如何創新和完善企業的檔案管理工作

文/中國鋁業股份有限公司廣西分公司 楊青

如何創新和完善企業的檔案管理工作

文/中國鋁業股份有限公司廣西分公司 楊青

本文在企業檔案管理工作概述基礎上，針對企業檔案管理工作存在的問題提出相應的完善措施和創新途徑，以為企業檔案管理工作發展提供參考。

企業檔案管理工作；完善；創新

隨著市場經濟的快速發展，企業之間的市場競爭日益激烈，提高自身競爭力成為企業長久發展的必然要求。檔案管理工作是影響企業競爭力的重要因素，通過檔案管理，可以為企業生產運營提供數據支持，為項目選擇、戰略決策等提供有力保障。

隨著信息時代的到來，企業檔案管理工作面臨新的形勢，傳統檔案管理方式暴露出許多不足，如何做好企業檔案管理的創新與完善，成為企業關注的重點。

一、企業檔案管理工作的概述

（一）企業檔案管理工作的重要意義。從狹義上來說，檔案管理工作是指以檔案室、檔案館為中心開展的一系列工作，通過運用科學管理原則和方法來完成企業檔案的保存、調閱和使用，為企業提供相關服務。

檔案記錄著企業生產運營的所有相關資料，是企業發展過程的重要體現，通過對檔案的管理，企業可以對歷史生產運營的情況進行回顧分析，發現其中存在的問題并總結經驗，為發展戰略制定提供依據，對企業長遠發展起著重要作用。

此外，專利檔案也是企業檔案的重要組成部分，是企業創新研發的重要數據支持，可以有效保護企業的知識產權，維護企業的經濟效益，并未企業品牌的建立提供有力保障。

隨著市場競爭的日益激烈，企業檔案管理工作越來越重要，尤其是在我國加入世貿組織之后，市場競爭范圍更為廣泛，對企業生存帶來更大壓力。在近些年來，反補貼、反傾銷等事件時有發生，給企業造成了巨大經濟損失，要想成功應對，必須借助完整的檔案資料，提供準確、全面的資料，才能有效提高企業整體競爭能力，在國際貿易中站穩腳跟，維持企業的健康發展。

（二）企業檔案管理工作存在的問題。1.重視程度不足。在許多企業當中，企業領導層存在著不重視檔案管理的情況，沒有充分認識到檔案管理工作的重要意義，過于關注降低成本、追求經濟效益，認為檔案管理部門沒有必要存在，重組甚至是撤銷檔案管理機構，檔案管理人員被精簡或裁員，檔案管理工作得不到良好發展。此外，在領導不重視的情況下，檔案管理人員也會受到影響，缺乏良好的工作責任心，工作積極性差，敷衍了事、人浮于事的情況十分常見，檔案管理工作自然難以起到應有的作用。2.管理方法落后。在企業檔案管理工作當中，有許多采取的還是傳統人工登記、分類和保存的管理方式，不僅造成大量的人力、物力浪費，而且檔案查詢、使用的效率會受到影響，檔案丟失的情況也不鮮見，檔案管理方法十分落后，并不符合現代信息化社會的需求，不利于企業檔案管理工作的進步。3.資源嚴重匱乏。在企業檔案管理工作中，由于企業領導層的不重視等因素影響，在檔案管理方面投入的經費、精力相對較少，檔案管理工作資源嚴重匱乏，檔案保管室、辦公室設備老舊，檔案管理工作沒有相應的工作條件，阻礙了檔案管理工作的良好開展。4.管理制度問題。企業檔案管理工作涉及到企業的方方面面，與企業生產、銷售和財務等部門都有密切聯系，這就需要一個良好的管理制度，規范管理工作流程，明確各個部門之間的職責，保證檔案管理工作的有序開展。但是，在大多企業當中，對檔案管理工作并沒有完善、科學的管理制度，各個部門的檔案管理工作獨立運行，沒有統一的檔案管理機構，各個部門之間檔案關系混亂，檔案重復或者疏漏問題經常發生，檔案資料的完善性得不到保障。此外，“重管理，輕使用”也是企業檔案管理中的常見問題，許多檔案建立很少或者基本沒有被利用，其對企業決策、研究的重要功能沒有被發揮，失去了檔案管理工作應有的價值。5.人員素質較低。在企業檔案管理工作人員中，有相當一部分并不具有專業理論知識，是由行政、文秘等職業轉職而來，并不了解檔案管理工作的流程、方法和特點，人員素質較低，并不滿足檔案管理工作的要求，導致檔案的歸類、保存和使用等環節都會出現問題，降低檔案管理工作的效果。

