論教育培訓檔案的分類保管

文/衢州學院 崔蘋

論教育培訓檔案的分類保管

文/衢州學院 崔蘋

目前教育培訓在社會各個領域發展過程中都發揮著積極的作用。教育培訓檔案的重要性決定了教育培訓檔案保管工作以及教育培訓檔案工作的重要性。

教育培訓檔案；分類保管；重要性

教育培訓檔案的分類多種多樣，從保管的角度來說，根據教育培訓檔案管理的具體利用，只有將各式各樣的教育培訓檔案進行分類管理，我們才能更好地對教育培訓檔案進行統一管理。

一、教育培訓檔案分類保管的含義

教育培訓檔案的分類保管工作是指根據教育培訓檔案的種類，采取不同的存放方式。教育培訓檔案的載體具有多樣性，如有些教育培訓檔案是紙質的，有些教育培訓檔案是聲像的，有些教育培訓檔案是電子的，這些載體在損毀方面各有不同的特點。如紙質教育培訓檔案容易損毀，電子教育培訓檔案容易遺失等。

教育培訓檔案載體的多樣性決定了教育培訓檔案的成分和種類是不一樣的，所以對不同的教育培訓檔案要采取不同的分類，可以看出教育培訓檔案的分類保管工作很重要。

二、教育培訓檔案分類保管的意義

（一）保存應用有利于培訓機構的發展。應該加強教育培訓檔案管理的規范化、標準化，保證教育培訓檔案資料完整性、系統性和正確性。

（二）教育培訓檔案分類保管工作在整個教育培訓檔案工作中具有重要意義。教育培訓檔案分類保管工作在整個教育培訓檔案工作中屬于后期工作。教育培訓檔案的收集、整理、分類等前期工作都是以教育培訓檔案的分類保管和利用為目標，所以教育培訓檔案分類保管工作對教育培訓檔案工作有重要的意義。

（三）教育培訓檔案分類保管工作質量的高低，在一定條件下具有決定性的影響。有什么樣的分類保管措施，就會有什么樣的管理水平，有些教育培訓檔案室采用現代科學技術對教育培訓檔案進行保管。

三、培訓機構教育培訓檔案分類方法

（一）教育培訓檔案分類理論中的分類方法。教育培訓檔案進行科學分類，理論中常見的教育培訓檔案分類方法有兩種，分別為單式教育培訓檔案分類方法和復式教育培訓檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓檔案的分類中只采用一種分類方法對教育培訓檔案加以分類。復式分類法是在教育培訓檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結合使用。

1.單式教育培訓檔案分類方法。單式分類法是指在教育培訓檔案的分類中只采用一種分類方法對教育培訓檔案加以分類。歸納起來有以下幾種：按文件的產生時間分類。 即按教育培訓檔案文件產生形成的時間劃分類別。教育培訓檔案大多是按時間順序產生形成的，因此，在教育培訓檔案的分類整理工作中，常用時間分類法進行分類。按文件來源分類。 按來源分類就是按教育培訓檔案文件形成。什么類型的培訓分別排放。按文件內容分類。即按教育培訓檔案文件的內容進行分類。如中小學教育培訓，公務員考試培訓等。按文件的形式分類。 這是一種按教育培訓檔案文件的形式特征進行分類的方法。具體表現形式主要有文件種類分類法、載體材料分類法、形狀規格分類法等。形式分類法一般適用于一些形式因素具有重要意義的教育培訓檔案。如會計教育培訓檔案、聲像教育培訓檔案和電子教育培訓檔案等。載體材料分類法。載體材料分類法是按教育培訓檔案物質載體的不同而進行類型劃分的一種分類方法。聲像教育培訓檔案中照片教育培訓檔案、錄音教育培訓檔案、錄像教育培訓檔案、影片教育培訓檔案和電子教育培訓檔案中的磁盤、磁帶、U盤和光盤等多種類型。形狀規格分類法等。按文件的價值分類。文件的價值分類是將教育培訓檔案文件按其價值的大小劃分為不同的類型，以便于教育培訓檔案的分別管理與提供利用。

2. 復式教育培訓檔案分類方法。便于建立合理的教育培訓檔案實體管理體系與庫藏系統，更好地對教育培訓檔案實行科學管理與信息資源的開發利用。復式分類法就是在教育培訓檔案的分類工作中，將兩種或者兩種以上的分類方法結合使用，以達到對教育培訓檔案進行科學分類的重要目的。不同的教育培訓檔案類型所采用的復式分類方法也各不相同，復式分類法的優點是可采用不同的分類標準對教育培訓檔案文件進行分類。

（二）培訓機構教育培訓檔案分類方法。教育培訓檔案分類方法是以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部教育培訓檔案對象，依據工作職能、機構職責結合教育培訓檔案內容和載體形式特點，進行科學的分類。具體為：教育培訓方面：有干部培訓、職工教育培訓和教師技能培訓的文件、教材等。

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