提高辦公室綜合水平為企業健康平穩發展作出突出貢獻

魏 鋒

提高辦公室綜合水平為企業健康平穩發展作出突出貢獻

魏 鋒

近些年，我國煙草行業得到良好的發展，在發展過程中也開始進行改革。我國煙草行業改革需要轉變工作作風，改進實際工作方式，加大服務力度，有效提高服務質量，這對煙草業辦公室的相關工作提出了具體的要求。本文主要針對煙草企業如何提高辦公室綜合水平進行論述，希望可以為企業的健康平穩發展作出突出貢獻。

辦公室 工作水平 健康發展

市級煙草辦公室是市級煙草專賣局（公司）各種行政、信息處理中心，處于承上啟下、協調內外、溝通左右的樞紐位置，是政務管理工作上情下達的關鍵，承擔著大量的以文輔政和內外溝通協調工作，無論是辦文、辦會、辦事都包含綜合協調的內容。

隨著煙草行業改革不斷深化，市級煙草辦公室工作日益呈現快速、準確、及時的趨勢。在新的形勢下，如何更進一步提高辦公室的運作效率和工作水平，這是市級煙草企業迫切需要解決的問題，也是行業整體工作的需要。

一、正確認識，準確定位

首先，要摸清辦公室的性質與特點，明晰辦公室的特殊地位。這種特殊地位就在于辦公室是一個單位、一個企業的中樞與窗口，對內發揮著上傳下達、溝通協調、服務保障的作用；對外則發揮著窗口示范、形象展示、綜合協調的作用。鑒于辦公室的這種特殊地位，辦公室工作的服務性、事務性、參謀性是辦公室工作最顯著的特征。所以，應該把“服務”作為辦公室的理室之本、工作之基，從思想認識上，充分認識“服務”是辦公室工作的生命線；從實際行動上，嚴格堅持“服務”標準，讓辦事的人“匆匆而來，滿意而歸”，從而努力做到“時間不在我這里耽擱，差錯不在我這里發生，出手的東西代表自己的最高水平”，做到讓領導放心，讓大家滿意。同時，充分發揮參謀助手作用，按照企業整體工作目標要求，把握全局工作重點，密切關注各項工作動態，前瞻思考，超前謀劃，為領導當好參謀助手，為全局提供富有實效的政務服務。大力提升文稿質量，著力以文輔政，牢固樹立質量意識和精品意識，文稿力求參到點子上，謀到關鍵處。全面加強政務督查，在提高工作效率的同時，確保政令暢通和重大決策部署落到實處。

二、發揮職能，高效運作

充分發揮協調中樞職能，注重公文管理、信息溝通、平衡兼顧，加強統籌協調，助推生產經營和專賣管理高效運轉。圍繞中心工作，根據領導意圖，加強與省局、市委市政府和各部門、縣局，以及員工之間的溝通協調，減少信息不對稱帶來的負面作用。做到公文運轉高效暢通，加強公文運轉管理，強化公文精品意識，文字表達“準、實、新”。進一步推進辦事公開，積極履行辦事公開民主管理職能，保障員工知情權、參與權、表達權和監督權，使干部職工更加理解和支持工作部署。不斷創新辦公室工作的方式方法，運用合適的方式方法解決問題。樹立全局觀念，面對同一項工作，多從幾個角度出發，多問幾個為什么，好在哪些方面，問題又有哪些，這項工作是這樣的，其他工作有同類的問題嗎？今后該怎么辦等，同時，面對辦公室工作，必須分清主次，明確重點。對紛繁復雜的工作，要從全局出發，從時間的角度，從工作重要性的角度來科學、理性、準確界定工作的主次，明確哪些是必須馬上完成的？哪些是可以稍微緩一下的？對這些問題做到心中有數。市級煙草辦公室工作既需要智慧也需要能力，還需要勇氣。辦公室要面臨多個領導、多個部門、多個基層單位，還要面臨多個服務對象，在日常工作中，很難做到統籌兼顧，平衡各方。那么在如此繁雜的關系網中顧此失彼、厚此薄彼，很有可能讓工作處于被動狀態。在新形勢下，辦公室工作必須嚴格規范，講求程序。在公文運轉上，切實履行簽批制度；在接待管理上，做到有禮有節；在事務管理上，做到權責明確；在日常行為上，遵守規章制度，不該說的不要說，不該聽的不要聽，不該看的不要看，要有一種甘當“啞巴”“聾子”和“瞎子”的胸懷和境界。

