淺談圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

文/河北廣播電視臺(tái) 劉英喬

淺談圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

文/河北廣播電視臺(tái) 劉英喬

檔案管理是圖書館乃至企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是社會(huì)獲取資源的重要保障，圖書館檔案管理工作更是圖書館發(fā)展的一部分。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了新的變化，電子檔案等新技術(shù)逐漸運(yùn)用到圖書檔案管理工作當(dāng)中，推動(dòng)了圖書館檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理也只有緊跟信息時(shí)代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，才能符合社會(huì)發(fā)展的需求，更好地為圖書館建設(shè)服務(wù)。

檔案管理；圖書館；創(chuàng)新

一、圖書館檔案管理工作的重要性

之所以進(jìn)行檔案管理，是因?yàn)闄n案具有歷史性、參考性、科學(xué)性和時(shí)代性。所謂歷史性是指檔案自身具有一定的歷史價(jià)值，記錄了每個(gè)時(shí)代的重要信息，對(duì)過去的歷史發(fā)展具有研究意義，而且檔案資料能夠反映圖書館的發(fā)展歷程。

其次，檔案管理具有參考性，因?yàn)閳D書館檔案記錄了圖書館的發(fā)展現(xiàn)狀，每年圖書館人員的流動(dòng)情況以及工作狀況，對(duì)圖書館內(nèi)部整個(gè)業(yè)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都有詳細(xì)的記錄，對(duì)圖書館的建設(shè)具有參考意義。

再次，圖書館檔案管理資料具有一定的科學(xué)依據(jù)，檔案資料是在長(zhǎng)期積累過程中形成的，檔案資料的收集、整理都具有一定的科學(xué)性，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，因此，圖書館管理人員可以將檔案作為第一手資料使用，有助于提高圖書館檔案管理的科學(xué)性和管理水平。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理的滯后性。根據(jù)檔案管理的理念、制度、服務(wù)策略、資源和內(nèi)容的管理方式等可以將檔案管理分為傳統(tǒng)檔案管理和新型檔案管理兩種模式。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了諸多不便，尤其是傳統(tǒng)檔案管理中不重視考察、反饋與檔案用戶參與的檔案服務(wù)制度，單一、封閉的檔案信息資源，這些都成為檔案管理發(fā)展的弊端，因此要改變傳統(tǒng)管理模式，構(gòu)建現(xiàn)代化的新型服務(wù)模式，推動(dòng)檔案管理工作的信息化、科學(xué)化、高效化、社會(huì)化發(fā)展。

（二）新技術(shù)新理念對(duì)檔案管理工作的沖擊。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展， 尤其是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，新技術(shù)新理念對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，使傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式不得不讓位于新技術(shù)模式。

傳統(tǒng)檔案管理模式中主要以“館員中心”服務(wù)模式和“館藏中心”服務(wù)模式為主，這兩種模式都是以人員為主進(jìn)行檔案工作的收集管理，但是隨著信息時(shí)代的到來(lái)，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的管理理念已經(jīng)難以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需求，而以“用戶中心”為主的新型檔案管理理念正成為圖書館檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。以“用戶中心”為主的檔案管理理念是指檔案信息服務(wù)工作一切以檔案用戶為中心，并以滿足用戶信息需求與解決問題為最終目標(biāo)的信息服務(wù)模式。具體而言就是“以人為本”“以用戶為中心”，能夠適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案管理模式，該模式具有相對(duì)的優(yōu)越性，如下圖1所示：

圖1 “用戶中心”檔案信息服務(wù)模式

（三）當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足與缺陷。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念以及管理方式都難以適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。在當(dāng)前檔案管理工作中，傳統(tǒng)檔案管理理念已經(jīng)制約了現(xiàn)代化檔案信息管理模式的發(fā)展，檔案管理制度也有待進(jìn)一步提高；在新的信息技術(shù)影響下，檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有待提高，這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求，尤其是現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的運(yùn)用，更需要高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，而這些都是目前檔案管理工作發(fā)展的制約因素。

三、圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）改變管理理念，創(chuàng)新管理模式。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，因此在檔案管理工作中管理者要改變傳統(tǒng)檔案管理的理念和思路，將信息化檔案管理理念運(yùn)用到現(xiàn)代化檔案管理當(dāng)中，通過檔案信息系統(tǒng)直接進(jìn)行檔案的入檔、查檔等工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)；另外，檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，管理人員要具備創(chuàng)新精神和創(chuàng)新理念，不斷提高檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，通過不斷

學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變管理理念，將知識(shí)和技術(shù)、檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)管理理念和管理思路的創(chuàng)新。

（二）建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)。所謂數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，就是通過現(xiàn)代信息技術(shù)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)充分結(jié)合，通過計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案工作的管理，這樣不僅能夠提高檔案管理工作的效率，而且有利于檔案的查閱和整理。在大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代，要充分利用信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)檔案管理工作的重要性，通過不斷優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)提高檔案管理的整體效率，利用先進(jìn)的信息技術(shù)提高整體檔案管理水平，這也是數(shù)字化檔案系統(tǒng)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義。

（三）完善檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案資源。圖書館檔案資源較多，只有發(fā)揮檔案資源的利用效率，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，因此需要進(jìn)一步完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案資源。

首先，提高檔案信息化建設(shè)水平，為讀者提供快捷、準(zhǔn)確、高效的信息化服務(wù)平臺(tái)，滿足客戶對(duì)信息的需求。在建設(shè)過程中要充分了解客戶的需求，以客戶需求為基礎(chǔ)進(jìn)行信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

其次，圖書檔案管理人員要不斷提高自身整體素質(zhì)，履行自我責(zé)任，為檔案管理工作提供完善、精確的數(shù)據(jù)信息，配合各個(gè)部門的工作，優(yōu)化檔案管理工作的整體操作流程。

最后，優(yōu)化檔案服務(wù)模式。檔案管理人員要從傳統(tǒng)服務(wù)模式中走出來(lái)，不斷轉(zhuǎn)變自身服務(wù)理念，積極主動(dòng)地為客戶提供所需要的檔案資料，提高檔案工作的開放性和針對(duì)性，根據(jù)客戶需求更加準(zhǔn)確、快捷地提供檔案信息。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何讓檔案管理工作更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求成了檔案管理工作者研究的重要課題。當(dāng)然，在挑戰(zhàn)面前，檔案管理工作也有著更多的發(fā)展機(jī)遇，這就需要檔案管理者不斷轉(zhuǎn)變管理理念，優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，只有這樣才能不斷提高圖書館檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，才能推動(dòng)現(xiàn)代化圖書館檔案管理工作的不斷發(fā)展。

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