JCI標準下醫療設備預防性維護檔案的管理

文/深圳市南山區蛇口人民醫院 張然

JCI標準下醫療設備預防性維護檔案的管理

文/深圳市南山區蛇口人民醫院 張然

醫療設備預防性維護是JCI認證標準的重要內容，醫療設備預防性維護檔案在JCI認證及日常設備管理中起著重要作用。做好醫療設備預防性維護檔案管理與利用不僅可以保證患者及醫護人員的安全，也為醫療設備的采購與管理提供了可靠依據。

醫療設備；預防性維護檔案；管理

JCI是“國際醫療認證聯合委員會”的英文縮寫，是世界衛生組織認可的全球評估醫院質量的機構，JCI標準是全世界公認的醫療服務標準，代表了醫院服務和醫院管理的最高水平，也是世界衛生組織認可的認證模式。

“降低風險，保證安全，醫療質量的持續改正”是JCI評審的核心價值，其中的“患者安全”又是核心中的核心。醫療設備是醫院醫療衛生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，同時也是醫院產生醫療信息的主要來源，與患者安全有著密切的關系。俗話說：三分修理七分養護，做好醫療設備的預防性維護（以下簡稱PM）可以降低醫療風險，防止事故和傷害，最大限度地為患者和使用人員提供安全的診療服務。醫療設備的預防性維護檔案是做好醫療設備維護的基礎與關鍵，是JCI認證中必查的項目。我院2013年10月通過了“JCI認證”，是華南地區首家、國內第10家通過JCI認證的綜合性公立醫院。下面就PM檔案管理中實踐經驗與同行進行一些探討。

一、醫療設備PM檔案的歸檔范圍

根據JCI“醫院應制定和實施一項方案，用于檢查、測試、維護醫療技術并記錄結果”的標準，PM檔案資料歸檔劃定為二類：

（一）通用資料。包括醫療設備臺賬、維護書面計劃、經費預算書、培訓資料、PM制度、流程，PM周期、本單位維護人員的資質、外包維保單位、人員的資質、定期維護清單、定期維護結果處理情況匯總、設備巡查記錄等。

（二）一臺一檔的入檔資料。定期維護保養記錄表、風險評估表、開機檢查校驗表、設備首次使用前或維護后的測試記錄、定期安全檢查（測）表、問題反饋表、持續改進情況記錄。

根據《中華人民共和國強制檢定工作計量器具目錄》的醫用器具和設備的強制檢測報告、維修申請、維修結果、費用清單、維保合同、設備使用情況記錄、設備異常記錄及處理情況、設備動態監測記錄等。

二、醫療設備PM檔案的分類編號

根據JCI的標準“應努力為患者提供安全可靠設備，并加強管理”的要求，本著方便查找、保證利用的原則，制定分類編號方案。我院PM檔案的分類編號，根據科室和設備分類相結合的辦法，并結合國家醫療器械的分類目錄，將PM檔案分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類，一類一臺一檔一個案卷號。每個案卷標明使用科室，清晰明了。

三、醫療設備PM檔案的整理編目，一臺一檔

PM檔案有其特殊性，分通用資料和專用資料。通用資料按文書檔案整理規范，按成文年度、日期分類編寫卷內目錄和案卷目錄。因醫療設備使用年限一般為5年以上，到期經檢測為合格的仍可以繼續使用，檔案在設備報廢后應繼續保存5年。因此，PM檔案保管期限設置為長期。卷內目錄設六欄：件號（件號前應寫案卷號）、責任者、文件題名、成文日期、頁數、備注。案卷目錄設八欄：分類號、案卷號、案卷題目、件數、保管期限、科室、柜號、備注。檔案盒：因設備分成Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類，一類一臺一檔。

四、設備使用記錄

醫療設備預防性維護分為一級維護和二級維護，其中二級維護主要是工程師的日常工作，也是PM檔案的主要資料來源，而一級維護為臨床科室設備使用人，主要負責設備準確度的簡單檢測、設備功能正常與否的檢驗及設備使用情況的記錄。在JCI檢查中，要求一級維護的資料需與二級維護的檔案資料一起保存。為了使一級維護的資料方便記錄、便于保存，我們專門定制了《醫用設備使用記錄本》，要求使用的各責任人按時記錄，定時上交入檔。避免了資料五花八門，記錄各式各樣的狀況，而且保證了檔案的整齊，方便利用。

五、醫療設備PM不良設備的改進檔案

醫療設備預防性維護的根本在于減少醫療設備對員工和病人的傷害，延長設備的使用壽命。但在日常使用中，設備出現故障是不可避免的。我們建立了醫療設備不良事件的監測報告制度，從發現疑似不良事件開始的申報、到不良事件的跟蹤處理以及對不良設備的改進措施一整套的資料，我們隨時歸檔，使每臺設備的維護、使用狀況都有完整的記錄。

六、建立PM電子信息檔案，方便利用與服務

為快速查找PM檔案，我們編制了電子目錄，在目錄中不僅按Ⅲ（高）Ⅱ（中）Ⅰ（低）風險三類分類，還根據同樣設備不同科室的特性，加上了病區（科室）及樓層、設備編碼，保證查找的快速性和準確性。在JCI檢查驗收中，對檢查抽查到的設備，我們都能在最短時間內查找到需要的設備檔案，受到了檢查組的好評。

檔案的價值在于對利用者的有用性，PM檔案也不例外。依據PM檔案，我們編制了全院醫療設備故障情況一覽表，據此可以快速判斷設備故障，縮短維修時間。還可依據故障率，為設備的選購和選型提供參考，為購置決策提供依據，避免購置的盲目性，提高醫院的管理水平。依據PM檔案，我們對大型醫療設備進行使用狀況分析，確定醫療設備的工作狀況，確定合適的工作量，提高設備的使用率，為新設備的引進、使用科室進行設備管理提供科學依據。

PM檔案是醫療設備檔案不可或缺的一部分，確保醫療設備質量安全是PM檔案存在的價值，“患者安全”永遠至上，是JCI認證的核心價值之一，“病人安全和醫療質量永遠是最重要的”也是我們做好PM檔案管理的動力。

[1] 季慧芳 張小芬.基于JCI標準的醫療設備檔案管理實踐(J). 中國病案,2014(11).

[2] 梁靜.醫療設備檔案管理(J). 中國醫學裝備, 2009(12).

[3] 張麗霞.醫療設備檔案管理存在的問題與對策(J).實用醫技雜志，2012(4).