淺談高校外事檔案的管理與對外交流的關(guān)系

【摘要】高校外事檔案管理是高校檔案管理實體分類中的一類。高校外事檔案的管理工作對高校的對外交流及高校自身的發(fā)展有著重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足目前高校發(fā)展的要求。本文對高校如何改進(jìn)其外事檔案管理工作提出了建議。改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時代的悄然來臨，隨著國內(nèi)高校間強強聯(lián)合和不斷擴大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。

【關(guān)鍵詞】外事檔案；重要性；管理

高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體等。

高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀(jì)要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時還有雙方交流合作過程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈送的一些具有保存和紀(jì)念意義的實物等。加強對這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。

社會各方面的迅猛發(fā)展使得上至國家下至學(xué)校都為不斷充實自身的實力而尋求國際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國際交流與合作的推動力。

高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。

高校外事檔案可成為連接各合作單位，團體，個人的橋梁，是雙方開展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見證。對加強與推進(jìn)高校與合作交流方的進(jìn)一步合作與交流具有十分重要的作用。

一、高校外事檔案的重要性

改革開放20余年來，隨著我國對外開放的深入開展，隨著信息時代的悄然來臨，隨著國內(nèi)高校間強強聯(lián)合和不斷擴大的對外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來越受到各方面的高度重視。國家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計劃和管理制度中，落實到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。

過去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡單的資料保管，而檔案管理者更象是倉庫保管員，他們僅進(jìn)行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動，檔案資料的信息、情報價值和使用價值幾乎沒有體現(xiàn)出來，更逞論大范圍地開發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財力進(jìn)行收集處理的信息資源悄無聲息地被流失和湮沒，造成了巨大的資源浪費。隨著社會更加開放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會需求。

高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動及對外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)校科研的發(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對全球范圍競爭的心理和目標(biāo)定位，影響到學(xué)校掌握國際、國內(nèi)的科學(xué)動態(tài)并及時調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等。總之高校外事檔案的工作技術(shù)、管理開發(fā)方式和管理水平的提高對高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。

二、高校外事檔案的技術(shù)化

做好高校外事檔案工作除在思想認(rèn)識上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。

首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急，把簡單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報的管理系統(tǒng)就使這項工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會價值。現(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢的。計算機作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對現(xiàn)代化外事檔案管理來說是不可或缺的。同時，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準(zhǔn)備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長補短，對學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻(xiàn)。此外，我們還要注重對公開交換的信息資信做好認(rèn)真地篩選，注意機密文檔的保密工作等等。

三、高校外事檔案的國際化

在高校國際化過程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國際化給外事檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也帶來新的機遇。

高等學(xué)校國際化進(jìn)程的推進(jìn)，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進(jìn)及提高，為提高我國高等教育的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)我國高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。

四、高校外事檔案的電子化

隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對電子文件進(jìn)行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問題。

建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實可靠。建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強對電子文件利用活動的管理，電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。

加強對外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實性的根本措施。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。

建立外籍專家、教師個人信息的網(wǎng)絡(luò)檔案，省內(nèi)各高校間可通過網(wǎng)絡(luò)檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時效性強。幾所高校還可共同聘請相同類型的外籍專家、教師，實現(xiàn)人才共享，避免人才資源浪費。

作者簡介：

郭翔翊（1983.7-），重慶城市管理職業(yè)學(xué)院對外合作處助理館員，研究方向：檔案管理。