淺談數字檔案館在企業當中的應用

宋景妍

【摘 要】在互聯網的高速發展和全球信息化建設的國際環境下，對信息資源的開發利用程度成為衡量一個國家經濟發展水平和綜合國力的重要標志之一，數字化建設的程度也決定了國家信息基礎的水平高低。檔案館作為社會信息資源系統的重要組成部分，也面臨著數字時代的挑戰。由于傳統的檔案管理手段較為落后，且檔案的數量種類繁多、工作量較大，導致檔案工作較為落后且檔案利用率低。所以，數字檔案管的研究和建設成為國家、企業、高校檔案工作的重中之重。數字檔案館相對于傳統檔案館，悠著豐富的數字化資源、信息的共享 、海量的存儲、快速的傳輸、便捷的檢索、高度的開放等優點。數字檔案館在企業中應用，有效的減輕了檔案管理人員的工作負擔，促進了各部門之間的檔案共享，提高了檔案資源的利用效率。

【關鍵詞】信息化；檔案；企業；數字檔案館

一、數字檔案館

（一）數字檔案館的概念

數字檔案館是指“用二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術，提供電子網絡檢索和服務的檔案信息系統”。從資源共享角度來看，數字檔案館“是一個數字化的信息系統，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現檔案資源共享”。

何謂數字檔案館：就是運用數字化方式，在現代信息技術廣泛使用的基礎上，用網絡的方式將零散的信息進行整合及連接，將所有資源進行全方位、分布式、大規模的共享，并且利用的是不受時間和空間限制的檔案信息的一種方式。

（二）數字檔案的屬性

數字檔案館的應用可以使用到公共信息數據管理系統、計算機輔助系統、管理系統與辦公自動化系統當中，數字檔案館屬于國家數字信息基礎工程建設中的一部分，它是由檔案數字資源及分布式文件構成的具有強大為人類服務的不分機構地域的一種信息系統。

數字檔案館的建設涉及到數字資源建設、人才隊伍培養、應用系統的開發、硬件軟件基礎設施的建設的一系列操作方式的標準規范的法律規則的規范和制定，它會將計算機工程、信息組織工程、軟件工程、網絡工程進行全面整合的全方位系統工程，他的建設不僅僅包含著以往的檔案館的數字化，也包含著現代的檔案管理工作的計算機化，甚至更為強大的信息整合。

（三）數字檔案館的分類

根據當前國內外的數字檔案館的現狀和以后態勢，按照不同的分類方法，我們可以將他分類為一線幾種：

根據管理機構的方式，可以將其分為：個人使用、團體機構、企事業單位及各種國家機構。根據不同層次的分類，它可以根據不同的規模大小使用到鄉鎮、縣市、各省乃至國家的代行檔案館。

（四）數字檔案館的基本特種

數字檔案館里的檔案信息必須擁有原始的并有價值的原始信息，并滿足技術規范和具有標準的檔案館和檔案信息的特殊要求，它與以前的數字中心、網絡公司和數字檔案圖書館等傳統數字化信息系統的現代信息系統。

數字檔案館的廣泛運用可以很好地滿足人們日常的網絡信息查詢，通過多媒體、超文本技術所獲取的信息，實現檔案信息的資源共享，它可以實現多數據庫信息系統信息共享、實現各種文件的存儲方式、可開發性能強、并實現多種數據庫系統、信息同步瀏覽和互聯網信息聯網同步查詢，它的優點更是顯爾易見，它具備可視性強、標準化程度高、普遍應用性強及安全可靠性高等優點，它會更方便人們對信息的享有。

（五）數字檔案管的基本功能

數字檔案館的建設因為將各種資源信息進行了融合將更大程度的方便了用戶的使用，為人們提供更好的信息查詢，因為它將以前的傳統館藏的各種檔案和人們查詢利用率較高的射界文化、技術、科學、經濟甚至軍事等檔案的信息以文本和圖像的方式發布到了信息系統中，在這個過程中它又擴大了檔案館的影響覆蓋面。它的主要使用方面包括：數字檔案信息檢索功能；數字檔案信息傳播中介功能；數字檔案信息聚集功能，將以前傳統館藏紙質聲音、文本和圖像等類檔案進行數字化整合的橋梁功能。數字檔案館還應擁有傳統檔案館的大量信息的功能，還能提供基礎檔案信息的安全保管服務。

二、企業數字檔案館的建設

（一）數字檔案館建設的前期準備

數字檔案館的建設需要進行全企業范圍的合理布局。檔案部門要從全企業的高度出發，根據企業的具體情況，指定檔案館數字化建設的總體規劃和實施細則，才能有計劃的開展檔案館的數字化工作，使檔案工作有章可循。

（二）做好電子文件的收集歸檔工作

數字檔案館的檔案信息資源建設有兩個方面：一是對館藏檔案的數字化處理，這是數字檔案館建設的基礎；二是做好電子文件的收集歸檔，這是今后工作的重點。

（三）技術手段的應用

首先是計算機網絡和通信設施的建設，其次要加大檔案管理軟件的開發力度，再次做好檔案綜合信息數據庫的建設，最后要投入相應的軟件、硬件，選用現金的網絡服務器、光盤刻錄機、激光掃描儀、激光打印機和大屏幕彩色顯示器等裝置設備。

三、企業數字檔案館的現狀

（一）現階段對“企業數字檔案館”的認識

數字檔案館建設是當前我國信息化建設發展過程中的一項重要任務。建立數字檔案館必須對其有一個較為清晰的認識，企業數字檔案館是依托企業高速寬帶通信網絡設施，利用數字化手段，對企業形成的檔案信息資源進行收集、處理、實現企業資源自動化管理、存儲和利用，充分實現檔案資源共享的分布式數字信息管理系統。

（二）企業數字檔案館建設的原則

在檔案館建設的一般原則基礎上，企業數字檔案館的建設還應遵循如下原則：

1.標準和規范統一的原則。這是企業數字檔案館建設的支柱，標準的建設應具有超前性，應該考慮未來技術的發展，在數據庫選擇上選擇能與未來開發的系統進行統一。

2.總體設計、統籌規劃、逐步完善的發展原則。企業數字檔案館的設計與籌劃應納入企業信息化建設的總體設計中，它不是獨立存在的，企業數字檔案館正處在起步階段，數字檔案館需要技術、政策、環境等的依托和保障。

3.服務與保密安全機制結合原則。數字檔案館建設的目的是為了企業提供快捷、有效的服務，提高企業的效益，但檔案信息網絡環境下的運轉也給檔案信息的安全帶來了危險，因此服務與保密安全機制相結合，才能使檔案信息為企業提供安全有效服務。

（三）企業數字檔案館建設的主要內容

企業數字檔案館將實現企業形成的電子文件及時歸檔，使企業檔案收集在時限上提前成為可能。通過與OA辦公自動化系統，各專業分散獨立的軟件系統的無縫鏈接，以及對企業內各立襠單位、機關各職能部門形成的電子文件實現遠程監控，實時接收，及時捕獲。用數字化手段對檔案業務各流程進行管理，實現真正意義上的文檔一體化管理。因此，企業數字檔案館的建設主要完成的任務是標準和規范的制定、數字信息資源的建設、應用系統的開發和網絡環境的建設。

四、總結

綜上所述，檔案信息化建設，必須堅持以用戶為導向的檔案信息資源服務理念，不斷拓展檔案服務領域、豐富服務內容、創新機制、改善服務條件、提高服務質量，滿足用戶的檔案信息利用需求，全面提升檔案信息資源服務水平。檔案信息化建設是檔案事業發的重要方向，是企業檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。