企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的若干意見

曾　歡

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院　南寧　530000）

企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的若干意見

曾歡

（廣西民族大學(xué)管理學(xué)院南寧530000）

全國信息化建設(shè)的推動下，企業(yè)集團(tuán)開始逐步認(rèn)識到建設(shè)企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的重要意義，然而在企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作中會遇到很多的問題，本文就遇到的問題提出了幾點(diǎn)建議。

企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作建設(shè)

在社會信息化發(fā)展大潮中，企業(yè)集團(tuán)在改革發(fā)展的過程中毫無疑問會產(chǎn)生非常多的檔案信息資源，這些檔案記錄著企業(yè)集團(tuán)發(fā)展歷程、經(jīng)營活動等等的重要信息。如何加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)是企業(yè)集團(tuán)發(fā)展壯大不可或缺的重要工作。信息化的驅(qū)使下，企業(yè)集團(tuán)需要著眼于現(xiàn)實，認(rèn)識到掌握檔案信息資源的優(yōu)勢地位，以企業(yè)科研工作為中心，站在戰(zhàn)略的高度加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，挖掘檔案信息資源在企業(yè)集團(tuán)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營各項活動中潛在價值，使長眠于企業(yè)集團(tuán)檔案館的檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為建設(shè)企業(yè)集團(tuán)出一份力。企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理需要大量的信息資源作為支撐，然而系統(tǒng)的信息資源不會憑空產(chǎn)生，沒有前期對檔案館的投入，也不會整理出系統(tǒng)的信息資源為企業(yè)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，因此，企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)已是箭在弦上。

一、企業(yè)集團(tuán)檔案工作的特點(diǎn)

企業(yè)集團(tuán)是指，不是單一的法人構(gòu)成，而是有若干的具有獨(dú)立法人地位的企業(yè)通過產(chǎn)權(quán)安排、人事控制、商務(wù)合作等紐帶連接，根據(jù)企業(yè)之間關(guān)系的緊密程度由不同層級的個體企業(yè)組合的經(jīng)濟(jì)聯(lián)合體，企業(yè)集團(tuán)是現(xiàn)代企業(yè)的高級形式，通過明確的產(chǎn)權(quán)關(guān)系和內(nèi)部契約關(guān)系來維系企業(yè)集團(tuán)的整體權(quán)益。企業(yè)集團(tuán)是由多個獨(dú)立法人組成的復(fù)雜結(jié)構(gòu)體，然而企業(yè)集團(tuán)之間各集團(tuán)成員又保持相對獨(dú)立的地位，在管理上需要協(xié)調(diào)各集團(tuán)成員之間的利益關(guān)系，進(jìn)行統(tǒng)一和分層的管理，實現(xiàn)集權(quán)和分權(quán)相結(jié)合的管理體制。企業(yè)集團(tuán)包含有總部和各個職能部門，總部實行的是集權(quán)的管理體制，其檔案工作也隨之是實行集中管理的原則，各個職能部門依照總部下發(fā)的檔案工作要求管理本職能部門生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等產(chǎn)生的檔案，并根據(jù)總部的要求將本職能部門形成的各類檔案信息資源向總部的檔案管理機(jī)構(gòu)移交，總部對內(nèi)部各職能部門之間的的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和指導(dǎo)，各職能單位在總部的管理規(guī)章下，可以制定適應(yīng)于本職能部門的檔案管理方法。

二、企業(yè)集團(tuán)檔案管理存在的問題

隨著人們對檔案管理的認(rèn)識不斷深化，電子和手工并存的檔案管理不僅是各級各類綜合檔案管理部門采用的管理模式，同樣也在企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作得到了廣泛的使用。企業(yè)集團(tuán)在保存企業(yè)產(chǎn)生的電子文件的同時，也會制定一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，這樣的電子和手工并存的管理模式也是適應(yīng)了國家對檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定。

