高校實體檔案整理存在問題及相應策略研究

商桂君

高校實體檔案整理存在問題及相應策略研究

商桂君

高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分。進入21世紀，各類型高校迅速發(fā)展，原有的檔案管理模式受到前所未有的挑戰(zhàn)。如何對高校原有檔案進行有效整理，也成為檔案界深入研討的話題。本文通過文獻資料法，分析了高校實體檔案整理存在的問題，并提出相應的解決策略。

高校 檔案 整理

高校檔案是高校教學、科研、管理等各項活動的最原始記錄。它既是高校歷史發(fā)展的真實反應，又是高校建設發(fā)展過程的信息資源，是記載高校發(fā)展的寶貴財富，具有很高的文化知識價值，是國家及社會檔案資源的重要部分。隨著檔案網(wǎng)絡化、數(shù)字化的普及和深入，傳統(tǒng)的實體檔案整理工作理念和現(xiàn)代化技術手段不斷碰撞、磨合，在實際工作中出現(xiàn)了一些新問題。

一、高校檔案中存在的問題

（一）合校前老實體檔案的整理

高校都有相對久遠的歷史，合校前，一些高校的實體檔案由于歷史相對久遠，都存放于檔案庫房而沒有專人對其進行整理，它們排放的雜亂無序且占據(jù)著很大的庫房空間，有些檔案只具有歷史價值，已經(jīng)失去憑證效力；有些檔案雖然仍具有利用價值，但由于放置混亂，查找起來非常麻煩。老實體檔案的整理已經(jīng)成為很多高校檔案部門的“老大難”問題。

（二）合并后高校新實體檔案的整理

近年來，為提升高校師資隊伍建設，增強高校綜合競爭力，各地出現(xiàn)了高校間進行資源整合的趨勢，在這種大環(huán)境下，對合并后高校間實體檔案如何進行整理成了迫切需要解決的任務。由于高校合并的方式不一，有幾個學校合并成一所新校的，有一所學校并入另一學校的等不同的模式，所以不同的合并方式也帶來了不同的檔案管理模式，由于合校前各高校檔案管理方式各不相同，這就為合校后的實體檔案整理帶來各種各樣的困難和諸多問題。

（三）“卷改件”的實體檔案的整理

檔案整理就是按照一定的原則和方法，對原始的、未經(jīng)過任何整理的檔案進行分類、組合、排列、編目等一系列的整理、組合。自《高等學校檔案實體分類法》實施以來，所有高校檔案整理工作采用的都是傳統(tǒng)的“組卷”的整理方式對實體檔案進行整理，即：在一個全宗內，將相互聯(lián)系的若干文件組合成一組放入卷夾、卷皮內，內容包括: 區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，這種傳統(tǒng)的組卷實體檔案整理方式通常是一卷裝訂在一起，便于保管，不會出現(xiàn)文件丟失、缺張少頁的現(xiàn)象，同時這種整理方式是將案卷題名標注于卷盒封面上的，所以有利于工作人員快速查詢。但由于這種整理方式中案卷是多份文件一起裝訂的，經(jīng)常會出現(xiàn)案卷過厚的現(xiàn)象，給復印和掃描帶來了不便，也更加不利于外借。2000年12月，國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》，新的《規(guī)則》要求以“件”為單位來進行立檔，這種以“件”為單位對檔案進行整理的基本原則是：以每份文件為一件進行立檔。相比較以“卷”立檔的整理方法而言，以“件”立檔程序更加簡化，管理更加科學，操作起來更具科學性和效率性。但按件進行整理，必須借助計算機檢索，這就在無形中增加了檔案管理的勞動強度，也增大了檔案裝訂的難度、檔案管理量大等問題，同時，也不便于保管和利用。

二、高校實體檔案相應策略

（一）以便于保管和利用為目標

無論以何種方式對實體檔案進行整理，最終其整理方式的制定都要以有利于檔案的保管和利用為目標，需遵守以下幾點原則：一是有序性原則。排架時實體檔案如果排放得雜亂無序，一片混亂，不僅占用空間大，也不利于檔案的查找、統(tǒng)計和保管，因此會影響檔案的使用效率。所以，檔案的排放一定要按照一定的標準和原則來進行，如：內容、時間、來源等，讓檔案整理得井然有序，既能提高實體檔案的利用率，又發(fā)揮了檔案的價值。二是完整性原則。實體檔案只有保存得完整，不缺張少頁、不破損，內容完整，案卷內的相關文件齊全，才有其保存和利用的價值。三是易用性原則。實體檔案整理的最終目的，是方便所需檔案的查找和利用，因此在進行檔案整理時，要以簡便、易用為原則，不能過于復雜，要條目清晰，以便于查找。

（二）以提高檔案工作人員的綜合素質為保障

檔案工作人員的綜合素質的高低，直接影響著檔案管理工作的效率和效果，因此，高校檔案工作人員一定要有較高的素質，要認真學習、掌握檔案專業(yè)相關知識，認真對待檔案整理工作，熟悉工作職能和具體崗位職責，并能了解學校和各部門發(fā)生的各類事件，及時從各部門尋找到檔案工作所需的歸檔材料。

（三）以“卷件結合”的整理方法為依據(jù)

從目前高校實體檔案整理工作的實際出發(fā)，應采用“卷件”相結合的混合整理方式。如：對于黨群、行政、教學類實體檔案，可以采用按件歸檔的方式進行整理；對于基建、科研類實體檔案，可以采用組卷的方式進行整理，這兩種方式各有利弊。各高校檔案管理部門應根據(jù)自身工作實際，充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，卷件結合，做好檔案整理工作。

[1]余美虹．高校教學檔案整理的標準與實踐[J]．才智,2016(20):37．

[2]藍靜紅．”卷改件”下的高校檔案整理探析[J]．湖北函授大學學報,2013(03):36～37．

（作者單位：赤峰學院教務處）

商桂君（1968-），女，蒙族，內蒙古赤峰紅山人，本科，館員，研究方向：高校畢業(yè)生學籍、成績、文件檔案管理、教師業(yè)績檔案管理。