在高校人事檔案管理中的幾點思考

王劍

【摘 要】在現代高校人事活動中，人事檔案管理工作是不可或缺的一部分，它能夠為人事活動提供基礎材料，人事檔案的開發利用，有效促進高校發現人才，激勵人才，做到對人的合理使用，在整體人事活動中起著及其重要的作用。建設團隊檔案管理，為高校專業人才團隊與梯隊的搭建提供一種平臺支持，在整個學校科學管理中，在高校人事制度改革、資源重新配置中對提高高校的凝聚力和核心竟爭力具有深遠的意義。

【關鍵詞】人事檔案；地位；轉變

在人類社會的發展過程中，檔案起著不可或缺的作用，其中人事檔案的作用很多學者給予了內涵一致的描述。著名學者陳譚從公共管理的角度這樣描述：“人事檔案作為一種公共管理工具，充分體現了國家安全與管理的有效性，它的存在為龐雜的公共事務管理和復雜的人事任免更替找到了依據，對中國幾十年來經濟社會發展和國家的安全穩定起到了不可言喻的作用”。同樣在我國高校中，人事檔案對高校的自身發展和綜合竟爭力的提升起著不可估量的作用。我國一大批高素質的優秀人才集聚在高校，那么，如何管理好這些優秀人才的人事檔案，讓檔案準確有效的反應這些優秀人才的個人特點，把他們個人在教學、科研、管理活動中出色的表現，反映在人事檔案材料中，為學校發展提供寶貴的材料，如何通過對人事檔案的有效管理來助推高校教學、科研、管理隊伍建設，做到對人的合理使用，充分激勵教師的學術潛能，產出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問題，這對檔案管理人員以及檔案部門的領導提出了新的要求。

1 高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分之一，人事檔案是對教師的學歷、工作經歷、家庭背景、業務能力、科研水平、思想品德、獎勵處罰、工資水平以及健康狀況等方面的記載。記述和反映教職工個人經歷和德才表現，在高校的人事、組織等部門在選拔、培養、使用人才和引進人才時，以備考察的基本材料。而高校人事檔案管理就是圍繞人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管和提供利用開展的工作，這個工作盡管不直接參與學者的教學科研實踐，但在整個學校科學管理中，對提高學校的凝聚力和竟爭力，確保高校健康、有序、良性運轉具有重要意義。首先是在高校人事管理工作中，檔案材料能夠為激發教職員工的科研能力提供依據。隨著國家人事聘任制度的深化，高校學者作為學校重要的人力資源，其流動性日益增強，學者與學校之間靈活配置的新機制日漸形成。只有將最優秀的人才與最具挑戰性的職位搭配起來，高校學者的專業優勢與潛能才可能得到充分地激勵與開發。其次是高校人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉。在一切學校管理要素中，人，尤其是高層次知識分子、高精尖學者，是最具膨脹力、能動性與發展后勁的管理要素，是將所有物資資源、信息資源、人力資源整合起來，使之發揮最優化現實效能的重要要素。人事檔案管理作為高校管理的基礎工作，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托，。再次是通過對人事檔案信息化管理工作的有效開展，科學完善人事檔案特別是教師檔案信息系統，讓人事檔案合理利用，為學校人事決策工作提供客觀、準確的信息保障，推進高校人才管理工作的高效能運行。可以說，高校人事檔案管理工作是學校科學發展不可或缺的基礎信息系統。

2 人事檔案在高校管理中的地位決定了對人事檔案管理的新要求

隨著國家人事制度改革的深化，高校人事制度改革和人才資源的合理配置也在不斷深化和完善，人事檔案管理工作要適應當前的工作形式，要想在人事制度的改革中發揮自身職能，就必須改變思路，從以下三個方面改變人事檔案工作重點：

