如何做好檔案的甄別收集和整理工作

文/白城中心醫院 徐丙海

如何做好檔案的甄別收集和整理工作

文/白城中心醫院 徐丙海

當前，有些單位或部門的檔案工作還存在收集和整理比較差的問題，影響了檔案工作的開展。基于此，本文在闡述檔案甄別收集和整理工作難點的基礎上，提出了做好檔案工作的措施。

檔案；收集；整理

單位或部門在開展各項活動的過程中，會形成文字、圖表、音視頻等不同形式的資料，對于具有保存價值的資料，需要進行收集和整理，并交由檔案管理部門管理。由于種種原因，檔案的收集和整理工作還存在一定的問題，很多單位或部門并不重視檔案管理工作，從而使一些有價值的資料流失，這對單位或部門的發展比較不利。

一、檔案甄別收集和整理工作的難點

在單位或部門不斷發展的過程中，其活動范圍、活動種類不斷地增多，由此一來，資料多元化的趨勢越來越明顯，這給檔案的甄別、收集和整體工作帶來比較大的困難。

對于具體的某項活動來說，在其活動周期內，涉及的人和事物都比較多，這就會產生大量的資料，或文字形式，或音頻形式，這些資料中，并不是所有的資料都有保存價值，如果不顧保存價值而將所有的資料都保存起來，那么將會浪費大量的檔案管理資源，而且為日后檔案資料的使用帶來比較大的影響。

文件在形成時，主導的主體是不相同的，這樣一來，文件形成過程所具備的側重點也不相同，在進行文件收集時，如果按照統一的標準開展，就會導致管理效果比較差，而不按照統一的標準進行收集，又會產生管理規范不統一的問題，這使得檔案管理工作的難度增加。綜上所述，如何有效地進行甄別的管理是檔案工作中的難點。

二、做好檔案甄別收集和整理的措施

（一）提升工作人員的檔案意識。對于檔案的價值和作用，很多工作人員都缺乏正確的認識，由此一來，工作人員的檔案意識就會比較差，對于如何開展檔案甄別收集和整理工作比較盲目。此外，有些工作人員出于方便自己使用的考慮，未及時將收集到的檔案資料移交給檔案室，從而導致大量的檔案積壓，甚至有些檔案直接丟失，對檔案的利用造成非常大的影響。對此，必須要加強工作人員的檔案意識，通過宣傳、培訓等措施讓工作人員明確檔案歸檔的意義，從而有效地提升工作人員的歸檔意識。同時，還需要培養工作人員甄別收集檔案的意識，在眾多的文件資料中發現具有保存價值的資料，從而對其進行收集和整理，并及時移交給檔案室。

（二）加強領導對檔案甄別收集和整理的重視。檔案收集和整理工作的開展只有工作人員的重視是不夠的，還需要領導充分的重視，從而在領導正確的引導下，有效地開展檔案甄別收集和整理。單位中各個部門都需要選擇出一名檔案負責人，主要的職責就是甄別和收集本部門的檔案資料，并及時移交到檔案室中。檔案工作的開展需要一定的經費支持，領導的重視程度上升之后，就會自覺地開展檔案工作，并在經費上適當地支持檔案工作的開展。這樣一來，工作人員的工作積極性就會被充分地調動起來，促進檔案工作的發展。

（三）提升工作人員的業務素質。從某種程度上來說，檔案甄別收集和整理均屬于工作人員的業務素質，因此，甄別收集和整理工作的有效性取決于工作人員業務素質的高低。在部門或單位的檔案管理部門中，多數工作人員是非專業檔案管理人員，相關的檔案管理專業知識匱乏，甄別、收集、整理檔案的能力也比較差，在很大程度上影響了檔案工作的開展。基于此，單位或部門應該加強對檔案工作人員的培訓，幫助工作人員掌握專業的檔案管理知識，并學會日常文件的分類管理，為檔案的歸檔工作提供便利條件。通過工作人員業務素質的提升，增強了工作人員甄別、收集和整理檔案的能力，這樣一來，工作人員就可以準確地篩選出有保存價值的文件資料，并分類整理之后移交檔案室，以備日后使用。

（四）建立完善的激勵制度。對于檔案收集和管理工作來說，工作人員的積極性有著十分重要的作用，因此，在開展檔案工作的過程中，要注重工作人員積極性的調動。完善的激勵制度的建立是有效地調動工作人員積極性的方法，根據獎懲原則，對各個部門每個階段檔案工作的成果進行檢查和評比，并將檢查的結果公布，給予檔案工作做得最好的部門相應的獎勵，并懲罰檔案工作做得最差的部門。通過激勵制度，引導工作人員樹立正確的工作態度，同時積極地開展檔案工作，促使檔案甄別收集和整理工作做得更好。

（五）嚴格把關，以身作則。檔案工作所具備的嚴肅性是非常強的，要求工作人員必須要具備專業的檔案管理知識，同時還需要具備一定的工作經驗，而且工作作風也需要非常地嚴謹、細致。在實際的檔案工作中，資料收集不全、年度文件區分不清楚等都會對案卷的質量產生嚴重的影響，基于此，工作人員在移交檔案之前，需要進行認真的檢查，保證每個細節都沒有問題之后再進行移交。同時，檔案室也需要對接收的檔案進行檢查，對于不符合標準的檔案資料予以返回。只有工作人員以身作則，嚴把案卷質量關，才能提升檔案工作的質量，并形成良性循環。

三、結論

通過檔案甄別收集和整理工作的開展，有效地提升了檔案工作的質量，實現有效保存有價值的檔案資料，從而在單位或部門發展的過程中，充分發揮檔案的重要作用。

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