物資計劃“矩陣式”管理

張菲菲

物資計劃“矩陣式”管理

張菲菲

物資計劃管理作為物資管理的“龍頭”，在供電公司生產運行中占有舉足輕重的地位。陵城區供電公司堅持“集中、統一、精益、高效”原則，以公司年度固定資產投資計劃、綜合計劃、財務預算為基礎，執行國網公司統一標準，建立起物資計劃“矩陣式”管理機制，擴大計劃管理范圍，主動參與項目部門技術研討，將物資標準化應用落實到項目可研、初步設計、施工圖設計等階段，宣貫到相關管理崗位和操作層級，實現物資需求計劃的縱向貫通、橫向共管，確保物資需求計劃更精確、更科學、更具有可操作性。

一、問題診斷

物資計劃是企業根據自身項目建設需要、生產經驗和能力及物資耗用規律等，對計劃期內物資采購供應做出的預見性安排和部署。它是電網建設、運維、經營活動的前提，同時也是整個電網物資工作的“龍頭”。物資計劃如何做到及時、準確、高效，并與公司生產經營目標保持一致？首先應充分考慮物資現實和前瞻需求，其次是提報、審核并實施。根據年度物資需求計劃，參照相應工程里程碑計劃和投產日期要求，主動提醒項目需求部門按照采購批次安排進行采購申請提報，將物資標準化應用落實到項目可研、初步設計、施工圖設計等階段，不僅能夠增強項目管理的整體協調性，還能夠提高計劃申報的準確性和及時性。

二、提升目標

公司根據上級部門招標批次及招標范圍要求，進行年度物資需求計劃和批次物資需求計劃重難點調查分析，無論是按照重要性還是按照管理難度，計劃上報的準確性成為提升管理的目標，從全業務供應鏈角度出發，影響物資需求計劃上報準確性的環節是多方面的，建立“矩陣式”管理制度，抓設計源頭、抓同步編制、抓需求儲備，由生產、基建、計劃、營銷等部門按照職責分工，采用相對性指標（批次計劃不合格條目數/批次計劃上報總條目數）與絕對性指標（批次計劃不合格條目數）相結合的方式進行綜合考核，使被考核主體與責任主體相一致，將考核壓力傳導到相關部門。

三、內涵及做法

物資計劃“矩陣式”管理結構，采取以物資計劃管理為核心，職能部門（項目需求單位）為基礎的矩陣式組織管理形式，體現為不同項目、不同部門對物資需求的共享，消除職能部門之間的信息壁壘，避免職能部門的“各自為政”。橫列細分為職能部門（項目需求單位），分別代表所在部門全權負責項目相關工作范圍，合理確定項目年度或跨年度計劃投資額度，提高計劃編制的準確性和資金使用效率。可見，生產部門在安排年度物資計劃提報的時候應充分考慮項目年度計劃及預算，其他職能部門在編制年度物資需求計劃時同樣應考慮相關因素。職能部門在此項管理上的關系均為較強關系，項目可研、初步設計、概預算編制階段，除嚴格執行國家、行業電網技術改造工程定額及費用計算標準外，還應落實物資的標準化應用。縱列為物資計劃管理關鍵點（見圖1）。

圖1 物資計劃“矩陣式”管理簡易示意圖

參照上級部門集中采購目錄安排，按時間節點要求在計劃預審會議上由物資管理部門宣貫上級部門最新審查要點，并就申報范圍、物料選型、價格偏差、交貨期，技術規范書中的單體工程名稱、模板選擇、內容參數、隨意亂添加、填寫錯誤、參數填寫等重點問題達成共識，確保各專業部門分工負責，高效協同。橫列與縱列交叉部分分強弱關系，主要是參照計劃關鍵因素，分析與計劃偏差大小，如因項目單位原因導致計劃錯誤、參數錯誤、標準錯誤進行統計后將問題計劃“一律回退”，并按照相對性指標和絕對性指標對項目單位進行綜合考核。

圖1僅為矩陣式管理的簡易示意圖，實施該項管理會使組織內部溝通量大大增加。橫向與縱向可以在合理范圍內進行擴展，與職能部門（項目需求單位）溝通越頻繁，作為關鍵點的縱列必然向更深層次拓展。矩陣式管理的雙向溝通與交叉，明確了生產、基建、規劃、營銷、信通、農電、財務等部門在物資需求計劃提報中的職責，物資計劃管理范圍變大，空間提升度等級變小，交叉點關系變強，物資計劃管理越接近預期目標，利于其向及時、準確、精細化方向發展。

四、成效分析及存在的困難

第一，通過計劃矩陣式管理機制，職能部門負責人明確了項目所需物資的應用標準，項目投資估算主要設備規模及材料價格有真實的參照，物資管理部門同時也熟知可研依據、項目建設的必要性及可行性、工程概述、線路路徑選擇及工程設想、投資估算及效果分析。采購申請提報合規率、及時率、準確率均能得到大幅度提升，同時能有效避免追加計劃、批次外計劃、自購計劃等不合規計劃。

第二，物資計劃“矩陣式”管理，是一套提出分析問題、采取行動解決問題來實現管理目標的系統方法，它將項目組織中橫向聯系和縱向聯系相結合，加強了職能部門與物資管理部門之間的配合，能夠及時互通情況，交流意見，促進共同決策，也能夠抓住項目前期管理的關鍵環節，進行節點控制，不同程度地提高物資計劃上報質量。但如何實現物資計劃由“點、線”到“面”的“矩陣式”管理，由物資計劃專業人員、項目部門到全局重視計劃（物資）管理，力爭實現項目需求部門對物資采購標準從“應知”到“應會”，從“要我用”到“我要用”的提升仍需相當長的時間。

第三，物資計劃“矩陣式”管理具有極大的靈活性，對于設計變更等導致的物料需求變更可以重新應變組建，選擇合適的批次提報，但不適合臨時項目和應急項目這類事件要求比較急的項目。

（作者單位為國網山東省電力公司德州市陵城區供電公司）