試論檔案管理工作中存在的問題

文/河北省地礦局石家莊綜合地質大隊 孔美麗；河北省地礦局 何娟

試論檔案管理工作中存在的問題

文/河北省地礦局石家莊綜合地質大隊 孔美麗；河北省地礦局 何娟

在信息大爆炸的時代，如何處理龐大的檔案資源，其中包括電子類資源和紙質類資源，顯得尤為重要。然而，巨大的數據處理對正在發展的任何一個集體來說都是一件非常棘手的事情，其中會出現很多問題。本文就這些問題提出針對性的建議，以實現檔案管理最優化。

檔案管理；工作；問題；建議

檔案管理涉及到資源保密工作，因此檔案管理是部門管理中必不可少的工作。處理好檔案管理工作有利于實現資源管理優化，有利于資源分類整理，有利于部門人員更加快速地尋找資源，實現資源利用價值的最大化。在檔案管理中，能夠刪繁就簡，減少資源浪費，增加可利用的空間，能夠物盡其用，實現檔案資源自身的價值。加強檔案管理，時常梳理檔案資源，能夠對資源做到有效地控制，實現高效利用的目標。資源的無序混亂問題也可以得到及時有效地解決，順應經濟發展的規律，信息量急速膨脹的社會背景下，激發自身活力和競爭力，利用檔案實現自身的飛躍和發展，因為良好的資源是進步的平臺，管理好檔案資源就可以實現資源的良性利用，創造應有的社會效益。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作意識淡薄。檔案管理人員的工作意識淡薄，對檔案管理不夠重視，只是應付工作而已，工作日常流于形式，走走程序，檔案管理的重要性沒有深入內心。工作的被動懶散化更加不利于檔案管理，疏忽檔案管理的工作人員忙里偷閑干私活，沒有真正落實檔案管理的各項管理細則和規章條例。檔案管理從領導部門到工作人員的從上到下模式都存在疏忽大意的問題，首先領導的不重視，對工作人員疏于管理和監督，自然，工作人員也就不拿檔案管理當一回事，如此的惡性循環，會嚴重阻礙檔案管理的發展，會破壞檔案管理的正常進行。

（二）檔案管理工作人員素質低下。檔案管理工作人員的素質低下，不僅僅體現在專業素質低下，缺乏科學完善、專業知識和操作技能等的培訓，或者自身完全不具備強有力的專業素養，容易遭到不明人士的偷盜或者黑客的攻擊；還體現在檔案管理工作人員的思想道德素質的低下，在檔案管理中利用職務之便，不好好進行檔案管理，反而以權謀私，私自販賣公司以及事業單位等部門的檔案資料，造成機密外泄，嚴重影響公司內部的正常運行和長期發展。同時，檔案管理工作人員在引進資料時不負責，檔案名稱與信息出現交叉，造成檔案利用的不便。

（三）檔案管理工作方法不科學。檔案管理工作方法不科學，檔案管理工作細則不具體，模棱兩可，沒有具體到個人的職責和義務，沒有形成科學完善的系統工程。檔案管理工作仍在沿用落后過時的管理方法，沒有積極引進更加先進化的科學方法，造成檔案管理的工作量大、工作費時間、耗費不必要的人力和財力。檔案管理工作還存在很多漏洞，容易被鉆空子，造成機密泄露，檔案管理自身的不完備制約發展。

二、檔案管理工作中存在的問題建議

（一）提高檔案管理工作的意識。提高檔案管理工作的意識，加強檔案管理重要性的宣傳，從領導個人開始做起，發揮模范榜樣的帶頭作用。可以制作宣傳彩頁、海報，用娛樂化閱讀的方式推廣普及檔案管理的工作細則、方法、重要性，使每個工作人員清楚地明白檔案管理工作的科學嚴謹。還可以利用網絡技術，制作網站技術流程、flash、PPT等形式，加強工作人員對檔案管理的理解。還可以采用問卷調查的形式對工作人員進行評估，同時及時交流，特別是上下級的交流，出現了問題能及時解決。

（二）提高檔案管理工作人員素質。提高檔案管理工人員的素質，一方面是專業技能為基礎，另一方面是基本職業道德素養訓練。加強專業技能和知識的培訓，使檔案管理工作人員用熟練科學的專業技能來進行檔案管理，為需要檔案資料的人提供極大的便利，也優化檔案管理。在檔案管理工作人員審核時更加注重專業的考核，不能只看現在，為了解決一時的需求就無門檻接受檔案管理人員，這樣對檔案管理極為不利。

（三）科學規范檔案管理工作方法。科學規范檔案管理工作方法，加大資金投入，積極主動引進先進的檔案管理器材，引進先進的方法，比如掃描儀、移動硬盤、檔案、密集架、溫控設備、計算機、掃描儀、光盤刻錄機等硬件設備，提高科學管理水平。成立專門的檔案管理部門，定期召開會議，及時匯報各個檔案管理部門的工作事項。

三、結論

檔案管理不僅僅是國家重視的問題，還應該是每個企業公司以及事業單位等部門的必然事項。加強檔案管理，保證機密資料的安全性，更合理地利用檔案資源，有利于減少工作上的不必要的麻煩，更有利于為解決矛盾問題提供新思路，從而更好地解決問題。科學分析檔案管理工作中的問題，結合目前的實際情況，秉持著實事求是的原則，讓檔案資源發揮自身獨有的優勢，從而實現社會效益最大化。同時針對問題提出相應的可操作性建議，科學規范檔案管理辦法，最終形成一套科學完善的檔案管理，促進檔案管理工作的高效運行。

[1]瞿靜. 現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 黑龍江檔案.2015(03).