2.1 人事檔案管理材料的內容從“人事檔案”向“人才檔案”的轉變

在傳統的人事檔案材料整理基礎上，由簡單記錄高校教師的個人基本信息、學歷、工作經歷、年度考核、職稱、工資信息等，這種個人基本信息的匯集，增加高校教師的本科、碩士及博士學習研究內容、專業變更情況、在工作中的主要研究方向和教學專業方向、完成的科研教學工作及成就、發表論文和項目獲獎等重要信息納入人事檔案之內，增加對教師人才的特長與優勢方面的檔案信息，使之適合國家人才發展戰略的要求，充分發揮人事檔案對人才個人專業成長的激勵功能的要求，使人才檔案成為輔助高校教師人才成長規劃的重要輔助工具。

2.2 建設優秀人才團隊的檔案管理

在高校中有形形色色的團隊，如教學團隊、學術團隊、科研團隊等，他們對知識生產與學術創新最具促進效能，高校發展依靠的就是人才個體間的協作與協同功能的發揮，因此，高校人事檔案管理工作的重點也應該由以“個人為主”向“團隊為主”的方向轉變。在人事檔案建設中，建設校內的學術組織或教學組織團隊檔案，一方面能顯現各個團隊的教學、科研能力，為各個團隊的人才隊伍建設政策提供材料；另一方面通過整個團隊的檔案材料，顯現這些團隊的人才梯隊狀況，為各個學術組織、教學組織的人才建設提供參考信息，促進各團隊的健康發展。

2.3 將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中

長期以來，人事檔案管理工作在高校中一直處于無人重視的地位，只能在教學、人事活動發生后，做一些收集資料與信息記載等類似“秘書”性質的工作，它為學校人才資源的匯聚與人才內力的釋放提供的數據與信息支持，以及它本身具有的先導功能不能在學校人事管理及發展中發揮。不能讓它為學校教師人才的合理、有序、正向流動提供保駕護航的本職功能得到發揮。學校人才選聘與發展規劃，應以人事檔案管理工作為基礎，讓“人事檔案”參與學校人才政策的制定，真正以現有人才隊伍為基礎，開展學校人才引進工作，也就是在以現有人才檔案為依據，編制與審核學校年度人才引進計劃。這樣通過把現有人才檔案和團隊人才檔案材料反饋給學校決策人員，使得學校人才建設工作基于校情之上，最大化地提升學校人才組合配置、人才選聘、引進工作的效能。

3 實現高校人事檔案科學管理的途徑

3.1 領導重視

在我國高校領導權力和地位不可忽視，一個部門的地位和重要性除了自己的努力以外，更重要的是取絕于這個部門在學校整體工作布局中的位置，取絕于這個部門在學校整體工作中所處的次序。而學校工作整體上的布局是領導決定的。一個學校的人事活動，人事檔案管理工作能否提供現有的人才資源情況，讓現有的人才檔案做為基礎，為學校引進人才計劃的編制做參考和依據，這些不是人事檔案工作人員可以決定的，人事檔案工作人員只能提供給學校領導，由領導決定，因此，人事檔案管理的作用能否發揮，不僅取決于工作人員的工作態度和工作水平，更大程度取決于領導對人事檔案管理的重視度。

3.2 資金投入

在高校中諸多工作都已經實現信息化處理，人事檔案管理工作也急待于信息化建設，在高校整體工作的信息化平臺上，實現共同管理，讓人事檔案的利用更為便捷和科學，真正發揮人事檔案管理的作用，使得檔案不只是收集在檔案柜里，而是分級利用。這就需要將人事檔案管理在傳統的實物管理基礎上，進行信息化處理，學校就要投入必要的設備，引進《全國組織人事管理信息系統》，讓人事檔案工作人員有條件開展信息化處理工作。通過收集、整理人事檔案信息，科學建立人事檔案電子檔案，準確提供班干部電子檔案利用，讓人事檔案的開發和利用工作落到實處，為學校引進人才、利用人才提供依據，讓學校的人才工作基于校情之上，最大化的提升現有的人才資源配置，切實有效的促進學校綜合競爭力的提升。

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