以督辦工作為抓手 提升高校管理執行力

文/中國石油大學（北京）黨政辦公室 陳崇河 許博

以督辦工作為抓手 提升高校管理執行力

文/中國石油大學（北京）黨政辦公室 陳崇河 許博

管理執行力對于學校落實辦學目標至關重要，以督辦工作為抓手，全面提升高校管理水平和管理質量是辦公室工作的重要職能。本文指出了新時期加強督辦工作的重要意義，分析了開展督辦工作易產生的誤區，闡述了高校加強督辦工作的一些途徑。

高校；管理執行力；督辦；決策

管理執行力的高低，直接反映出高校的管理水平、服務水準，集中體現了一所高校的內在涵養和對外形象。作為學校的綜合協調部門，以督辦工作為抓手，全面提升高校管理水平和管理質量已經成為辦公室工作的重要職能。

一、新時期加強督辦工作的重要意義

隨著高等教育規模日益擴大，高校管理部門成為集綜合服務、管理協調于一體的機構，綜合性強、節奏快、事務繁雜，因此，管理部門的高執行力成為保障學校建立和保持競爭優勢的關鍵所在。管理學認為，事業的成功三分靠戰略部署，七分靠貫徹執行。

執行力顯現著一個團隊從決策形成到任務完成的速度及質量，展現出管理團隊的戰斗力、競爭力和凝聚力。對于執行力差的團隊而言，再好的決策也會成為水月鏡花。

當前，深化高等教育綜合改革已經進入深水區，且對高校提升辦學質量和辦學效益提出了更高、更明確的要求。切實提升管理的執行力，充分發揮執行力的效能，才能有效提高管理水平。

可以說，高校管理執行力已成為高校的核心競爭力，其核心作用就是要實現學校的長遠目標和戰略規劃。 督辦工作是通過對學校重大事項、重要工作及重要文件強化過程監控、反饋辦理結果，以提高辦事效率和改進工作作風，保障各部門提升管理執行力的重要手段。

對于高校而言，進一步加強督辦工作，還因為管理執行力還存在諸多問題，不利于高等教育的可持續發展。如：黨委常委會、校長辦公會議定事項有結論，卻無牽頭部門去落實；工作要點文件過于宏觀，往往導致有計劃無進展；個別工作部門間互相推諉扯皮，執行速度緩慢；執行工作時理解度不夠導致執行力度欠缺；文件下發后，傳達解釋機制不暢通，政策沒有貫徹執行好；對于執行效能缺乏相應的懲處機制和激勵機制等等。針對以上問題，辦公室很有必要對高校管理執行力情況進行過程監管、結果反饋，找到解決執行力問題的癥結所在，為高等教育綜合改革的順利推進及學校的長遠發展提供保障。

二、督辦工作的三個誤區

（一）觀念誤區。首先，校領導要充分認識到督辦工作的重要性，對維護決策權威性率先垂范，對需要督辦的重要事項做到主動批示、敢于問責；要清晰傳達決策意圖和決策精神，便于辦公室人員抓住關鍵。其次，辦公室督辦工作人員要擺正位置。督辦工作本身具有政策性、權威性，按照會議決議或者領導批示開展工作，這是崗位職責所在，不是拿著“尚方寶劍”的“欽差大臣”，因此督辦工作人員一定要以服務大局、溝通單位與領導為出發點，特別是對于承辦單位遇到的困難要及時向上反饋信息，幫助協調辦理，促進事項保質保量完成。再次，承辦單位也要轉變觀念，不能將督辦工作視作辦公室在“找茬”，在“揭短”，在做好自身工作的同時，要將積極配合督辦、反饋辦理結果看作是為自身工作擴大影響力和受眾面的行為，當作溝通協調工作的重要渠道。

（二）決策信息要素不全。督辦工作決不是從要抓落實的時候開始，事實上，信息要素完成的決策信息是開展督辦工作的先決條件。現實中遇到的決策信息要素不全主要體現在：

一是缺少牽頭部門。牽涉多個部門共同完成的工作在決策時就應該明確一個部門作為牽頭部門，如果此信息不全，督辦工作人員也不能向多部門同時發出督辦通知單，否則經過多頭報送的信息容易彼此矛盾，從而難以抓住重點，而應該請示領導明確牽頭部門后再督辦。

二是缺少成文的會議紀要。重要會議上議定的事項不可或缺會議紀要，以領導簽發的會議紀要作為督辦依據，否則容易造成理解偏差，影響督辦效果。

三是缺少任務完成期限。形成的決策信息常會有“盡快完成”“立即整改”“著手準備”等字眼，不利于把握督辦工作開展的時間節點，此類情況一定要結合現實考慮，以確切的日期來明確完成時限，杜絕界限模糊的情況。