1、集團(tuán)內(nèi)部鑒定的復(fù)雜性

企業(yè)集團(tuán)是由一個總部和若干個職能部門組成的復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，由于不同的職能部門會根據(jù)本職能部門的情況，采用適合于本職能部門的辦公自動化管理系統(tǒng)，因而，檔案也會依據(jù)采用系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境各異而出現(xiàn)不同的電子檔案的數(shù)據(jù)格式，這樣的管理系統(tǒng)雖然適用于本職能部門的管理工作，但是，各個職能部門之間均采用不同的管理系統(tǒng)，產(chǎn)生各種不同格式的檔案，在移交檔案至總部時，總部難免會因此暗自傷神。現(xiàn)實中，各職能部門自行采用不同標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)的現(xiàn)象比比皆是，總部檔案部門采用的系統(tǒng)不可能包含所有的格式，在對電子檔案進(jìn)行鑒定時，無法打開電子檔案將成為阻礙總部檔案館鑒定的最大障礙，致使鑒定工作無法進(jìn)行。

2、集團(tuán)內(nèi)部檔案利用安全性

對檔案安全性的保障是檔案管理工作必不可少的一部分，使檔案信息能夠得到安全的利用是檔案館存在的意義。企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)進(jìn)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足企業(yè)快捷的信息需求，信息流動的不暢通影響著企業(yè)的經(jīng)營管理，阻礙企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行信息化的步伐。在這樣的環(huán)境下，企業(yè)集團(tuán)也采取了積極的措施，即建設(shè)企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館。企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)，滿足了企業(yè)集團(tuán)對信息快捷、便利的需求，為企業(yè)經(jīng)營活動帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，然而集團(tuán)內(nèi)部對檔案的利用會有一定的風(fēng)險，如何有效的規(guī)避檔案在利用過程中的風(fēng)險呢？

3、檔案編研產(chǎn)品良莠不齊

企業(yè)集團(tuán)對檔案管理工作的資金投入和檔案館人才隊伍建設(shè)共同影響著檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量，對檔案管理工作的投入越多，人才隊伍素質(zhì)越高，檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量就越高，反之亦然。因此，企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到，對檔案管理工作的前期投入是確保檔案編研產(chǎn)品質(zhì)量高的前提條件。檔案編研產(chǎn)品的質(zhì)量對企業(yè)集團(tuán)有著舉重輕重的作用，若企業(yè)集團(tuán)在進(jìn)行決策所必須利用的檔案信息資源質(zhì)量高，企業(yè)集團(tuán)根據(jù)檔案部門提供的檔案信息資源作出的決策往往是有利于企業(yè)健康發(fā)展的，反之亦然。

4、人才隊伍的參差不齊

對企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅需要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金的保障，還有一個必不可少的保障，那就是人才隊伍的保障。企業(yè)集團(tuán)作為一個盈利性的機(jī)構(gòu)，其目標(biāo)是用最少的成本獲取最大的利益，檔案部門作為一個不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門，越來越被企業(yè)邊緣化，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案館的建設(shè)給檔案館一個展示自我的機(jī)會。然而，企業(yè)集團(tuán)很少會兼顧對檔案部門人才隊伍的建設(shè)，檔案館的工作人員往往不是檔案專業(yè)人才，而是一般的行政管理人員，雖然有些企業(yè)集團(tuán)會安排一些檔案管理培訓(xùn)，由于對系統(tǒng)的檔案管理缺乏了解，對培訓(xùn)的內(nèi)容也是一知半解，這樣導(dǎo)致的培訓(xùn)效果甚微。

三、企業(yè)集團(tuán)檔案管理工作的建議

1、各職能部門采取統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)

任由各職能部門采取適合于本職能部門的管理系統(tǒng)，移交的電子文件的格式的不兼容性，導(dǎo)致的后果就是總部檔案管理部門無法完成檔案的鑒定工作，不僅無法按時歸檔，更重要的就是收集的檔案無法得到利用，從而企業(yè)集團(tuán)蒙受巨大經(jīng)濟(jì)損失。因此要想解決此類問題，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部必須使用統(tǒng)一格式的管理系統(tǒng)，取締職能部門采用的一些不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)，保證集團(tuán)總部能夠按時對各職能部門移交的檔案進(jìn)行鑒定，不影響對檔案的利用。