二、企業檔案管理工作的完善措施

（一）重視檔案管理工作。首先，在現代市場情況下，企業領導應當加強對檔案管理工作的了解，認識到檔案管理對企業生產、運營的重要作用，加強重視，將檔案管理工作當成日常管理中的重要事項，并由專門領導人負責，提高檔案管理工作在企業中的地位。其次，對于檔案管理人員，要通過績效考核和獎懲機制，來提高管理人員的工作責任心，使其以認真、負責的態度對待檔案管理工作，預防檔案管理工作中存在的不良現象，提高檔案管理工作整體水平，才能使檔案管理的功能有效發揮出來。

（二）改進檔案管理方式。在現代企業檔案管理工作中，應改變傳統檔案管理方式，加強對信息技術的運用，提高信息化建設水平，建立統一的檔案管理平臺，實現檔案信息的共享，從而有效保證檔案信息收錄的完整，提高檔案管理效率，為企業提供相應幫助。

（三）加大檔案管理投入。企業在加強對檔案管理工作的重視后，還需要給予足夠的支持，加大經費、人力等方面的投入，購買相應的檔案辦公所需要的設備，設置專門的檔案管理數據庫，開發專門的檔案管理軟件，為檔案管理工作創造良好條件。

（四）完善檔案管理制度。良好的檔案管理制度對檔案管理工作有著十分重要的意義，在完善檔案管理制度中，需要先對檔案管理機構和人員的設置進行明確規定，確保企業各部門間的良好溝通和協調。其次，制定相應的責任機制，明確各部門的責任，為檔案管理提供有效依據，實現檔案管理各個環節之間的流暢，保證企業檔案工作的良好開展。

（五）培訓檔案管理人員。打造一支高素質的管理隊伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過社會招聘、競爭上崗等方式，提升管理隊伍的專業化水平，保證檔案管理的規范化。其次，對工作隊伍進行檔案管理技能和職業道德培訓，并引進績效機制，來提高管理隊伍的工作能力與責任心，加強管理人員的實際工作執行能力，提高檔案管理的質量。

三、企業檔案管理工作的創新途徑

（一）重視檔案管理的利用。企業檔案管理工作并不只是簡單的檔案建設、歸納，還包括檔案的利用，針對企業對檔案利用效率低的情況，企業應當重視檔案資源的重要價值，提高檔案資源利用效率，發揮檔案的經濟價值與借鑒作用。

首先，加強檔案管理人員方面的培訓，使其重視檔案管理工作，并設置相應的獎勵基金，激發檔案管理人員工作積極性，在檔案收入、歸納等過程中，從檔案信息中發現相應問題或提出有關建議，并做好與其他部門的配合，更好地服務企業發展需求，實現檔案資源價值的充分發揮。

其次，建立企業檔案資源內部公共網站，將企業的歷史動態、發展經歷等資料發布在內網上，方便企業人員查詢與使用，實現檔案資源的內部共享，為企業員工自身發展、對企業認同感提升以及提出企業發展的積極建議等創造良好條件，集思廣益，促進企業健康長久發展。

（二）重視檔案管理的安全。安全是檔案管理工作的一個重要要求，在當前檔案管理當中，對檔案安全的認識并不充分，許多有價值的檔案資料管理并不夠嚴謹，資料外泄等情況時有發生，卻得不到企業的相關重視，導致企業發展規劃、項目計劃等泄露，降低企業的市場競爭力，對企業發展造成嚴重不良影響。

在檔案管理的安全工作中，首先要做好相應的安全防備措施，根據國家檔案管理的相關要求，對火災、潮濕、盜竊、蟲鼠以及有害氣體等指定相應的防護措施，合理進行管理室布置，配置相應的安全防護裝置，比如煙感器、溫濕度測試器等，預防相應災害，保證檔案安全。

其次，要提高管理人員安全意識。人為因素是檔案資料安全的重要影響因素，在企業檔案管理工作中，需加強對檔案管理人員培訓，樹立其良好的安全意識，不僅要從日常管理中做好相應的防護措施，還要充分認識到企業檔案的價值，盡量避免檔案的丟失。同時，還要對檔案管理的具體流程進行規定，保證檔案在各個環節按照有關的規定來進行管理，避免檔案處理不當造成流失，對檔案資料價值起到有效保護。

最后，還要對管理人員權限進行設定，重要程度不同的資料要分別由不同權限的人員管理，進一步預防檔案資料的泄露，保護檔案資料價值。

四、結語

綜上所述，在現代企業當中，檔案管理工作的重要性越來越加顯著，做好檔案管理工作，對企業的長遠、健康發展有著重要意義。在當前企業檔案管理工作中，還存在諸多不足，針對這些問題，采取有效措施來進行完善，并做好檔案管理安全與檔案資料價值發揮方面的創新，是企業應當重視的內容。

[1]劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作[J].價值工程,2011（11）:125-126.

[2]楊曉英.淺議新時期如何做好企業檔案管理與利用工作[J].東方企業文化,2015（13）:62.

[3]王芳.如何做好現代企業檔案管理工作[J].價值工程,2013（31）:184-185.