醫療設備采購合同管理系統的設計

遼寧對外經貿學院 方 娜

醫療設備采購合同管理系統的設計

遼寧對外經貿學院 方 娜

合同管理是采購工作中不可或缺的環節,是規范采購管理工作的有效標準。本系統的使用提高了采購合同管理效率,有利于數據信息的共享,促進了合同決策的準確性,為醫療設備采購合同提供了電子化、信息化的管理平臺。

合同管理系統;采購管理;醫療設備

隨著醫院信息建設越來越規范化,醫療設備的投入使用越來越多,其醫療設備的采購合同管理工作也隨之增加。在目前大多數的醫療領域采用的采購合同管理還是傳統中的手工管理與電子表格的結合。這樣舊的管理模式所存在的缺點有很多,比如有:數據的實時更新差、不容易管理人員的查詢、數據的保密性不強、與各部門的互動性弱、管理的效率不高、不利于高層管理的正確決策。現在應該怎樣提高采購的管理水平、與醫療領域采購的其他業務管理系統進行融合,就需要靠現代化的計算機網絡技術個信息技術及其數據庫技術等來進行電子化、數字化的管理,這將是我們面臨的一個重要的挑戰。

1.國內外現狀及發展趨勢

21世紀以后,全球的科技和經濟快速發展。在各領域中,項目管理往往受到很大的重視,尤其是在醫療領域。傳統意義上的合同管理方法,由于合同所接觸到的管理要素太大,所以就造成了合同信息的分散,實時效率底下,費時費力費財等問題。在文檔管理、進度控制、信息匯總等方面都存在較大的困難和缺陷。而合同管理系統可以為醫療領域帶來較大的經濟利益,其價值主要體現在:規范基礎數據管理、提高管理效率、實現標準化管理和個性化管理的有機結合、為領導決策提供準確及時廣泛的信息、為用戶提供全面合同管理解決方案。近些年來,合同管理越來越被人們重視,許多企業在提高采購合同的信息化管理上投入了較多的關注,國內外軟件行業的快速發展為醫療設備采購合同信息化管理提供了技術支持。所以,開發完善的采購合同管理系統,具有重要的理論意義和實踐意義。

2.采購合同管理系統需求分析

2.1 系統可行性分析

可行性分析主要是從經濟、技術以及社會等層面上進行探討該采購合同管理系統的可行。以采購合同管理系統為例,其開發費用支出主要有開發人員費、服務器硬件設備費、開發所需的軟件費,以及系統后期的維護費,這些總費用以約50萬來投入使用開發該系統。雖然該系統是醫院內部的醫護人員所使用,其后期的經濟效益難以用數字來表示。

由此可見,本系統的開發是存在經濟效益的。技術可行性我們將采用成熟的技術,要慎重引進先進技術。此外我們也將著眼于具體的系統開發環境和開發人員能力。該系統開發和運行社會效益在于提高采購合同管理效率,節約醫護人員的工作時間。及時獲取合同信息,減少采購管理人員的決策失誤,促進數據信息共享。

通過對以上三個層面的可行性分析,由此可以確定醫療設備采購合同管理系統的開發完全是有必要,而且是可以執行的,可以立項開發。

2.2 功能性需求分析

根據對采購合同辦理流程的分析,將系統的功能需求劃分為以下模塊:合同辦理、合同歸檔、合同索賠和合同付款。以下對各模塊需求功能進行簡述分析。

2.2.1 合同辦理功能分析

第一需要建立采購合同,以及填出合同書(填寫合同名稱、項目分期、合同分類、合同格式、顯示樣式、合同金額、單價、付款約定、期限約定、保修款、其他說明等)里的相關的內容,將合同進行保存下來之后在進入到復查的審批中去。如果已經確定了合同的內容填寫沒有如何問題,就可以將合同進行審批;如果合同內容填寫的存在問題,就需要將合同內容進行修改;提交到審批處后,進入到審批的流程中,進行審批合同的內容。審批完成后,就完成了采購合同的辦理流程。

2.2.2 合同歸檔功能分析

第一是需要選擇進行歸檔的合同,執行合同的內容進行歸檔,并填寫合同歸檔的代號。如果同一份合同的需要好幾份的后補合同,其合同的代號就會按照順序進行排序下去。采購合同歸檔的需求功能模塊主要有:查詢歸檔合同、修改合同、執行歸檔的合同、確認已經歸檔合同完畢等等。

2.2.3 合同索賠功能分析

第一步是合同索賠的執行操作,需要建立并且填寫出合同的索賠單據,索賠但填寫完成并且保存之后,提交出審批索賠單,進行審批程序后,管理人員就不能對索賠單的具體內容進行修改、撤銷及刪除等操作行為。在審批索賠單的時候,

如果審批的結果通過了,就可以結束完成審批的程序,索賠單審批完成后,只能作廢;如果在索賠單審批時存在問題部分,可以讓合同的起草者申請刪除其審批表;在將索賠單審批完成刪除之后,其合同內容不能修改,可以在作廢后重新辦理新的審批單據或者是重新發起審批。如果索賠單被給拒絕了,則索賠單就會直接廢除。只要索賠單已經填寫完成之后,審批程序也告一段落后,才可以辦理合同的付款單據。

