淺析事業單位人事檔案管理工作的重要性

文/吉林省公主嶺市運輸管理所 劉淑仙

淺析事業單位人事檔案管理工作的重要性

文/吉林省公主嶺市運輸管理所 劉淑仙

本文以事業單位人事檔案管理工作的重要性為題，展開探討與分析，希望能對大家有所啟發。

人事檔案；管理；重要性；創新；手段

在現代社會生活中，人事檔案對于一個人的發展有著重要影響。做好人事檔案的管理工作，是事業單位對員工負責的表現，也是優化人力資源管理工作的前提。人事檔案管理工作對人員的管理有著潛在的影響，能夠促進事業單位人才結構的優化，更能讓個性化的人力資源得到有效應用。重視人事檔案管理工作，就是重視人的價值，重視知識力量。

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案管理有利于社會公共信息建立。人事檔案對于個人來說是一種證明，是個人學歷、職業技能、經歷以及社會關系等信息的載體。從事業單位人力資源管理的角度來看，人事檔案是個人求職的必要信息，單位招聘人才也需要參考這些真實的原始資料。人事檔案，在人們的生活上扮演著不可替代的角色。在某種程度上來講，人事檔案是一個人發展的軌跡，不僅包括學習生活，還包括工作經歷。在事業單位的人事檔案管理工作中，管理的內容涉及到方方面面，它翔實地記錄了事業單位的人員編制所屬、人員構成，是事業單位人員縮減與擴充的重要依據。事業單位要利用人事檔案給員工辦理職稱申請，確定退休年齡與繳納各類社會保障。人事檔案管理工作，是單位構建公共信息平臺的重要手段。

（二）人事檔案管理有利于人才合理配置。在社會進步的今天，人事檔案管理工作內容與方法發生了較大變化。檔案管理工作的現代化，給事業單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案記錄著員工的原始材料以及各類證件，更記錄著一個人的學習與工作作風、學識能力、思想政治水平以及工作的業績等。做好人事檔案管理工作，單位可以更好地衡量一位員工的能力，發現員工的特點，為其安排最合適的崗位。對于事業單位人力資源管理者來說，人事檔案是其全面了解與考察人才的重要憑借。

二、人事檔案管理工作的創新策略

（一）加強人事檔案管理的程序化力度。在市場經濟體制快速健全的今天，事業單位的人事檔案管理工作也應當進行全面優化。在新的發展時期，管理者應當用全新的思想看待人事檔案管理工作，優化人事檔案管理工作的程度，明確人事檔案管理工作的標準。首先，事業單位人事檔案管理人員應當根據人事檔案管理的相關法律法規落實人事檔案管理工作，閱讀與理解《檔案法》與《人事檔案管理條例》等規定，明確人事檔案管理工作的程序。其次，事業單位應建立完善的人事檔案管理制度。規范人事檔案管理者的思想，就要建立全面的人事檔案管理制度，從而規范其人事檔案管理行為。根據人事級別，對檔案進行分類管理。建立科學的人事檔案查閱制度、歸檔制度以及核對與保密制度，促進人事檔案管理工作有標準可依。

（二）加強人事檔案管理的信息化力度。作為重要的信息資源，事業單位人事檔案的安全性與合理性倍受關注。科學技術的發展，推動了人事檔案管理工作的現代化。將信息技術應用到人事檔案管理工作中，能夠提高人事檔案管理工作的效率。現代技術的支持，讓人事檔案管理工作者擺脫了手工管理檔案的落后模式，減輕了人事檔案管理的負擔。首先，利用計算機實施事業單位人事檔案管理工作。事業單位應當針對單位內部的人事檔案管理內容，建立一個專屬于單位的人事信息庫，在有需要時，快速且準確地調出員工的人事檔案。在計算機的支持下，紙制檔案可以轉變成為電子檔案，管理者可以隨時更新人事檔案的內容。管理者更可以從電子人事檔案信息中了解員工每個月的獎懲情況以及個人技能的提高情況。其次，加強事業單位人事檔案信息數據庫的建立。當代人事檔案管理者要建立起創新的意識，為了讓決策者對人力資源進行合理配置，就需要建立一個完整的人事檔案信息庫，給決策者提供依據。人事檔案管理者可以從崗位類別出發，建立清晰的人事檔案信息數據庫，促進人事檔案信息使用的輕松化。

（三）加強人事檔案管理隊伍有效建立。加強事業單位人事檔案管理工作的創新，需要建立一支素質過硬的人事檔案管理隊伍。只有思想水平高、生活作風好、工作責任心強且技術能力高的人才，才能保障人事檔案管理工作的技術。當代人事檔案管理者不僅要掌握計算機操作方法，更要了解人事檔案管理工作思想與方法。事業單位應該建立強大的人事檔案管理隊伍，是做好人力資源管理工作的前提。

事業單位需要先對人事檔案管理干部隊伍進行建設，選擇那些具有正確思想政治觀點與較強業務能力的人擔當人事檔案管理干部職責，在人事檔案管理工作中堅持黨的領導，積極落實各項政策。在培養檔案管理人員素質時，需要從愛、嚴、勤、新這四個角度入手，培養有愛、嚴格要求自己、勤勞付出與樂于創新的現代化人才。人事檔案管理者不斷完善自己，才能促進其工作行為的完善以及工作質量的提高。

三、結語

綜上所述，在市場經濟體制不斷完善的今天，需要改革傳統的事業單位人事檔案管理方法。從事業單位員工的需求以及事業單位自身發展的需求出發，進行人事檔案管理工作更新，才能讓事業單位人事檔案管理工作更好地服務于事業單位的發展。用創新的人事檔案管理工作提高人才管理與應用質量，是事業單位發展的重要原則。

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