辦公電子化在企業(yè)的運用

上海理工大學 張昊晟

辦公電子化在企業(yè)的運用

上海理工大學 張昊晟

辦公自動化，簡稱OA，是一種先進的辦公處理系統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)方式下人們進行辦公業(yè)務處理的方式，實現(xiàn)了辦公向無紙化的轉(zhuǎn)變，將企業(yè)各個部門的工作人員從繁重的辦公事務管理中解放出來，實現(xiàn)了辦公效率和服務質(zhì)量的提高。本文采用文獻研究法、案例分析法以及問卷調(diào)查法等方法對A公司OA自動化辦公系統(tǒng)的應用進行研究，首先介紹了課題研究的背景和意義，OA自動化辦公系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，存在的問題以及OA系統(tǒng)未來的發(fā)展前景；然后介紹了A公司采用OA系統(tǒng)進行自動化辦公的必要性和重要性，并且就A公司中OA系統(tǒng)的應用現(xiàn)狀進行了介紹，給出了應用中存在的問題；最后通過再造的手法將公司的人事審批流程，財務報銷流程進行了大幅修改。

OA系統(tǒng)；流程再造；財務報銷

1.緒論

信息化的發(fā)展改變了傳統(tǒng)方式下人們的生產(chǎn)和生活，人們獲得信息的數(shù)量和途徑也越來越多，因此工作中需要處理的信息量也較大。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)交流、傳遞和處理方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)對信息處理的需求，導致企業(yè)領導在決策過程中不能夠獲得準確的數(shù)據(jù)支持，在一定程度上降低了企業(yè)在市場中的競爭力。為了加快公司辦事速度和效率，人們開始使用現(xiàn)金的辦公自動化系統(tǒng)。據(jù)調(diào)查，目前大部分的企業(yè)基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡辦公自動化，在企業(yè)經(jīng)營過程中實現(xiàn)了人力資源的高效管理，同時還降低了企業(yè)辦公經(jīng)費的支出，成為企業(yè)管理中的核心部分，對企業(yè)的發(fā)展帶來了巨大的經(jīng)濟價值。

劉雁（2009）認為以前非常繁瑣的行政公文會簽，現(xiàn)在只要選擇特定的流程后即可按順序自動流轉(zhuǎn)，節(jié)省了大量時間、精力。同時由于OA系統(tǒng)支持痕跡保留，支持word的多人修訂功能， 使公文在流轉(zhuǎn)過程中的意見、批示、更改全部保留，方便日后的查詢管理[1]。鄧晉琦（2010）也提出了類似的觀點：辦公自動化不僅可以提高個人辦公效率，更重要的是可以實現(xiàn)群體合作工作，而且這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成[2]。

本文為一家外資企業(yè)在研究了內(nèi)部流程后，發(fā)現(xiàn)公司系統(tǒng)內(nèi)部的書面流程較多，管理層在簽核過程中造成的效率損失較大，在眾多問題點中，選取財務報銷系統(tǒng)進行流程再造，從而完成了一次流程改善。

2.公司架構和原報銷流程

A企業(yè)是一家美資上市企業(yè)，在全球各地都有分公司。隨著市場的自然規(guī)律，相關行業(yè)之間的競爭日漸激烈，為了能夠使公司獲得較高的市場競爭力，A公司在其發(fā)展過程中要順應時代發(fā)展的潮流，通過提升企業(yè)的技術水平和服務質(zhì)量，使公司獲得市場競爭的優(yōu)勢。目前生產(chǎn)過程中的自動化水平已經(jīng)非常先進，基本上實現(xiàn)了對自動化控制，但是跟其生產(chǎn)自動化水平相比，其經(jīng)營和服務過程中的自動化水平還非常低，導致客戶在進行業(yè)務辦理時所需要的等待時間較長，嚴重影響了客戶對公司的印象。

同時，在A公司集團層面，不斷在進行組織扁平化，資源整合化的運作，因此，出現(xiàn)了同一高階主管需要同時負責很多不同事業(yè)部，就此造成的審批簽核流程延長非常大。也招致了員工滿意度的下降。主要組織架構如圖-1 A公司的組織架構。

圖-1 A公司的組織架構

A公司的財務管理系統(tǒng)是公司整個業(yè)務體系的重點，總公司給予的各項考核指標主要為財務指標。因此，所有雇員需要有一定的財務知識作為工作的部分支撐。其中涉及到每一個人，也是大家比較關注的環(huán)節(jié)，就是財務的報銷制定和報銷流程。其中需要的經(jīng)歷的流程如圖2財務報銷流程：

