試論科技資料與科技檔案一體化管理的探究與實踐

陳荔

【摘 要】隨著現代科學技術的迅速發展，檔案信息資源開發利用是在計算機發展的形勢下發展起來的一種新型利用方式——科技資料與科技檔案一體化管理。文章對科技資料與科技檔案一體化管理的必要性進行了較詳細地分柝，并對如何實現科技資料與科技檔案一體化管理進行分析和論述。

【關鍵詞】科技資料；科技檔案；信息系統；一體化管理；信息資源

隨著社會生產力和科學技術的發展，為了統管和開發利用科技信息資源，企、事業單位應該實施科技檔案、科技資料一體化管理，甚至把科技檔案、科技資料、科技圖書、科技情報或檔案、資料、圖書、情報一體化管理。實踐表明，科技信息一體化管理，對于提高信息工作的活力，更有效地發揮信息的作用，實現信息的共享具有重要意義。面對科技信息一體化管理的發展趨勢，科技檔案工作者應該解放思想，更新知識，分析新情況，研究新問題，建立和完善這一新的管理體制。筆者主要闡述科技資料與科技檔案一體化管理的必要性及其如何實現等問題。

1 科技資料與科技檔案一體化管理的必要性

科技資料與科技檔案一體化管理，是指把科技資料工作納入科技檔案工作管理體制。它包含：一是，就國家來講，要把科技資料和科技檔案作為一個有機整體統管起來，實行統一領導，按專業分級管理；二是，就一個具體單位來說，要把本單位的科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和開發利用中心，負責統籌、協調、組織、管理全部的科技檔案和科技資料工作。

1.1 科技資料同科技檔案具有密切的聯系

科技資料同科技檔案，既互相區別，又互相聯系，是兩種有密切關系的科技文獻材料。這是科技資料與科技檔案實行一體化管理的決定性因素。

1.1.1 內容相同

科技信息是科技資料、科技檔案的共同內容。它們都是通過一定物質載體存貯和傳播科技知識信息的，都屬于科技知識信息材料，科技知識信息是它們的本質特征。科技檔案側重于原始的知識信息，科技資料則側重于加工后的知識信息，但兩者都是知識信息，是知識信息系統的不同層次。

1.1.2 載體材料相同

科技資料、科技檔案均屬于人體外的知識信息庫。知識信息必然依賴于物質載體才能存在。人類社會的知識信息，一方面，存貯于人腦的記憶中，但人腦記憶存貯畢竟是有限的；另一方面，存貯于人類創造的體外信息庫中，這是個無限的存貯記憶裝置，主要是通過一定的記錄方式將知識、信息存貯于紙、膠片、磁帶等物質載體上。而這些材料正是科技資料、科技檔案共同的物質載體。

1.1.3 作用相輔相成

科技檔案和科技資料盡管在作用的性質上各具特點，但是兩者都是科技、生產活動所不可缺少的科技資源條件。科技檔案具有憑證作用和參考作用，而科技資料僅有參考作用，從傳播知識和提供信息來說，兩者在使用中相輔相成、相得益彰，在科技、生產活動中，它們共同發揮著各自的優勢。

1.1.4 管理方法相似

由于科技資料、科技檔案的內容、載體和參考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之處。比如，收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、提供服務是科技檔案工作的基本環節，而科技資料工作的程序也大體如此，只是各自的側重點不同而己。不僅傳統管理方法相似，而且采用的現代化管理手段也基本相同，如電子計算機、縮微和復印技術等。

1.1.5 互相轉化

由于科技檔案和科技資料關系密切，因此，在一定條件下兩者可以互相轉化。比如，某單位為參考而搜集來的科技資料，一旦被采用，這些科技資料就成為記述和反映該單位科技、生產活動的真實記錄，因而也就轉化為該單位的科技檔案。同樣，一個單位的科技檔案，一旦復制提供給其他單位參考，即可轉化為其他單位的科技資料。科技檔案的復制件和科技檔案的編研成果是科技資料的重要來源。

由于科技資料、科技檔案存在著許多共同因素和轉化關系，從而為科技資料與科技檔案一體化管理打下了堅實的基礎。

1.2 科技資料與科技檔案一體化管理是利用者的需要

隨著科學技術向綜合化、整體化發展，科學技術相互滲透、相互交叉，科技、生產活動也在向綜合化、整體化發展。各自為政、縱向伸展的科技檔案、科技資料管理方式已不適應社會發展的需要。

現代化的科技、生產活動，對科技檔案、科技資料的需求是整體的，既要求有完整、準確、系統的科技檔案，又要求有完整、系統的科技資料；既要求有原始的科技檔案為依據，又要求參考國內外最新的科技信息。因此科技檔案、科技資料工作自成系統、封閉守舊的觀念和做法，已經不能適應利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技資料、科技檔案分散，科技檔案部門尚未形成科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，不利于科技信息資源綜合開發利用；二是，浪費利用者時間，影響科技、生產活動的進程，往往一個項目的材料需要多處尋覓，查找材料占去了整個科技項目的大部分時間；三是，缺乏橫向聯系，沒有統一的信息網絡，不能適應科技信息縱橫交流的需要。只有實行科技資料與科技檔案一體化管理，才能避免上述弊端，滿足利用者的需要。

1.3 整體的功能大于各部分功能的總和

系統論認為：整體（系統）的功能大于各部分（子系統）功能的總和。因此科技檔案系統、科技資料系統的功能與屬性的簡單相加，不等于而小于科技資料、科技檔案一體化管理的功能與屬性。其原因在于科技檔案、科技資料實行一體化管理之后，兩者之間加強了橫向聯系的協作，可以更有效地開發科技檔案和科技資料信息資源，建立現代化的科技檔案、科技資料統一網絡之后，信息數據庫可相互檢索利用。