三、提高素質，增強能力

辦公室工作千頭萬緒，辦公室工作人員是雜家，什么都要懂，什么都必須懂，要對行業內外相關信息知識盡收眼底，力求具備淵博的知識和寬闊的視野。同時，辦公室工作人員要具備三種基本技能，一是開口能講；二是提筆能寫；三是遇事能辦。要具備這三種技能，就必須加強學習，自覺學習先進理論，自覺學習文化知識，自覺增強業務能力，自覺彌補不足，自覺“強身健體”。“開口能講”就是要有較強的邏輯思維能力、語言表達能力、語言組織能力和實際應對能力。為此，可以利用一切機會，有意識地調動辦公室成員發言的積極性和主動性，既可總結自己的工作，也可謀劃自己的工作，還可暢談自己的心得體會。“開口能講”，對于辦公室人員來說既是一項工作要求，也是一項工作能力。“提筆能寫”，就要求辦公室工作人員熟練掌握日常應用文體的寫作，能夠對日常收發文進行把關修改。為了嫻熟掌握這種技能，就要做到“多看、多聽、多聞、多想、多寫、多做”，把學習與實踐有機結合起來，著力形成“學而思，思而入，入而進”的良好習慣。“遇事能辦”，就是要有較強的溝通能力、協調能力以及與人打交道的能力。辦公室經常會遇見各種各樣的事情，而且這些事情往往都比較著急辦理。如果辦公室人員不具備處理急事、難事、瑣事的能力，那么在日常工作中肯定難以掌握主動權。尤其是在與外單位打交道時，一定要把握分寸，掌握好火候，能夠自己完成的自己一定要想辦法完成，即使自己不能完成也要在自己想辦法之后再提請領導出面協助解決。如果什么事情都需要領導出面協調溝通，那么這就是辦公室的失職。

四、創新思維，甘于奉獻

市級煙草辦公室不但是全市系統的中樞，而且是一扇窗口，在高效做好常規業務的同時，還必須做好以下幾個方面的工作：

一是做好宣傳報道和信息傳遞工作，外宣要為企業樹立公正形象，內宣要凝聚人心，加強與媒體協作，提升企業美譽度，建立健全企業媒體平臺，利用企業報刊、網站和其他途徑，及時準確弘揚正氣，樹立典型，聚集力量，信息傳遞要及時、準確、暢通，做到上情下達，下情上傳，同時加大新聞信息隊伍建設，強化培訓，提高業務水平；二是做好信訪工作，按照相關法律法規，接待好、協調好、處理好來信來訪工作，妥善發現問題、解決問題；三是全力做好突發公共事件的應急預案和處置，盡心盡力做好領導隨時布置的其他臨時工作，做好檔案管理和年鑒編撰，做好自動化辦公系統維護，努力提高辦公室的綜合水平，為企業健康平穩發展作出突出貢獻。

（作者單位為陜西省咸陽市煙草專賣局）

［1］ 王玲，羅雪文.如何提高辦公室工作效率［J］.經濟師，2010（10）：42-45.

［2］ 王力.煙草企業如何提高辦公室效率［J］.中外企業家，2013（12）：31-34.

［3］ 馬潤新.如何提高辦公室文書處理質量和效率［J］.陜西檔案，2011（08）：18-21.

［4］ 蔣娉娉.縣級煙草分公司辦公室工作存在的問題與對策思考［J］.東方企業文化，2014（21）：366.

［5］ 王章學.煙草企業輿情處置與引導［J］.重慶與世界（學術版），2013（12）：29-32.