信息化背景下高職院校資產檔案管理系統的建設研究

石中葉+楊偉元

【摘要】高校的資產是高校辦學的物質基礎，高校的資產管理工作關系到高校的辦學水平和健康發展。本文分析了當前高職院校資產檔案管理工作存在的問題，并開展探討，就信息化背景下高職院校資產檔案管理的建設工作提出了合理建議。

【關鍵詞】高職院校;資產檔案管理工作

高校資產檔案管理是高校資產管理、檔案管理的重要組成部分，是提高辦學水平，提升核心競爭力的重要舉措，也是高校管理活動的重要內容。隨著社會對高技能型人才的需求的加劇，我國各高職院校進入了高速發展期。在國家加大投人，社會企業捐資助學，高校自身的統籌發展，高職院校各方面條件都得到了很大的改善。隨著高職院校教育教學改革的深入，高職院校資產的增多，其檔案管理落后問題凸顯。各高職院校急需加強高職院校資產的管理，改變傳統的管理模式，提高資產利用的效率。

隨著資產種類、數量的增多，高職院校資產檔案管理工作更加復雜化。信息化技術的高速發展對各行業領域帶來了革命性的變革，落后的資產檔案管理模式嚴重制約了高職院校的發展，信息化技術的應用已經成為高職院校資產檔案管理的主流趨勢。

一、當前高職院校資產檔案管理現狀分析

1、高校資產檔案管理指導思想不明確

由于高校的非營利的性質，高校建設資金主要依靠于國家和政府的財政撥款，受該體制的影響，高校資產管理形成了難以突破的固有的思維模式：重資金投入，輕日常管理，管理方法和模式滯后。另一方面，傳統高校資產管理是一種靜態的管理，由于高校固定資產的種類繁多，數量龐大。這種管理只能簡單的記錄資產的數量、價格、型號等信息，而在實際使用中，則不能及時有效地反映資產的周轉環節、流動以及報廢、折舊等等信息。動態管理的缺乏不能有效反饋資產使用情況。

2、管理的責任主體缺位

高校資產檔案是伴隨著資產的產生、使用而形成的一種專業性檔案，具有關聯主體多、專業性強、產生過程漫長、信息量大等特點。其管理工作涉及部門多，人員廣。學校檔案管理部門雖對學校所有的檔案管理工作具有管理和指導職責，但人員和資產管理專業知識的缺乏，無法關注到資產檔案產生的每一個環節和所有對象，無法承擔直接的管理責任;國有資產管理部門是資產形成的主導者，其主要職責是規范采購、合理配置、安全管理資產，但缺乏資產檔案的管理知識與責任意識，也無法獨立系統地設計和管理資產檔案;其他資產責任單位一般只負責職責范圍內資產所產生檔案信息的相關管理工作，更不可能全面負責資產檔案的建設與管理工作。高職院校資產檔案管理的特性決定了其責任主體非單個單位所能完成，這直接造成資產檔案管理的無序化，導致大量檔案信息遺失、變形，嚴重影響資產檔案信息的真實性，造成效能低下。

3、高校資產檔案管理缺乏專業的管理人員

高校檔案工作人員除綜合檔案室或檔案館人員為專業專職人員外，資產檔案管理人員大多為非專業兼職人員，資產檔案管理非其主要工作，其檔案工作知識技能主要靠實踐摸索和自學提高，專業水平參差不齊。且兼職檔案人員流動性大，崗位人員流失嚴重，一定程度上加劇了資產檔案人員整體素質的下降，而檔案業務培訓工作在高校很難像干部、教師培訓一樣得到應有的重視，缺乏常規化培訓機制，資產檔案人員業務素質的提升也難以得到實現和保障。

二、信息化背景下高校資產檔案管理的建設的途徑

1、加強資產管理的系統性建設

高校資產管理實踐活動有自己獨有的運行機制、管理制度、內容體系、人員隊伍和技術標準，是一項規范的系統性工程。相應的，高校資產檔案管理作為資產管理活動的映像反映，本身就不可避免的具有系統性。只有以系統整體目標的優化與實現為準繩，科學分析、協調各子系統的相互關系，才能促進事物的整體平衡發展。因此，各類高校的檔案工作者應高度重視資產檔案管理工作，樹立系統意識，強化系統建設與管理，促進資產檔案建設水平的整體提高。

2、提高高校資產檔案管理的效能

高校資產檔案管理應遵循管理的效能性原則，通過創新管理理念，完善管理內容，改進管理手段和方法，更好地發揮檔案管理效能，真實地反映高校資產的使用狀態，為改革資產管理方法和手段提供依據，從而促進高校資產使用效能的再提高。資產檔案效能管理的核心是分析和利用資產檔案中的資產使用數據，而傳統的紙質檔案恰恰最不利于相關數據的統計與分析。因此，我們要提高資產檔案的管理效能就一定要加快檔案管理的信息化建設。

3、加快資產檔案管理的信息化建設

信息化時代的到來給人們的工作和生活帶來無限的便利，同時也改變了傳統的工作模式，實現高校資產檔案管理信息化可以加強對資產檔案管理工作的監督，必定能促進各項管理措施的有效實施，同時也會給資產檔案管理者帶來方便，可以簡化繁瑣的工作流程。

以數字化、智能化校園建設為契機，推行資產檔案編制、接收和保管的數字化、多媒體化，實現技術創新。加強資產檔案管理人員的信息化能力培訓，推行數字化館藏建設，實現藏、閱、利用智能化，編研工作網絡化。高校應開展國有資產檔案的數字化和網絡化實現檔案信息資源的共享，以便為學校規劃決策及時提供準確的基礎數據，更好地為教學科研服務。同時，根據所歸檔的檔案資料建立信息網絡，建立統一規范的國有資產檔案信息數據庫，實現信息資源的開發和利用。

三、結束語

資產檔案管理信息化是資產檔案管理的必然發展趨勢，順應時代發展潮流。高職院校要轉變觀念，樹立現代化的管理理念，建立完善的資產檔案管理信息化制度，提高管理人員的綜合素質，建設統一標準體系，實現檔案信息共享。作為高等院校的資產管理工作者和檔案工作者，要針對高校資產檔案管理中存在的問題，切實加強管理，使資產檔案工作更好地服務于學校的科學發展，確保資產的安全完整，實現資產的合理配置，提高資產的使用效率，共同為推動高等教育事業的健康發展做出應有的貢獻。

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