既然科技檔案、科技資料一體化的整體功能大于各部分的功能之和，效果更佳，價值更大，因此，在企、事業單位，實現科技檔案、科技資料的一體化管理勢在必行，在此基礎上進而實現科技信息一體化管理，也已成為信息產業的發展趨勢。

2 如何實現科技資料與科技檔案一體化管理

由上所述，科技資料與科技檔案一體化管理勢在必行，科技檔案工作者應為“一體化”的發展做出貢獻。

2.1 提高認識，樹立“一體化”觀念

人們常常把科技資料和科技檔案混為一談，統稱為科技檔案資料或技術資料，概念不清導致兩者混合管理。在實踐中人們認識到科技檔案和科技資料是兩種事物，應該區分清楚，分別管理，從而在較長時期內由科技檔案部門兼管科技資料。從正反兩方面的經驗中認識到，盡管科技檔案和科技資料是兩種事物，在管理和使用上各有特點，但是兩者關系密切，應該實行統一管理，綜合開發利用，從而出現了科技資料與科技檔案一體化管理的發展趨勢。

科技資料與科技檔案一體化管理，既不是把科技檔案、科技資料不分的混全管理，又不是將科技資料和科技檔案簡單相加，把科技資料作為附屬物，視情況給予附帶的兼管，而是從科技信息系統的角度把科技資料、科技檔案視為一個整體，由科技檔案部門統管。實現科技資料與科技檔案一體化管理，是把科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，把科技檔案——內部信息和科技資料——外部信息融為一體，形成一個緊密結合、互為補充的信息系統，以適應綜合開發利用的需要。因此，科技資料與科技檔案一體化管理是一種新型管理體制，它對于強化信息機構，提高信息工作的活力，更有效地發揮信息的作用具有重要意義。

只重視科技檔案而輕視科技資料，或者只注重科技資料而輕視科技檔案，這是兩種偏見。應該明確，科技檔案和科技資料同屬于科技文獻，都是科技信息資源，在為科技、生產服務中互為條件，相互補充，發揮著各自的優勢，缺一不可。尤其在現代科技、生產活動中，要想使科技、生產活動取得高效益或高水平，不可能設想沒有科技檔案，也不可能設想沒有科技資料。實踐表明，在許多科技、生產活動中，比如設計活動、科研活動等等，只有科技檔案或只有科技資料，都不能滿足利用者的需求。以科技檔案為主，統管科技資料，則會使科技檔案管理富有活力，更能滿足利用需要。

2.2 統一領導，按專業分級管理

科技資料與科技檔案一體化管理，這一新的管理體制是以科技檔案工作管理體制為基礎的，它是科技檔案工作管理體制的延伸和發展，即把科技資料管理納入科技檔案工作管理體制。就國家來說，科技資料與科技檔案一體化管理，就是把統管科技檔案、科技資料作為國家檔案行政管理部門的職責，實行統籌規劃、組織協調、統一制度，從宏觀上進行調節控制、監督和指導。由于科技檔案、科技資料具有專業性強的特點，中央和地方各級專業主管部門要加強對科技檔案、科技資料工作的監督與指導。就一個具體單位來說，必須把科技檔案部門建設成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，為此應該加強領導，實行科技檔案、科技資料集中統一管理。

首先，在機構設置和領導關系方面。科技資料與科技檔案一體化管理機構，可稱科技檔案室或稱科技信息中心。這一機構應該作為企、事業單位內的直屬職能部門，隸屬于科技、生產負責人領導。可以獨立行使職權，參加各種技術活動。克服那種分散管理、多頭領導、工作失控、放任自流的狀態。

其次，在管理形式方面。在集中統一管理原則指導下，根據科技信息一體化管理的發展趨勢和各單位的實際情況選擇最佳管理形式。在中小型企、事業單位，一般適用于統一管理，集中保管，即由科技檔案部門對本單位全部科技檔案、科技資料進行統一管理，集中保管。在大型或駐地分散的中型企、事業單位，一般適用于統一管理，分級保管，即由科技檔案部門集中保管本單位全局性的科技檔案和科技資料，并對有關部門進行業務監督和指導；一般性和常用的科技檔案、科技資料則由各有關部門的科技檔案分室或專人保管。

2.3 健全制度，協調發展

科技資料與科技檔案一體化管理的建立和發展，要靠嚴密的規章制度來保證。為此，國家檔案行政管理部門和專業主管機關，要根據科技檔案、科技資料的共性和“一體化”管理的需要，制定統一的標準、規定和辦法，如綜合機構職責范圍、有關人員崗位責任制、目標管理，以及收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用辦法等。企、事業單位科技檔案、科技資料綜合管理機構，根據上級有關規定和本單位實際情況，既要制定綜合性管理細則，又要遵照科技檔案、科技資料各自的特點，制定有關的管理辦法。目前，科技檔案管理制度比較健全，科技資料管理制度比較薄弱，因此，從中央到地方的各級各類檔案管理部門，尤其是企、事業單位的科技檔案部門應在調查研究的基礎上，逐步完善科技資料管理制度。

3 結語

實現科技資料與科技檔案一體化管理，不意味著對某一方面工作的削弱，而是對兩方面工作的加強。科技檔案、科技資料是既有明顯區別又有密切聯系的兩種科技文獻，對二者的管理，必須統籌規劃，組織協調，全面發展。在業務工作中，應該職責分明，按各自的范圍和特點，分別進行科學管理，并密切合作，綜合開發，注意發揮總體效果。

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