聯系，導致部分建設施工單位沒有將其檔案資料管理工作放在心上，進程都是在工程完工程驗收時才進行檔案資料的收集與整理。從表明上看，是可以節約建筑工程施工過程中的人力和時間，但由于許多資料沒有能在第一時間進行整理和收集，使得許多重要的資料出現丟失或不完整的情況，這對日后的工程維護、經驗總結非常不利。所以，只有加強建筑工程檔案管理工作的重視程度，才可以讓其管理工作變得更加科學嚴謹，才可以確保資料的完整與準確。

3.2建立并不斷完善檔案資料管理制度

管理制度是建筑工程檔案資料管理的重要指導，一個良好的管理制度是檔案質量準確性與完整性的重要保障。所以必須建立起一個科學合理的檔案資料管理制度，并嚴格的將其落實到實際的管理工作中，并在實行過程中不斷的進行制度完善，設立一個專門的管理部分來對其檔案資料進行統一的管理，同時，還要明確建設單位、施工單位、設計單位以及監理單位等項目管理該工作中的職能，將檔案資料的收集、整理、存檔工作進行規范化，并注重每一個環節中檔案資料的的及時性、準確性與有效性，嚴格的進行檔案資料的借閱制度，避免出現檔案丟失的情況。

3.3嚴格進行竣工驗收檔案資料的檢查與審閱

在建筑工程的竣工驗收階段，檔案資料的準確性與完整性對其驗收工作有著非常大的影響，所以必須嚴格的做好工程竣工驗收檔案資料的檢查與審閱。檔案管理人員應該在工程項目管理人員的陪同下，根據建筑工程的檔案歸檔的要求去對所有相關文件進行檢查、審閱，一旦發現其中存在著任何問題都應該馬上進行解決，查漏補缺，確保所有竣工材料都符合真實情況。同時，還要將《建設工程質量管理條例》《工程竣工驗收備案制》等相關條例落實到實際的工程驗收檔案資料的審核、移交中，使竣工的驗收工作和檔案的驗收可以同步進行。對不符合規定要求的移交工作，應該采取相應的處理措施，例如：不給予《建設工程檔案合格證》、建設單位不結清尾款等。從而更有力的保證建筑工程檔案的完整性與準確性。

3.4加強檔案資料管理人員進行定期的培訓

檔案資料管理人員的專業技能和綜合綜合素質對檔案管理工作的質量有著非常大的影響，所以相關部門應該對其檔案資料管理人員進行定期的培訓，提升管理人員的管理意識和專業知識，并對其進行定期的考核，無法通過考試的工作人員應該給予二次培訓的機會，除此之外，還應不斷的引入先進的管理方式，將先進的科學技術運用到建筑工程的檔案資料管理中，有效的提高檔案資料的管理效率和管理質量，并積極搭建相關的溝通交流平臺，讓管理人員可以通過溝通交流來提升自己的管理水平，促進建筑行業的不斷發展。

4.結束語

總的來說，建筑工程的檔案管理資料對提高工程施工效率、改善工程整體質量、提升企業經濟效益都有非常重要的意義。在建立和完善管理制度的同時，還必須確保將管理制度落實到實際的管理工作中，及時的進行檔案資料的收集與整理，這樣才可以更好的確保資料的準確性與完整性，并注重對管理人員的培訓工作，為改善檔案資料管理方法提供最有利的基礎保障。

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