（三）督辦形式單一。當前，督辦工作主要還是依靠發放“督辦工作通知單”的形式開展，周期較長，且不能直觀反映事態發展的來龍去脈，不利于迅速查找問題癥結。單一的督辦工作方式與整個社會信息化浪潮的背景不相協調。可以借鑒已經在大型公司中被廣泛運用的網絡督辦管理系統，通過系統設置實現決策決議、重點工作、領導批示、工作要點、任務、公文及其他督辦事項的分解下達、協作溝通、執行反饋、督辦跟蹤、辦結確認等督辦業務周期閉環管理，全程記錄過程，不斷提升督辦業務效能。

三、加強高校督辦工作的途徑

（一）建立健全督辦工作機制。督辦工作過程復雜、牽涉面廣，必須要有完備的工作制度規范督辦行為。

一是明確職責、完善程序。我校在2012年發布《中國石油大學（北京）督辦實施工作辦法》。以文件的形式對督辦工作的開展進行了全面規范。明確了黨委辦公室、校長辦公室是負責學校督辦工作的職能部門，督辦工作主要內容是重要文件、重點工作、重要批示及重要會議決議；督辦工作的程序按立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔六個環節進行，形成程序閉環；設置督辦工作審批單，在審批單上明確時間節點和辦理要求；編制了督辦工作流程圖，使各個督辦事項有章可循。

二是把握重點，源頭督辦。我校的年度工作要點出臺，先由各個部門提交年度計劃，經黨委常委會討論審議后以文件形式下發，并附各部門任務分解表，年初還要召開二級干部會布置學校重點工作；工作要點經過由下而上、再由上而下的總結、分析，執行時明確牽頭部門及任務完成時限；我校黨委常委會、校長辦公會定期每次會后都編發會議紀要，督辦工作人員根據領導簽發的紀要定期梳理各項議定事項的任務完成情況，編發《督辦工作簡報》，在一定范圍內公開，起到了良好的督促作用。

三是注重溝通、加強協調。辦公室要做到與各任務承辦單位進行經常性溝通，事前有提醒，將清晰的決策內容告知承辦單位；事中有溝通，及時掌握各項工作進度；事后有檢查，促進工作任務保質保量完成。切忌以偏概全、蓋棺定論。

（二）構建完善的督辦工作隊伍。高校督辦工作涉及學校各部門及各層面的領導干部，工作內容涉及學校辦學事業的各個方面，從宏觀政策到微觀落實，任務貫穿于決策、落實、反饋、歸檔的全過程，僅靠辦公室個別工作人員的力量是不夠的，要從上而下建立起一支包含各個單位、各個層面的督辦工作隊伍。就我校而言，學校辦公室主任是督辦工作管理責任人；各承辦單位主要領導為督辦事項具體落實第一責任人。學校各主管領導根據工作分工督促承辦單位落實。校領導積極參與督辦工作，為督辦工作的順利開展創造了有利條件。校領導中，有的就年度工作要點落實情況召開專門督辦協調會，逐項聽取落實要點的情況匯報；有的對專項工作主動作出批示，要求反饋辦理結果；各類文件批示規范，明確了牽頭部門和完成日期。學校除了設立專門的督辦機構外，校屬各部門、單位的負責人均為督辦工作責任人，負責各類決策在本單位內部貫徹落實。學院（部）辦公室主任要兼任本單位督辦工作聯系人員，負責辦理結果反饋 ,形成上下協調、左右聯系的督辦工作隊伍體系。對列入督辦的事項，做到事事有結果, 件件有回音 。

（三）強化督辦結果的運用。督辦要實現良好的效果，達到“言必信、行必果”，進一步形成全校教職員工齊心協力貫徹落實學校辦學目標的氛圍，就必須有配套的獎懲制度。將各單位按決策要求完成任務的情況與單位業績考核、領導干部述職結合起來，對于承辦單位對所本職或牽頭、協辦的工作拒不執行、打折扣執行、執行不力而給學校造成損失或不良影響的，應當追究有關部門主要負責人的責任；對于承擔了大量重要工作、且保質保量完成目標任務的，在干部考核或干部提拔任命中應給予業績考量。

此外，辦公室還要做到加強調研，通過綜合督辦過程中發現的問題，有選擇地深入開展調研國內外高?；蛲惛咝５淖龇ǎ瑸轭I導決策提供真實準確、有價值的信息，真正發揮辦公室作為領導的參謀、助手的作用。

我校黨政辦公室以不定期編發《校領導參閱》的形式開展此類工作，通過對某一方面問題的橫向對比、縱向對比，有利于找到改進相關工作的方式方法。

[1] 許博，陳崇河. 高校管理執行力提升策略研究[J].辦公室業務，2015（20）.

[2]周梅芳.淺談影響高校行政管理執行力的因素與對策[J].教育教學論壇，2013（5）：29.