論企業物料主數據建立及數據質量優化

吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

經營管理

論企業物料主數據建立及數據質量優化

吳恩宏

（中海油能源物流有限公司深圳分公司 北京 100010）

本文簡述了物料主數據管控體系、平臺、組織制度的建立，分析了我國企業物料主數據管理中存在的問題，并結合企業物料主數據管理案例提出了優化措施，對提高企業管理效果良好。

物料主數據；ERP；企業管理；數據質量；管理平臺

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源計劃，是目前我國企業應用的主要企業資源軟件之一。它能有效地幫助企業管理挖掘運用企業數據，幫助企業決策層實時掌握企業內部各種信息，從而快速作出正確的決策。物料主數據是ERP系統運營的基礎，主數據質量的好壞，直接關系到企業產、運、銷、財、物各個模塊的運行是否順暢。如何優化物料主數據的質量，是目前很多企業實踐研究的重點。

1 物料主數據的定義

物料主數據是企業內部所有現有庫存及之前一段確定期限內計劃采購的全部物料、動態的采購計劃業務的物料的集合，是企業有關物料信息（例如庫存水平）的物料數據代碼庫。它將所有的物料主數據集成在單一的物料數據庫中，消除了數據冗余的問題，不僅物資部門從計劃、采購、收貨、發票校驗時使用這些數據，而且和其他模塊及生產領用、銷售業務、財務結算、設備管理等模塊都直接關聯。

在SAP系統MM模塊中，物料主數據是其重要組成部分。物料主數據是所有模塊的基礎，在整個企業范圍內保持一致性、完整性和可控性。企業可建立物料主數據管理平臺，簡稱MDM（圖1）。

圖1 物料主數據管理平臺工作流程圖

2 物料主數據管控體系、平臺、組織制度的建立

物料主數據管控體系由組織、流程、制度、技術4部分組成。其中，主數據管控體系中的工作安排要實行責任制，每個組成部分都要安排具體的負責人。主數據管控體系重要的管理內容主要有以下3項。

2.1 實現數據的標準化管理

目前數據標準化管理主要通過數據的統一編碼、統一描述以及對數據系統分類來實現。

（1）分類標準。物料分類標準是物料主數據編制的依據，要求其兼具科學性、系統性、可擴延性、兼容性與綜合實用性等特點。在確定物料分類標準的過程中，可參照國家和行業有關技術規范，根據企業所處的行業類型、生產特點和管理需求等條件，結合企業物料全生命周期所涉及到的要素進行科學分類，確定其分類的合理層級，并對每個類別所包含的范疇進行明確的定義，最終形成分類標準管理體系。

（2）編碼規則。物料基本編碼規則一般有流水碼、分類碼和特征碼3種。其中，流水碼是一種最簡單、最常用的代碼，能縮短編碼的時間，但無法表現編碼的分類特性，不便于數據的統計和查詢；分類碼和特征碼包含了類別信息，尤其是特征碼還包含物料的基本屬性，易于記憶、查詢、統計和數據處理，但增加了軟件設計和使用操作的復雜程度。

（3）描述規范。物料描述是物料主數據信息的重要組成部分，可以解決企業物料描述普遍存在的隨意性問題。它通過固化物料的特性屬性描述等信息，可有效避免因不同人員操作而產生不同的描述結果，從而實現一物一碼。規范物料描述的方法主要有兩種：一是制訂《物料特征屬性描述規范》，包括物料主要自然屬性的確定、取值范圍及相互關系，以便對具體物料描述進行規范化定義；二是針對不同物料類別層次建立對應的物料屬性特征描述模板。

（4）編碼數據庫。物料主數據編碼的惟一性是物料主數據標準化管理的主要目標。所謂編碼的惟一性，是指同一具體物料出現在任何業務環境中，只能用同一個編碼；而不同的物料，即使在規格、參數上有極微小的區別，也不得使用同一個編碼。

2.2 物料主數據管理平臺

物料主數據管理平臺是一個先進物料編碼管理理念的載體。通過它可以將物料主數據標準化管理的標準、規范和流程在系統中固化，有效提高物料主數據管理質量和效率。

2.3 物料主數據管理組織及制度

明確物料主數據管理組織及職能，建立物料主數據管理專職機構、相關管理制度及流程。建立企業物料主數據標準化管理組織結構，實行規范操作、責任到人，實現物料主數據標準化管理的長效化和常態化。

3 目前企業物料主數據管理中存在的問題

一直以來，物料主數據清理工作都是影響ERP成功上線的重要因素之一，是影響物料主數據質量的重要因素，也是企業物料主數據管理工作的重點。我國企業在物資數據管理體系建立過程中遇到的問題及難點主要有以下6個。

（1）企業在分類體系、數據模板、物料編碼等方面都沒有統一的標準。各單位往往都自行制定并使用本單位的標準，沒有集中層面的主數據管理體系，推行標準化工作難度大，并且經驗相對較少。

