電子檔案遠程利用相關問題的思考

胡丹+李遠菊

[摘 ?要]本文提出了電子檔案遠程利用的必要性、分析目前電子檔案遠程利用的方式與弊端、挖掘電子檔案遠程利用的有效方式以及解決利用過程中存在問題的方法。

[關鍵詞]電子檔案;遠程利用;信息;科學技術

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）23-0334-01

電子檔案，主要指的是通過計算機技術和數據處理技術將社會生產實踐活動中形成的具有保存價值的數據信息進行完整、科學、合理的記錄。隨著計算機技術的快速發展，社會生產實踐活動中產生了大量的電子檔案資源，也為檔案信息管理與利用提供了新要求和新方法。電子檔案作為檔案資源的重要組成部分，開展電子檔案利用工作不僅是開發利用檔案資源的題中之義，也是充分發揮檔案資源憑證價值和情報價值的重要途徑[1]。

一、電子檔案遠程利用的必要性

目前，人類社會已經邁入了網絡時代，計算機和互聯網已經成為人們日常生活、工作、學習中必不可少的重要工具和載體，人類社會正由高度的工業化時代逐步邁向計算機網絡時代。隨著“互聯網+”行動計劃的提出以及其指導意見的發布，互聯網逐步由消費領域向生產領域拓展，加速提升產業的發展水平，增強各行業創新能力，構筑經濟社會發展新優勢和新動能[2]。電子檔案的遠程利用作為文化產業的一部分勢必會隨著文化創新產業的發展而發展，是信息化時代發展的必然趨勢。國家檔案局局長毛福民曾指出：“各級檔案部門要堅持解放思想、實事求是、與時俱進、發揚開拓進取的創新精神?！边@告訴我們：只有轉變觀念、調整思路、打破常規、明確工作重點、開拓創新、與時俱進，才能促進檔案事業的發展。當前我們必須確立資源優勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠超前意識，研究新形勢下檔案工作新規律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現檔案工作在理論、體制和機制上的創新。

二、電子檔案遠程利用過程中存在的問題

電子檔案的遠程利用，就是以計算機網絡為平臺，以數字檔案目錄和全文為資源，通過社會與館際的分層次共享，利用者對檔案信息異地查閱及索取檔案證明的行為活動。隨著時代的發展，檔案的利用方式也在跟著發生變化，傳統的紙質檔案利用遇到了電子檔案的挑戰。目前我國的檔案工作雖然是紙質檔案與電子檔案并存，但電子檔案的利用將會逐步占據主導地位?？截?、直接利用、通信傳輸是我國現在電子檔案利用最常用的三種方式，其中通信傳輸占據著十分重要的地位，是電子檔案遠程利用的必然方式。電子檔案的遠程利用減少了檔案利用者來回的奔波，給異地查檔帶來了極大的便利，但是在利用過程中也會受種種因素的影響，存在一定的問題[3]。

首先，電子檔案遠程利用作為新發展起來的檔案利用方式，被檔案利用者了解的程度并不高，大多數人的思想觀念還停留在傳統的紙質檔案使用上;其次，目前互聯網經常會報道出如機密信息泄露、個人隱私曝光等消息，如中國廣播網近日報道指出，我國將近八成網民的個人信息泄露，總體損失高達805億元。這會使得很多人對互聯網安全持嚴重的懷疑態度，不愿意使用電子檔案。另外在少許地方，利用者受經濟自然條件的限制而得不到到網絡技術很好地的支持，對電子檔案的遠程利用自然就會受到極大的影響，甚至是完全對電子檔案沒有了解，電子檔案的利用也就無從談起。

三、電子檔案遠程利用存在問題的改進

電子檔案遠程利用與社會各方面憂戚相關，無論是對個人還是對社會來說都有重大的影響，改善當前電子檔案利用的環境，提高電子檔案工作者和使用者的素質以及改變傳統的使用觀念是電子檔案遠程利用工作蓬勃發展的題中應有之意。

電子檔案利用者應該主動學習并了解關于電子檔案的基本知識，并從思想觀念上接受電子檔案作為一種新型的檔案資源。此外，檔案館也應該做好利用者的用戶培訓工作，編制各種電子檔案利用指南供利用者使用，經常性開展電子檔案檢索系統的使用技能培訓，提升利用者的利用電子檔案的技能，并采用多種途徑宣傳電子檔案的利用工作，提高利用者對電子檔案的認知度和認同感。電子檔案利用者在利用電子檔案時也要遵守相關利用制度，自覺規范自身行為，合理利用，注意利用過程中的安全防范工作，尤其是在利用限制級電子檔案時，不任意擴大知密范圍，不侵犯組織和他人合法權益。同時，檔案工作者應有良好的電子檔案利用反饋機制提供給利用者，使利用者能夠針對利用活動提出自己的意見和建議，不斷改善服務水平[4]。所以首先需要的是一套完整的電子檔案遠程利用的法律的建立，其中必須包括使用權限的規定、權威機構的認證效力的規定、使用過程中的注意事項規定等。其次是需要技術的支撐。電子簽名、電子簽章等的使用必須要有技術的支持才能保證檔案利用的真實性、可靠性;同樣地，技術也是保證網絡環境安全最關鍵的一環。目前，雖然反黑系統已經建立，但是仍然有信息泄露現象存在，為避免黑客的攻擊導致信息的泄露，反黑客入侵系統的完善刻不容緩。

四、小結

綜上所述，伴隨著科學技術的發展，計算機的廣泛應用，電子檔案遠程利用已經成為了當前檔案工作發展的必然趨勢，在這個過程中會伴隨著各種各樣問題的產生，尋找問題的根源并找出解決的辦法既是目前檔案工作者面臨的巨大挑戰，也是檔案工作順利開展的一大契機。

參考文獻：

[1] 陶水龍，陳偉，田雷，王立.電子檔案憑證性保障的現狀分析與對策研究[J].檔案學研究，2012，01：57-60.

[2] 馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學通訊，2012，03：56-60.

[3] 崔俊杰，吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案，2011，05：32-33.

[4] 李持真，黃永紅.異地查檔 跨館出證——浙江嘉興實現區域內民生檔案遠程利用[J].中國檔案，2013，12：28-29.

基金項目

★本文為重慶市教改重大項目《基于電子學籍安全有效的高校電子學籍檔案管理體系研究與應用》部分研究成果，課題編號為：131012;重慶郵電大學社會科學基金項目《高校電子學籍檔案法律效力研究》部分研究成果，課題編號為K2014-124。

★作者胡丹為重慶郵電大學檔案館館員、管理學碩士。李遠菊為重慶郵電大學馬克思主義學院在讀碩士研究生。