淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

申淑華

摘 要：檔案管理工作對我國社會經濟發展起到重要的推動作用。現如今隨著檔案管理工作起到的作用越來越大，怎樣提高檔案管理科學化水平成為社會各界關心的問題。筆者簡單闡述了檔案管理水平的提高對社會經濟發展的影響，并針對我國檔案信息管理工作中存在的問題，對提高檔案管理科學化水平的路徑選擇提出了幾點建議。

關鍵詞：檔案管理 科學化水平 路徑 選擇方略

改革開放以來，我國經濟飛速發展，社會不斷進步，檔案管理工作的社會地位越來越重要，檔案管理工作受到的關注越來越多。國民整體素質的提高，產業經濟結構的調整，都使傳統檔案管理必須進行革新，管理水平也要不斷提高，才能與時俱進適應發展的需要。

一、檔案管理工作的重要性

在經濟全球化的背景下，每一個社會組織和個人都要從各方面努力增加自身優勢，提高競爭力。檔案是對歷史的記錄，記錄內容具有很高的真實性，檔案管理涉及了社會政治、經濟、德育等多領域的信息，是具備可靠性的文獻參考和佐證，為企業和個人的工作生活提供了幫助[1]。隨著信息化技術的不斷創新，提高檔案管理水平，科學合理地管理檔案信息，使檔案管理工作做到規范化，制度化，實現并提升檔案管理工作在社會經濟發展中的價值，是傳統檔案管理工作面臨的新要求。檔案管理對于企業和個人的遠期發展有著重要作用，檔案管理水平作為一種重要的軟實力，對我國整體社會經濟的意義是有目共睹的，所以如何提高檔案管理科學化水平是當下亟待解決的問題。

二、檔案管理工作中出現的問題

在現有的檔案管理工作中存在著一些現實問題。

1.對檔案管理工作缺乏正確的認識

目前，檔案作為一項重要的信息資源，其重要性已經被逐漸認識到，對檔案管理工作社會各界給予的關注也相對增加，但與檔案信息的重要性相比，很多單位的重視程度遠遠不夠，其中很重要的一點原因在于檔案管理工作既不能直接為企業創造收入，又不能直接幫助企業降低成本[2]。檔案記錄的信息，具有真實性，可靠性，是企業重要的信息資源，可以為企業的管理和業務拓展等提供信息支持。事與愿違，由于在檔案管理上的疏于管理，傳統的檔案管理存在許多不足之處，使其真實作用沒有得到發揮。

2.不科學的檔案管理方法

盡管計算機網絡技術已經被應用到各行各業，信息化影響和改變著社會，但是在檔案管理工作領域，有一部分單位還沒有做到科學化管理，沒能充分利用信息化技術，而是維持傳統的依靠人力的管理方式。這樣的檔案管理方法，在檔案數量達到一個龐大的數字時，光靠人力管理，工作效率和工作質量很難得到保障，甚至可能存在檔案信息的遺失的情況。

3.檔案管理工作人員的業務能力有待提高

目前我國檔案管理工作整體向網絡信息化方向發展，檔案信息的性質決定著工作人員需要根據實際情況對檔案信息做出及時快速更新。在這樣的前提下，每一位檔案管理工作人員就必須掌握信息化管理技術，擁有良好的工作能力，并且樹立正確的主觀思想。檔案部門人員對檔案工作質量有著直接影響。

4.檔案信息沒有被充分利用

在我國檔案管理中，檔案作為過去的記錄長時期處于密封保存的狀態，即便是檔案的擁有者也不能隨便拆看檔案信息。這樣一來，雖然檔案信息很可靠，但是公眾很難看到檔案中記錄的信息內容，對檔案信息資料的主要作用起到嚴重的限制性，也造成了檔案只能在資料庫中沉睡，不能很好的為社會的進步、經濟的發展提供幫助。

三、關于提高我國檔案管理科學化管理水平的幾點建議

工作人員的工作一旦做到了合理化、信息化、制度化，檔案管理科學化水平的提高就有了可行性[3]。由于現實發展的需要，檔案管理工作質量也會被提出新的高要求。

1.轉變、加強檔案管理觀念

首先，轉變企業和個人的檔案管理無用的思想觀念，檔案管理人員要對檔案管理在遠期的重要作用有明確的了解和清晰的認識，加強對已有檔案資料的重視程度和管理力度，做到檔案信息的及時有效更新，使信息的使用者能全面、精準、快速地查找到所需要的信息資料。其次，檔案是為法人和個人的現代工作生活提供服務型幫助的資料信息，所以，檔案管理應改變長期存在的封閉式管理模式，應該根據客觀發展的需要，針對具體現實情況實行應用式開放，開放對象也應擴大到適用范圍的大眾群體。最后，檔案管理工作質量要實現新高度，管理工作者必須科學、合理地整理檔案資料，保證檔案信息在現有基礎上及時更新，盡可能地深入發掘檔案的價值。

2.完善檔案管理制度

檔案管理工作的順利進行離不開健全的檔案管理制度，那么怎樣建立科學完善的檔案管理制度呢？首先，在操作執行過程中，根據相關的法律法規，以科學發展觀為指導思想，建立完善的檔案管理體制，在實際工作當中，把提高檔案管理科學化水平作為重心，并根據具體實際情況，科學創新，積極尋找出適應具體情況的管理辦法。其次，建立檔案管理的監督機制，作為第三方，對檔案管理工作進行審核，以促進工作人員的工作積極性，使檔案管理工作人員保持正確的工作態度。

3.提高檔案管理工作者的工作能力

在信息時代的大環境里，檔案管理工作者面臨著新的挑戰和壓力。工作人員業務能力直接影響著檔案管理工作的結果。信息化是實現檔案管理科學化水平提高的基礎之一，對從業人員的業務能力都有著新的要求。因此，對檔案管理工作人員的業務培訓工作應列入企業人力資源培訓計劃，使檔案管理工作者掌握最新信息技術，將科學化管理理念帶入到工作當中，以提高檔案管理科學化水平為己任，以發展的眼光看待檔案管理工作。

4.使檔案管理工作效用最大化

檔案是一種服務性資源。檔案管理工作的價值在于充分利用檔案信息，為近期效益和遠期效益服務。想要使檔案管理工作的價值得以實現，就一定要改變過去對檔案管理的只留存不利用的觀念和做法，檔案才能成為有利用價值的資源信息，否則就是一潭沒有波動的死水。

結語

實現檔案管理科學化水平的提高，就必須打破傳統觀念，緊隨時代發展，關注最新科技創新成果，不斷學習提升綜合能力，更好地完成檔案管理工作，體現其應用價值，推動經濟的發展和社會的進步。總之，我國現階段檔案管理工作還存在各種各樣不合理、不規范之處，所以要在現實工作中具體問題具體分析，切合實際地找出缺點，解決問題。

參考文獻

[1]于淼.關于提高檔案管理科學化水平路徑的分析[J].決策與信息（下旬刊），2015（9）：231.

[2]葉紅麗.提升檔案管理科學化水平的路徑[J].辦公室業務，2015（5）：59-59.

[3]王東艷.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇研究[J].才智，2014（10）：307-307.