呂梁市城建檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考

文/呂梁市城北供熱 李拖娟

呂梁市城建檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考

文/呂梁市城北供熱 李拖娟

城建檔案管理工作作為城市建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，既有城市發(fā)展的產(chǎn)物，又是城市長遠(yuǎn)規(guī)劃建設(shè)的基礎(chǔ)。近年來，我國城市化進程快速推進，城建檔案事業(yè)進入了一個新時期。為了使城建檔案更好地服務(wù)于城市建設(shè)。本文在論述現(xiàn)階段檔案管理存在的不足的基礎(chǔ)上，著重介紹了基于GIS系統(tǒng)的檔案管理建設(shè)的優(yōu)勢。

呂梁市；城建；檔案管理；信息化；人才

近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區(qū)建設(shè)、呂梁大武機場、209國道、太佳高速等一批重大項目相繼建成，城市建設(shè)正面臨著前所未有的發(fā)展。呂梁因特殊的地理、人文環(huán)境，形成了人口流動規(guī)模大，人員結(jié)構(gòu)年輕化的人口現(xiàn)狀，所以，每個階段形成的城市發(fā)展的檔案記錄都有其重要意義。而科學(xué)的檔案管理方法對于呂梁市城市規(guī)劃管理和城市經(jīng)濟發(fā)展極其重要。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，對于城建檔案的管理也開始實現(xiàn)現(xiàn)代化，為進一步滿足社會對城市建設(shè)信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該從以下幾方面著手建設(shè)。

一、硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施建設(shè)即檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據(jù)舉足輕重的地位。

在傳統(tǒng)的檔案管理理論的指導(dǎo)下，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費大量的人力物力，效率低下，而且有時達(dá)不到應(yīng)有的效果和作用。

很顯然，電子計算機是硬件設(shè)施建設(shè)的首選，其具有邏輯性強以及信息存儲量大的優(yōu)點，在文件管理上，應(yīng)以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，以便更為精準(zhǔn)地找到相關(guān)文件，同時在文件借閱、歸還等方面也會更加方便，并可以在短時間內(nèi)找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進行的更加順利。為了讓各項工作都能在網(wǎng)絡(luò)化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網(wǎng)。

二、人才隊伍及思想建設(shè)

對于檔案管理這一重大課題的建設(shè)，專業(yè)人才建設(shè)是核心，技術(shù)是關(guān)鍵。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案管理水平，但在實際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案管理思想還較為落后，與現(xiàn)代信息化要求不相符，因此應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，并創(chuàng)新檔案管理方式，以便滿足社會發(fā)展需要。

創(chuàng)新的管理思想需要專業(yè)的檔案管理人才來實踐，城建檔案管理工作專業(yè)性很強，對工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來看，檔案管理存在機構(gòu)不全、人員兼職過多、業(yè)務(wù)不熟、檔案意識缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養(yǎng)，形成合理的專業(yè)人才篩選機制，定期專業(yè)化培訓(xùn)，著重培養(yǎng)一支理論、實踐、技術(shù)兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊伍。

三、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是本文重點論述部分，其主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個完整、高效、安全的系統(tǒng)平臺。現(xiàn)階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強獨立性的檔案管理系統(tǒng)，很少會與其他管理系統(tǒng)相聯(lián)系，嚴(yán)重影響信息資源的使用與共享。對于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復(fù)雜，所涉及部門也很多，這就需要各個部門能夠相互配合，并嚴(yán)格按照相關(guān)流程開展工作，但現(xiàn)代檔案管理還很難實現(xiàn)這一目標(biāo)，因此需要根據(jù)實際情況進一步完善。

在此我簡單介紹一種基于地理信息的管理系統(tǒng)。GIS背景下的城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是一個集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統(tǒng)。

GIS桌面軟件工具主要負(fù)責(zé)城建檔案的檔案空間數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)的采集以及城建檔案圖形數(shù)據(jù)與屬性數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)建立、圖形數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等工作。

GIS技術(shù)屬于綜合性技術(shù)，并被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代社會各個重要領(lǐng)域，因此，為GIS技術(shù)構(gòu)建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術(shù)建成以后不僅可使城市規(guī)劃更顯系統(tǒng)化，建設(shè)與管理也更將自動化，對于城建檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率也會有顯著提升，進而是檔案管理更加安全、可靠，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，推動城市化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案依托于地理信息系統(tǒng)GIS，結(jié)合檔案管理自身分類分級的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統(tǒng)在未來的發(fā)展中極具潛力。

四、檔案管理規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化，更好地服務(wù)于城市建設(shè)，就必須制定完善的工作規(guī)范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計算機的規(guī)格、型號不統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不兼容、經(jīng)濟技術(shù)投入不足等。通過制定相應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)則來對電子文件歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，如此數(shù)字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規(guī)范化、秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化，以減少重復(fù)建設(shè)、互不兼容等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

[1]許勝偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計[J].2005.

[2]許盛偉，石若明，劉志清等.城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)研制報告[R]．2005.

[3]率艷萍.GIS 背景下城建檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用.2013.