圖2　財務報銷流程

正如之前文章所述，A公司因為存在2個廠區(qū)，但是高層管理是同一管理層，于是造成高層領導經(jīng)常不定時出現(xiàn)在不同的廠區(qū)。財務報銷對于申請人來講，費用發(fā)生后，員工都是希望盡快將墊付的資金歸攏，以免造成私人財務問題。同時對于公司財務人員來講，也是希望當月費用當月結(jié)，否則容易發(fā)生一些稅務上的風險或者稅務成本，為了更加清晰地了解財務報銷耗時，作者采訪了資深的三位銷售經(jīng)理來統(tǒng)計過去六個月間報銷流程的實際時長，如表1銷售部上半年報銷時長

表1　銷售部上半年報銷時長

圖3　財務報銷時效因子分析

從表1可以看到，在過去的上半年見，作為熟知財務報銷流程的銷售，平均需要12個工作日才能完成一次報銷流程。其中，最快7天可以完成，最長則需要20天之久。在這期間，耗用了大量銷售人員的時間，從間接上也占用了大量本應拓展客戶的時間，在隱形上，還造成了A公司在市場開拓上的不足。在采訪了銷售人員后得知，即使他們已經(jīng)在公司服務多年，但是對于上表所示的流程時間，還是被大量退件，以及簽核及時性所影響，在匯總了反饋情況后，筆者也發(fā)現(xiàn)了其中的關鍵因子，其中因為報銷科目錯誤的退件占到了44%，例如銷售人員出差吃飯，有部分屬于業(yè)務招待費用，但是公司給予銷售一些出差補貼又屬于員工福利科目等等，其次，正如上文提及的，A公司的高階管理層一直奔波于兩個不同廠區(qū)，同時還需要有很多具體業(yè)務工作，由此造成的領導不在崗或者說領導出差的情況，占到影響報銷進度因素的39%，其他的如發(fā)票粘貼格式不正確、金額不匹配、報銷內(nèi)容不詳細或者不正確占了各6%，如圖3財務報銷時效因子分析。

3.財務報銷流程簡化電子化

A公司財務報銷流程，正如前文所述，存在非常多的紙面作業(yè)以及簽核作業(yè)。同時因為公司管理層經(jīng)常來往于不同廠區(qū)辦公，造成報銷申報人員在簽字流程中等待時間非常多，這樣的無效工時增多在很大層面上拖累了整個公司的工作效率。針對于此，A公司進行了比較大手筆的流程改造，重點在于簽核流程的電子化，報銷單據(jù)的格式化，報銷單位的圖示化，最后達成了報銷流程的快速化。改造后的報銷流程如圖4 改善后財務報銷流程。

圖4　改善后財務報銷流程

對于大家詬病最多的財務報銷流程時間久的問題，在使用改善后的OA報銷系統(tǒng)后，報銷周期大幅縮短，報銷周期由之前的平均12.22個工作日縮短為2.07個工作日，如表2改善前后財務報銷周期對比：

表2　改善前后財務報銷周期對比

4.結(jié)論

A公司在沒有推廣OA系統(tǒng)之前，各個部門的辦公效率不高，大部分時間都用于對數(shù)據(jù)或者文件信息的傳達和溝通。OA系統(tǒng)應用之后，各項業(yè)務均采用電子化方式，各項數(shù)據(jù)和文件的存儲均采用電子形式，提高了信息查詢速率。OA系統(tǒng)應用之后A公司對其各項業(yè)務流程進行了調(diào)整和優(yōu)化，提高了業(yè)務處理流程的規(guī)范性，提高了公司各個部門的辦公效率，同時也為公司的經(jīng)營節(jié)省了大量的紙張和辦公用品。OA系統(tǒng)采用審批電子化，用戶可以在任何時間，任何地點訪問公司辦公系統(tǒng)進行各項業(yè)務的處理，加快了公司業(yè)務處理和審批的速度，避免了長時間的等待。

[1]劉雁.OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的實際應用價值[J].科技資訊,2009,(13).

[2]鄧晉琦.OA系統(tǒng)使用現(xiàn)狀淺析[A].中國高新技術企業(yè).2010,(01).