淺議不動產登記檔案整合

麗水市不動產登記中心 李 艷

淺議不動產登記檔案整合

麗水市不動產登記中心 李 艷

不動產統一登記職責整合已基本完成，即將全面實行不動產統一登記制度，將分散在各部門的登記職責整合到國土部門，建立權責一致，運轉高效，法制保障的不動產統一登記體系。作為在不動產登記過程中產生的檔案資料是實行不動產統一登記制度后管理工作的重要組成部分。本文對各類不動產登記檔案管理的現狀、主要特點進行分析研究，探討將目前分散在各登記機構的不動產登記檔案進行規范管理，以及提出對現有不動產登記檔案進行過渡整合管理的途徑，為全面建立和完善不動產統一登記制度提供基礎保障。

一、不動產登記檔案管理現狀

多年來，由于不動產登記職責分散在國土、住建（房管）、林業、農業等部門，不動產登記檔案管理出現管理機制不同，檔案歸檔標準不一，檔案信息管理系統各異，規范管理工作發展不平衡的狀況。從目前的情況看，國土、住建房管部門的檔案管理比較規范，信息化管理水平正在逐步提高。而林業、農業等部門的不動產檔案管理還不夠健全，亟待規范管理。這些因素都將對不動產統一登記制度改革，對不動產檔案整合管理等工作產生不利影響。

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二、不動產登記檔案的主要特點

不動產登記從原來的分散登記過渡到統一登記的管理模式，涉及面廣，影響大，面臨各個層面的改革與創新。現有分散在各部門的不動產登記檔案是各管理機關日?；顒雍统晒恼鎸嵱涊d，它不僅是房產、土地、林業、農業等部門管理工作的一項重要內容和基礎工作，也是全面科學履行職責的重要保證。

1.數量大，種類眾多

有土地、房產、林業、農業、礦產等業務檔案。各級國土管理機關在土地管理活動中產生的大量土地管理材料，尤其是在地籍管理工作中進行的土地利用現狀調查、城鎮地籍調查以及登記發證，面廣量大，涉及到城鎮、農村的千家萬戶，這些材料經過立卷歸檔，在一個縣的數量可達幾萬卷，甚至上百萬卷，而其載體又是多種多樣的，包括文字、圖、表、錄音、錄像、磁盤等。

2.跨度大，周期長

土地管理中有些土地業務活動歷時時間較長，往往跨年度才能完成。土地利用現狀調查，城鎮地籍調查，土地登記發證工作，有的跨年甚至三四年才能結束。

3.專業性，不可替代

不動產登記檔案信息是房與地產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、圖紙、表冊、照片、計算機軟盤等各種不同形式和載體的歷史記錄，這些信息記載了房產產權歸屬和沿革，反映了房與地的狀況。因此，房產、土地檔案信息的形成，有其特殊的專業要求，如房地產面積的丈量、土地界限的認定、平面圖的測繪等。

4.動態性，歷史延續

不動產登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態

性。不動產登記檔案則要隨產權人變化而變化，隨房地產現狀變更而變更，不動產登記檔案必須保持圖、卡、卷、冊，電腦信息與房地產現狀的一致性。必須不斷地補充新材料，才能自始自終反映房與地產產權的現實情況，才能確保不動產登記檔案信息的真實性和可靠性。

5.真實性，法律依據

不動產登記檔案信息必須與實際相符，才能在產權審核和調處糾紛中起到憑證和參考作用。房與地管理部分代表政府行使職能，按照嚴格的操作要求，各程序間的相互監督、制約，確立了不動產登記檔案不容質疑的真實性地位。由記載房地產所有權歸屬的憑證等組成的不動產登記檔案，具有法律效力，是主管部門和人民法院處理不動產糾紛的重要依據。

當前檔案管理存在以下難點：一是現有檔案業務重點不同，整合難。不動產登記業務分類復雜，各有各自業務側重面與標準，業務銜接不可能一蹴而就，檔案管理的業務銜接難度亦不容低估。二是檔案數量巨大時間長，關聯難。目前，分散在各部門的不動產登記檔案數量大（海量信息），歷史跨度長，動態性強。如何將這個巨大信息資源有序整合融合關聯，需要統籌規劃。