（2）企業中企業物資主數據管理人才匱乏，許多企業都有成果轉換階段的真空時期，熟悉物資標準化工作成果且了解ERP的內部人員不足，體系優化及完善后繼工作無法保障。

（3）各單位的編碼體系存在重碼、錯碼、數據量大等現象，數據清理難度大。缺乏IT手段支持數據標準化管理，沒有統一的主數據管理系統，主數據管理平臺建設經驗少。

（4）企業一級單位與二級單位目標往往不統一，二級單位動態數據量大，隨著公司高速發展，物資靜態數據和動態數據不完全相同，需要進一步優化分類體系及屬性模板。

（5）企業在建立物料主數據管控系統時無相應的物資主數據管控組織，系統上線后的物資運維體系需要建立。

（6）企業在推行ERP系統時沒能打破舊的管理思維，存在強制性不強、推行標準化的力度不夠等現象。

4 物料主數據質量優化方法

針對以上企業在物料主數據管理中遇到的具體問題，我們將逐講述解決這些問題的方法。

4.1 優化分類體系，實行標準化管理

（1）將物料基本信息建立一套針對物料的標準化審批流程，讓物料信息與實物一一對應，減少“一物多碼”現象。

（2）在整個企業內部制定并執行統一的、符合業務要求的、科學合理的物料主數據標準體系，提高物料主數據的使用率和用戶對數據質量的信任度，最終滿足企業諸多管理戰略目標的需求。

（3）通過對物料分組，實現對物料主數據的專屬化側重管理，為物資資源、財務資源、銷售、信息資源等的管理和統計分析提供必要、便捷的基礎，使用唯一有效的高質量數據。

（4）制定物料組填寫規范和物料屬性描述規范，從設計源頭控制物料屬性，提高了物料屬性的準確性、規范化和標準化程度，有助于提升企業產品開發的技術管理水平。

4.2 處理好物料主數據管理體系建立各環節的重點內容

企業物資數據管理體系建立的目標是利用信息化平臺幫助企業進行物資管理，爭取打造國際一流的管理體系。在建立物資數據管理體系過程中通常要注意以下3個方面的內容。

（1）數據清理。在這一階段主要包括對靜態數據的清理和對動態數據的清理工作，其中針對靜態數據的清理工作，對現有各二級單位物資數據進行匯總整理，在整理過程中優化完善現有分類體系及屬性模板，形成具有鮮明特色的分類定義手冊。公司還應該對各二級單位動態數據進行清理，例如有計劃業務、未結訂單，庫存數據等物資數據進行整理。

（2）系統上線前的準備。主要是動態數據的準備工作，在這階段公司要對部分試點二級單位ERP系統進行上線，并對企業編碼審批、數據提報等線上操作流程進行固化，同時企業準備其它二級單位ERP的上線工作。

（3）系統上線，完善配套措施及運營維護體系。概括來說，企業物資數據管理體系的建立主要是經歷了基礎標準化體系建立、標準化體系的調整與初步應用、標準化體系運行以及系統的持續優化幾個主要階段。

4.3 建立科學合理的組織機構

（1）建立科學合理的清理隊伍。根據公司物資管理業務的特點，擬定清理人員的人數和要求。因為此項目特點是跨多個行業，必須要有從各個版塊的專業人員中挑選出的解數據分類且熟悉專業物資的人員，負責ERP數據清理小組的工作。小組其他人員可回原單位進行標準化成果推行及配合ERP的實施工作。

（2）建立專家團隊管理制度。實現企業標準化管理，專家團隊參與物資數據標準、管理規范的制定、修訂、審核工作。專家團隊根據物資數據管理的需要，隨時參與并負責總部組織的數據標準化工作。專家管理機制的確定并實施很大一部分取決于管理團隊的建設與管理，專家團隊管理要建立相應的機制。

4.4 做好物料主數據管理系統建設的后期維護工作

從參與主數據平臺建設的人員中挑選了出1名員工，作為未來企業主數據管控組織中物資數據綜合管理崗人員，主要負責培訓、考核及數據平臺的試用推廣工作。

從數據清理小組中挑選綜合管理素質較高的人員1名，作為物資數據管理崗或標準管理崗人員，負責數據標準、編碼維護工作。

然后，從前期標準化小組成員中挑選優秀、敬業的人員，為公司的數據審核專崗擔負數據最終審核工作，參與標準化體系的建設，整體把控版塊與通用、分類體系的優化、公司各子分公司人員的培訓等工作，人數根據各版塊的數據量、數據整合的難度而定。其他人員可作為原二級單位本地審核崗位負責人，帶領團隊進行二級單位的數據審核工作。

5 總結

隨著全球經濟一體化的逐漸深入，企業必須進行信息化改革，提高企業管理的質量和效率，而物料主數據質量直接影響到企業ERP的建立和快速正確的決策。為了提高企業物流主數據的質量，應當優化分類體系、強化標準管理，打造科學合理的組織機構，并且充分注重物料主數據系統各個環節的建立重點，搞好后期的維護工作，以幫助企業提高生產效率，在市場競爭中取得優勢。

[1]周玉清，劉伯瑩，周強.ERP原理與應用教程[M].北京：清華大學出版社，2010.

[2]吳冬梅.走“海油特色”的物資標準化之路[J].石油石化物資采購，2014（8）：30-33.升到1.3（圖6）。說明調控方案合理，為今后試驗區注采調控提供了有效手段。