OA辦公自動化系統在企業中的應用價值

摘 要 隨著現階段信息技術的不斷發展，OA辦公自動化系統應用十分廣泛，在企業管理中起到關鍵作用。但部分企業對于OA辦公自動化系統不甚重視，這導致辦公效率低下。本次結合OA自動辦公系統的概念、特征、發展過程，對OA自動化辦公系統的實際應用價值進行分析，并詳細探討這一系統的結構、運用效果，希望能夠為企業的實際辦公工作提供一定的指導。

【關鍵詞】OA辦公自動化系統 企業 應用價值

隨著現代企業的飛速發展，其辦公過程中離不開信息技術的應用。由于信息技術的發展與廣泛應用，OA自動化辦公系統受到廣泛關注。通過這一系統，不僅僅可以提高企業工作的有效率，同時，還能夠為企業的發展、運行提供科學合理的工作依據，為企業的競爭力的提高打下堅實的基礎，因此，現代企業應該重視OA自動化辦公系統的應用。

1 OA辦公自動化系統概述

1.1 概念

OA辦公自動化系統是專門應用于企業辦公管理的自動化系統。這一辦公系統不僅僅改變了傳統的辦公模式，還能夠進一步提高其辦公效率。在這一系統的支持下，可以將企業各個部分的公文流轉、審批以及發布等工作流程進行有效綜合，不斷提高企業辦公的系統化、規范化。由于其辦理、高效的特點，無論在哪個行業中，都受到企業的追捧。

1.2 特征

作為一種新興辦公模式，OA辦公自動化系統具有其自身的特征，其主要內容如下：

1.2.1 實現實時通訊

這一系統利用信息技術進行事物的處理，能夠實現實時通訊，為各個部門節約了大量的時間，并進一步緊密了公司人員的聯系。同時，這一辦公系統為企業工作人員提高詳細的資料。

1.2.2 高效便捷

這一系統可以通過信息資源、網絡資源的高校運用，快速將相應資源轉達到所需人員手中，促進資源共享，有利于工作人員進行資源檢索，為各個部門提供便利；三是系統能夠促進管理水平的提高。通過信息的快速傳送、文件的高效利用，可以促進其管理水平的提高。

1.3 發展歷程

OA辦公自動化系統是一個不斷發展、更新的過程，根據其發展歷史，可以分為以下四個階段：一是紙張信息數字化階段。在這一階段，主要實現從手工到電腦的有效轉換；第二階段為工作流為中心。這一階段主要是指公文流轉、流程審批內容；第三階段是 B/S 應用模式為代表的 OA 系統時代；第四階段出現協同辦公。主要將企業工作中的公文流轉、流程審批、制度管理等進行高效整合，促進其系統化、高效化發展。根據相關數據顯示，現階段，我國對這一系統的應用主要集中在第四階段。

2 OA辦公自動化系統在企業中的應用價值

2.1 企業對于OA辦公自動化系統的巨大需求

由于現階段信息技術的發展以及企業生存環境的改變，企業對于OA辦公自動化系統具有巨大的需求，進行信息化建設，可以為企業的發展提供更好的服務。在以往的辦公過程中，由于忽視對于信息技術的應用，直接導致辦公效率不高，管理以及相應的決策，很難實行，十分不利于企業的發展。

2.2 OA辦公自動化系統運用效果

這一系統的運用取得了良好的效果：首先，這一系統的廣泛應用，不斷加強了各個部門工作人員的聯系。這一系統辦公界面樸實，使用較為方便，能夠有效地為員工提供信息查詢。在這一系統的支持下，所有工作人員都可以參與到辦公流程中去，了解企業的各方面發展情況，同時進行各項規章制度的學習。在此基礎上，管理層有利于進行員工日常行為的指導，充分調動員工積極性，為企業的發展做出貢獻；其次，提高自動化水平。在這一系統的支持下，能夠有效地對合同管理、公文管理以及人力方面的管理進行高效整合，不僅僅方便各個部門之間的相互聯系，同時，加快信息流轉速度以及規范化程度，提高辦公自動化水平。同時，這一系統的運用，大大節省人力物力，進一步降低辦公成本，提高運行效率，對于企業的發展有積極作用。在此，加強信息共享與溝通。通過信息共享，讓更多的員工參與到企業建設過程中，同時，為工作人員之間的交流提供便利。在這一系統界面，企業可以根據其實際情況進行信息的發布，當工作人員登陸界面的時候，能夠快速掌握各種信息，處理相應的指令。最后，推動企業信息化發展。由于使用的是自動化辦公系統，因此，工作人員可以進行公司內網的介入，全面了解企業內部的工作狀態，進行業務處理等。在一定程度上實現了移動辦公。實行信息化管理，各種管理工作不會受到時間、空間的限制，避免工作堆積現象的出現。

2.3 發展展望

實現企業辦公自動化，不僅僅是企業發展的需求，同時，也是企業發展環境變化的需求。隨著現階段企業競爭不斷增大，自動化辦公系統應該被廣泛應用。但是，在應用過程中，企業也應該注意到這一系統的不足之處，并根據自身企業的實際情況，進行相應策略的提出。其主要的不足體現在：工作人員對于這一操作不甚熟練；管理制度不完善以及相應的網絡安全問題等。企業應該立足于現狀，完善相關制度建設，規范自動化管理，加快專業人才培養，并重視技術創新，推動 OA辦公自動化系統得到更為有效的運用，為企業發展做出更大貢獻。

3 總結

綜上所述，進行OA辦公自動化系統的應用具有十分重要的價值，因此，各個企業應該重視這一系統的運用。通過這一系統，不僅僅可以提高企業工作的有效率，同時，還能夠為企業的發展、運行提供科學合理的工作依據，為企業的競爭力的提高打下堅實的基礎。同時，也要清楚地意識到，進行這一系統的運用也存在一定的不足，企業一定要根據其實際情況，進行相關管理制度的不斷完善，推動企業信息化的發展。

參考文獻

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作者簡介

楊柳（1987-），女，滿族，遼寧省撫順市人。大學本科學歷。現供職于北京鐵路局北京機務段。研究方向為網絡。

作者單位

北京鐵路局北京機務段 北京市 100022