三、對不動產登記檔案整合管理的思考與對策

建立不動產統一登記制度，是在已有工作成果基礎上進行整合，形成更加高效統一的物權登記體系。這為不動產登記檔案管理迎來改革創新的重要機遇。

1.制定目標計劃，逐步分步實施

根據建立不動產登記制度工作部署，不動產登記檔案的整合工作應分三個階段實施。第一階段目標是理順關系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準備。第二階段目標是整合現有檔案，規范電子文檔，建立電子文檔數據庫，逐步移交檔案，逐步實現集中統一管理。第三階段目標是全面規范檔案管理，建立完整數據庫，實現不動產檔案以傳統管理為輔，信息化管理為主的根本轉變，為不動產登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務。

2.理順管理機制，落實管理職責

為有效推進不動產檔案管理，確保改革中既保持工作的連續性，又不影響正常業務開展，對檔案資料的利用和整合。一是在職責整合期間，國土、住建房管、農業、林業等部門的檔案資源信息首先在部門之間以各自現有的檔案資源作依托，通過局域網實現檔案資源共享，消除“信息孤島”，為逐步過渡到統一的不動產檔案管理信息平臺打牢基礎。二是在檔案整合規范期，檔案管理基本建立以國土為主，房管為輔的模式，林業、農業部門的不動產檔案逐步移交國土部門。農村土地承包經營權納入不動產登記后，應按規范健全檔案，五年過度期后將相關檔案移交國土部門，進入集中統一管理。三是全面規范管理期，全面建立以國土部門為統一集中管理平臺的不動產檔案管理體系，為不動產登記管理提供全方位的基礎服務。

3.建立業務標準，逐步規范管理

一是高標準，嚴要求，把好檔案整合質量關，制定不動產登記的統一薄冊和權利證書等要件標準，以形成統一的不動產檔案，利于促進檔案信息化管理。二是原來的各類檔案資料，按照原有的要件格式歸檔，新辦理的業務檔案按新的統一標準建檔；對原有紙質檔案進行全文掃描，轉換為電子文檔；對已經形成的電子文檔，進行規范整合，統一標準，納入數據庫管理。通過1-2年分類整合檔案的海量資源，逐步建立不動產登記檔案的完整數據庫，逐步實現對不動產檔案信息化管理。

4.建立統一信息平臺，健全網絡風險防范機制

以不動產登記信息平臺為基礎，建立不動產檔案管理系統。實現“統一歸檔、統一監管、統一查詢與服務”等主要功能，同時要注重做好網絡風險防范工作，采取嚴格的保密措施，為不動產統一登記信息化平臺建設奠定技術基礎。

5.建立以身份證號碼和組織機構代碼證為基礎的統一社會信用代碼等制度

對不動產信息公開查詢應分步進行：一是在職責整合階段，以窗口查詢服務為主，網絡查詢為輔，暫緩推行不動產登記信息的統一聯網。職責整合過渡初期，在各登記機構及相關部門內部建立內網，依托各部門現有信息化程度，實現內網相關信息資源共享。二是在規范管理后，實行窗口和網絡平臺同時并舉的公開信息查詢，逐步實現不動產登記信息共享。

6.建立協調配合機制，加強部門之間的協調工作，切實做好檔案管理業務銜接工作

不動產統一登記改革涉及面廣，業務種類復雜，各部門的登記業務銜接需要過渡和磨合，尤其是不動產登記檔案業務看似簡單，但整合規范工作任務卻十分繁重。應結合實際制定檔案整合實施方案，對工作流程進行梳理，制定檔案移交程序，制定統一的工作規范，細化業務銜接工作步驟，保證檔案業務順利銜接。我們要通過建立協調配合機制，充分調動各部門的工作積極性，按照制定的檔案業務銜接模式，認真做好整合后的檔案資料移交，將分散在各部門的不動產登記檔案資源全部納入規范管理的軌道，為建立完善的物權登記管理體系而共同努力。