淺談檔案工作的變革

只　迎/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

淺談檔案工作的變革

只迎/中國聯合網絡通信有限公司天津市分公司

隨著我國市場經濟快速的發展，各種檔案的利用在經濟社會中的作用越來越不可忽視。現在社會大數據的收集、開發、利用檔案分析數據，收集資源，分析歷史方法，這些信息工作越來越受到社會關注和人們的重視，檔案作為我國的基礎行業的基本資源，在通信建設和發展過程中，如何處理好檔案的收集、整理、保密、安全保管、利用等工作，不僅會直接影響通信企業的決策與經濟效益，甚至可以影響到國家的安全與社會行業的發展及前途，檔案工作是一個容易大家十分不了解及不注視的工作，談起檔案工作，人們都認為十分輕松的工作，是有也可以沒有也不影響企業發展工作，是隨便一個人都可以勝任的工作，沒有任何的技術含量及專業素養的要求。 但是，這種想法完全錯誤，如果沒有檔案的記載，我們的歷史記載就無從而來，我們就不會知道我們人類，我們中華民族的歷史，不知道我們民族從何而來，從什么時候產生，那時候人們的生活及社會狀態，我們的語言及文字如何生成而來等從歷史到今的變化過程，就是靠這些檔案文獻才了解了這些真實的歷史事實 。

檔案管理；突破變革；職業素養

檔案工作是十分重要及專業的工作，工作人員需要具備專業的工作經驗及知識，而且檔案人員在體力和腦力上都要求十分的高，不僅需要強大的工作體力，也同樣需要清晰靈活的頭腦。檔案工作的發展關系到企業的發展，現在大家越來越重視信息的收用，通過信息的開發研究分析事情的發展軌道，末來的發展及目標，適合的人群及社會的需求量等等，所以檔案的工作也越來越重要，當前社會發展快速，特別是信息資源的迅猛發展，我們的檔案事業也跟隨著社會整體快速的腳步，通過電子化、信息化，互聯網傳輸、電腦、掃描儀、掃碼槍等各種先進的電子設備，檔案工作開始邁向電子化、信息化、無紙化、自動化的方向發展，檔案工作信息化的變革已經正式開始，作為新一代的檔案工作者，必明白我們面對的現代化檔案管理的要求，檔案管理現代化的趨勢，我們要努力提高專業技能，努力學習各種現代化的辦公設備，熟練掌握電腦操作，明確相關檔案管理規定、要求，及相關的法律法規，以及實現檔案管理的現代化、規范化。

一、完成檔案工作管理上的突破及變革

目前，已經建立了信息自動化的數字檔案館，加快了檔案及信息建設的步伐，使檔案管理人員從費時費力有繁重體力勞動中解脫，檔案工作整個工作環節，從收集、整理、裝袋、裝盒、上架、查詢等都可以通過互聯網及電腦系統來進行，而且有利于保證數據的完整性，有序性，有利于日后的查詢及利用，可以通過合同審批系統與數字檔案案系統進行對接，來實現檔案數據的倒入，將合同系統中符合檔案歸檔的合同文件電子記錄，完全倒入，保證兩個電子系統中電子記錄的無縫對接，查詢工作也不再需要檔案人員人工的進行翻找查找，歷史大量的實物檔案進行人力排序，這樣會花費大量的時間及人力勞動，而且會造成丟失或缺失，通過數字檔案館，這些工作可以十分快速容易的解決，通過數字檔案館只需要通過操作電子文件檔案，可以進行快速的完成查看，實物檔案中手寫檔案的頁數，在數字檔案館中可以通過系統是自動統計來完成，且電子系統可以自動生成相應的唯一的檔號，避免了人工操作時造成的重號或缺號的情況。檔案整理工作中最費人力的文件裝袋及裝盒工作，但是在數字檔案館中無需在浪費這種人力操作，只需要選中需要歸檔的電子記錄，選中相應檔案盒，將定量的文件通過電子方式裝入相應檔案盒中，只需要通過一個裝盒鈕，就可以完成裝盒操作，只需要幾個小時就可完成。緊后還有一個同樣費時費體力的工作就是將實物檔案裝盒以后需要將盒排序，且需要逐盒的打印盒內目錄及備考表等，還有盒的測標簽等，這類工作估計要用掉好幾個月的時間，但是實現數字檔案館后，我們的裝盒操作只需要一到二個小時的時間，只需要選中相應電子文件就可以完在，同時可以用極短的時間完成電子庫房的庫架的規劃，并將電子盒選中直接點入相應黽子庫架上來完在上架操作，從前幾個月完成的工作現在幾個小時就完成了，而目錄方面更加的方便，無須再按盒手動錄入，當電子裝盒工作完成以后，盒內的目錄入備考表都會自動生成，完整的一個歸檔的工作就完成了。

二、檔案人員職業素養的突破

從前的檔案人員都是一些年老的、或專業不強的的人從事，所以對于檔案工作的專業性并不是十分的了解，對檔案工作也沒有那么嚴格，造成大量檔案的不完整、不準確、丟失、損壞等情況，且工作效率十分低下，收集歸檔工作不可能當年完成，更不要說提供查詢工作，再加上企業對檔案工作不重視，造成人手缺少，這樣可以檔案歸檔工作，有時前一個的檔案在二到三年以后才完成歸檔工作，給企業查詢也帶來了很大困難，也不會給企業帶來潛在經濟效益，這樣企業也就不會重視檔案工作的發展，及檔案工作帶給企業的潛在資源。當今社會，企業高速發展，檔案工作也在全速發必須要全速的發展，檔案人員要通過各種專業培訓渠道，進行專業的學習及培訓，通過參加社會的舉辦的專業考試，取得檔案專業上崗證，做到持證上崗，而且通過專業資質的認證及考試，可以強化檔案人員的專業知識的結構，可以對檔案的知識有分線明細等。檔案人員辦公自動化設備的使用及學習，目前數字檔案館是基于網絡及辦公自動化設備的基礎上實現的，需要檔案人員熟練的使用各種辦公自動化設備，不光是電腦的使用，還要涉及網絡、掃描設備、掃碼設備等一系統列辦公自動化設備的使用，只有可能熟練的使用這些，我們才可以準確的操作數字檔案館，完成數字檔案館中電子檔案從收集、整理、編碼、裝盒及上架等工作全部都可以通過電子系統 完成。歷史實物檔案的整個工作過程一年時間都無法順利完成，而且上架后還需要將庫架信息準確的更新到檔案臺賬中，否則以后無法實現查詢。但數字檔案館整個工作環節只需要2到3個月的時間就可以完成，甚至可以更短的時間完成，而且架號是系統自動完成與電子檔案的對接記錄，可以通過系統，通過查詢電子檔案直接可以看到電子架號，而且不需要到實物庫房，也不需要人工的去庫房爬上爬下來找到實物檔案，僅通過數字檔案館就可以完成對電子文件的查詢。用時也就不到幾分鐘，而在歷史實物檔案的查詢少說需要半個小時的時間才可以完成。

三、結束語

所以，時代在發展，社會在發展，我們的檔案工作也需要快速的發展可以跟上時代的腳下，我們無論從檔案工作上還是檔案人員專業素質上都需要快速的發展，信息化的變革，才可以大力的推動檔案工作的信息化、電子化的發展。這對檔案工作是歷史性的飛躍，是從質到量的變革。