2.2.4 合同付款功能分析

在執行采購合同付款程序的基礎上,需要建立并且填寫付款申請單等信息,填寫好全部的付款信息后,保存付款單據信息。要是付款單不走審批程序,其保存成功之后,就可以直接打印付款單了;若發起審批程序,就需要提交審批的請求,然后由審批人員審批通過后,在打印付款單信息。

2.3 非功能性需求分析

本醫療設備采購合同管理系統的非功能性需求關鍵在于用戶不同設置其不同的角色,賦予不同的權限,以確保數據的安全性。在系統故障處理的要求方面更加人性化,在網絡通信的速度更加快速。該系統的具有安全的、可擴展性以及可維護性。

3.采購合同管理系統詳細設計

以醫療設備采購合同管理系統為例,該系統將采用B/S三層架構,采用VB。NET技術和Microsoft SQL Server 2008數據庫技術。在此模式下的系統最大的優點就是操作簡便,易用性、可擴展性強。

3.1 系統各功能模塊設計

3.1.1 合同辦理功能設計

系統用戶或者合同辦理人員,選擇新建合同,發送新建合同信息請求;系統接受請求,調用采購合同辦理控制類中初始化新建采購合同信息頁面方法,顯示新建合同信息頁面,系統用戶填寫采購合同信息后,發送保存請求;系統接受請求,首先調用合同辦理控制類中的相關方法封裝頁面表單數據,然后調用采購合同辦理業務邏輯類中的保存方法,保存新建的采購合同信息,并返回顯示保存結果。

3.1.2 合同歸檔功能設計

系統用戶或者合同辦理人員,需要選擇執行歸檔的采購合同信息的記錄,在發送出執行合同的強求,當系統接受了請求。調用該采購合同的歸檔管理控制類中的執行合同的方法。第一是要通過合同的歸檔業務邏輯類查找數據庫中的合同有關信息記錄,其次是顯示出操作頁面來自執行合同歸檔,合同的辦理人員執行合同歸檔的操作。

3.1.3 合同索賠功能設計

系統用戶或者合同索賠辦理人員,選擇需要修改的索賠單信息記錄,發送修改請求;系統接受請求,調用合同索賠管理控制類中修改索賠單方法。首先通過合同索賠管理業務邏輯類,查找該索賠單信息記錄,然后顯示修改該索賠單信息頁面,系統用戶修改索賠單信息后,發送保存請求;系統接受請求,調用合同索賠管理控制類中保存方法,通過合同索賠管理業務邏輯類中的保存方法,保存修改的合同索賠信息記錄,并返回修改結果。

3.1.4 合同付款功能設計

系統用戶或者合同付款辦理人員,選擇查詢條件,發送查詢要辦理的付款合同請求;系統接收請求,調用合同付款管理控制類中查詢付款合同方法,通過合同付款管理業務邏輯類中的查詢方法,查詢數據庫中符合條件的付款合同,并顯示查詢出的付款合同結果記錄。

3.2 數據庫技術

本醫療設備采購合同管理系統采用的是Microsoft SQL Server 2008數據庫。該數據庫管理系統具有的特性有:提升開發人員的工作效率,更具智能化的商業解決方案,是一種更安全可靠和更高效的數據平臺。在系統數據庫設計中第一點就是需要將實際業務中所接觸到的相關數據項以及數據結構、數據類型定義等進行轉化,得到能夠在SQL Server 2008數據庫系統中進行表達的數據結構以及數據類型。數據庫技術保證了合同管理系統的可靠性、適用性及其共享性,從而實現系統客戶在每個方面提出的功能需求,使系統達到意想不到的結果。

部分數據庫表的設計如下所示:

(1)采購合同管理系統合同信息表數據如表1所示:

表1 Contract

(2)采購合同管理系統供應商表數據如表2所示:

表2 Provider

(3)采購合同管理系統付款明細表數據如表3所示:

表3 Payment_Details

(4)產品表:由于醫療設備的多樣性,需要單獨的設置一張表格來存儲數據信息,其中的字段有產品編碼,產品名稱,產品類別型號,產品單價,備注等。

(5)收貨表:當財務人員依據采購合同的內容支付完成供應商的款項,就會收到采購的醫療設備,這就需要一張表格來記錄收到貨款的單據。

(6)維修記錄表:維修記錄表以維修記錄編碼為主鍵,記錄維修的日期,單位名稱,消耗醫療設備的型號,維修人員和記錄設備故障情況,這樣采購管理可以通過表對比維修情況,以便下次采購更好的設備。

3.3 系統前端設計

在采購合同管理系統軟件的前端設計中,我們會有基本的登錄注冊功能,體現在帳號,密碼和驗證碼。該功能的使用主要是系統管理員登錄和普通用戶登錄。系統管理員的主要有增加、刪除、修改、查詢采購合同數據的功能,而普通用戶登錄只開放查詢功能。對于個別用戶的權限,視情況而定。

4.總結

合同管理是多態的,合同內容必須是準確的,清晰的。在現代化的科學技術和經濟快速發展的時代下,采購合同管理系統的必要性不可否認。它可以為采購管理人員提供決策幫助,可以系統化的管理合同,有效的提高了采購管理工作的效率,簡化了合同管理的工作流程,實現了"無紙化辦公"理念,也達到了各部門之間數據共享,能夠對合同管理進行實時跟蹤、監控。該系統的開發實用會使采購管理工作變得更加有序性、高效性以及科學性。

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