2、技術(shù)手段和集團(tuán)員工共同維護(hù)檔案利用中的安全性

毫無疑問，檔案信息資源在利用過程中存在很多潛在的風(fēng)險，如何有效的規(guī)避利用過程中的風(fēng)險，不僅僅需要借助技術(shù)上的幫助，也需要全企業(yè)集團(tuán)員工共同來維護(hù)。有些風(fēng)險是可以通過技術(shù)來保障的，有些人為的風(fēng)險卻是很難避免的，因此企業(yè)集團(tuán)在使用高科技技術(shù)來規(guī)避檔案利用風(fēng)險的同時，也需要加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)員工的管理，不僅給與企業(yè)員工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助，更需要給與企業(yè)集團(tuán)員工人文關(guān)懷，共同構(gòu)建舒適、健康、和諧的工作環(huán)境。

3、加大經(jīng)費(fèi)投入，重視編研產(chǎn)品質(zhì)量

檔案部門雖然是不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的部門，但是檔案部門編研的產(chǎn)品確能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。例如IBM公司檔案為紀(jì)念公司創(chuàng)立100年，以時間為主線，回顧公司100年的發(fā)展歷程，100年所經(jīng)歷的大事件，專門制作了一套名叫“進(jìn)步”的“IBM100”紀(jì)念徽。這套紀(jì)念徽記載著公司100年中經(jīng)歷的每段故事，戰(zhàn)勝每個困難得到的新的突破，一共是100個，每個都擁有自己獨(dú)一無二的名字。另外，IBM公司檔案館還在公司檔案網(wǎng)站和檔案館網(wǎng)站上開展了對會徽的知識有獎競猜游戲。通過開展的一系列形象、生動的活動使社會大眾加深了對IBM公司的認(rèn)知，增強(qiáng)了大眾對IBM公司的認(rèn)同感，此次活動的開展不僅獲得許多鐵桿粉絲的支持還贏得了很多潛在的客戶。活動開展過后，IBM公司的營業(yè)額明顯上升很多，檔案館舉辦這類活動也可以看出來，檔案館能夠直接給企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

4、重視企業(yè)集團(tuán)檔案館人才隊伍建設(shè)

人才隊伍的素質(zhì)是決定企業(yè)集團(tuán)檔案管理部門檔案工作成效的關(guān)鍵因素，企業(yè)管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)最

優(yōu)化的管理模式的觀念，深刻認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要作用，加強(qiáng)對企業(yè)檔案部門人才隊伍的建設(shè)，加大對檔案管理工作的宣傳和教育，通過現(xiàn)代化的管理和技術(shù)手段調(diào)整和完善企業(yè)集團(tuán)檔案管理體系，促進(jìn)檔案工作高效進(jìn)行，編研開發(fā)出更多企業(yè)集團(tuán)所需的檔案信息資源。挑選兼具計算機(jī)技術(shù)和檔案管理的專業(yè)人才，適時開展檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，加強(qiáng)與行業(yè)的溝通和交流，吸取行業(yè)先進(jìn)的經(jīng)驗，對本企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理；同時也要開展一些面向全企業(yè)集團(tuán)員工的檔案管理知識培訓(xùn)，使全企業(yè)集團(tuán)員工共同參與到檔案管理的實踐中。

［1］邱巧艷.大型企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館的建設(shè)實踐與思考——以紫金礦業(yè)集團(tuán)檔案館為例［J］.辦公自動化，2013（3）23-25.

［2］羅永平.企業(yè)集團(tuán)檔案館建館問題初探［J］.蘭臺世界，2012（3），57.

［3］李曉光.試論企業(yè)集團(tuán)檔案館的功能定位［J］.蘭臺世界，2014（12），74-75.

［4］楊艷.企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究［J］.中國檔案，2013（4），62-63.

［5］姚翠娟.企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源建設(shè)及數(shù)字檔案館建設(shè)方案淺談［J］.今日科技，2010（6），35-37.

曾歡，女，江西人，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院14級在讀研究生。

Several Opinions of the Archive Management of Enterprise Group

Zeng Huan
（College of Management，Guangxi University for NationalitiesNanning530000）

Under the impetus of the national informatization construction，enterprise group began to gradually realize the significance of the construction enterprise archive management,however in archives management in enterprise group will encounter many problems,in this paper，the problems puts forward some suggestions.

Enterprise groupArchives managementConstruction

G278.3

B

160422-7256