信息技術對檔案信息化建設的影響

文/柳州市市政設施維護管理處 陳艷云

信息技術對檔案信息化建設的影響

文/柳州市市政設施維護管理處 陳艷云

本文就信息技術對檔案信息化建設的影響進行研究，通過分析檔案信息化建設發展的三個階段、信息技術對檔案信息化建設的影響分析以及其發展趨勢，提出自己的一些建議。

信息技術；檔案信息化；階段；影響；趨勢

作為企業發展重要的資源，檔案記錄著企業發展中的方方面面，隨著計算機技術的廣泛應用，推動了企業檔案管理朝著信息化的方向發展。檔案管理工作內容包括了收集、整理、分析等，根據企業在發展的實際情況，為企業提供真實的數據，供企業進行參考，從而使企業能夠及時發現自身在發展中存在的問題，并制定相關發展戰略來解決這些問題。而信息技術的運用，極大地提高了檔案工作的效率，使得檔案信息更加準確，同時方便了企業的搜索和查閱，推動了企業檔案信息化建設。

一、檔案信息化建設發展的三個階段

我國檔案信息化建設目前分為三個階段，每個階段都與我國的經濟和科學技術的發展相關，檔案管理的信息化建設也隨著經濟和科學技術的發展而發展。 檔案信息化建設的第一階段是從改革開放之后，伴隨著計算機技術的應用，一直到上世紀90年代末，在這一階段中，檔案管理發生了很大的變化，建立了數據庫，用戶可以使用相關軟件來搜索所要尋找的檔案。但由于當時的計算機技術還未成熟，所以在計算機存儲以及軟件應用上都存在著一些問題。

隨著計算機技術研究的進一步深入，檔案信息化建設進入了發展的第二階段。從21世紀到十一五期間，這是檔案信息化建設飛速發展的時期。在這一階段中，由于計算機性能的提高，存儲量逐漸變大，逐漸實現了“三網”“三庫”的建設(建設“三網”，即建設完善各級組織部門內部局域網，建設拓展全國組織系統專網，積極穩妥地利用國際互聯網。建設“三庫”即建立完善組織機構和人員信息庫、辦公信息庫、知識信息庫)。

自“十二五”以來，伴隨著新媒體以及移動終端的快速發展以及檔案管理的法律法規的健全，使得檔案信息化建設逐漸形成一個完整的系統。在這一時期，用戶查詢的途徑逐漸多樣化，可以通過手機、電腦以及網絡進行查詢，同時在檔案的保護上的法治建設逐漸明朗，相關的法律法規不斷地健全。

二、信息技術對檔案信息化建設的影響分析

信息技術對檔案信息化建設的影響很大，首先是對人力資源檔案管理的影響。在人力資源檔案管理中運用信息技術，極大地方便了企業對人事的管理，提高了工作效率。建立人力資源檔案管理系統，系統可自動計算工作年限，職工工資標準調整等操作。在進行各項操作時，系統自動生成對應的記錄。系統還能根據員工工資自動計算出社保養老保險金、醫療保險金、失業保險金以及總合計數。同時，系統還會對員工的逐次調資、學歷、年度考核、年終評比、人事職稱、資格職稱、用工性質、合同簽訂、聘任職務、處分登記、獲獎登記均有詳細的過程記錄，查詢方便。并且系統具有完善的查詢功能，用戶可任意輸入查詢條件，選中相應的字段動態生成各種報表及人員信息情況。其次，隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化的載體豐富多樣，用戶可以通過手機、電腦以及其他移動設備下載客戶端，通過客戶端進行查詢，這極大地推動了檔案信息化建設的發展。最后，在信息化建設下，為了保護檔案信息，逐漸出臺了關于電子檔案的管理辦法以及其他一些法律法規，為檔案信息化建設提供了保障。

三、檔案信息化建設發展走向分析

（一）基礎設施集約化。電子政務云平臺建設是幫助檔案部門降解技術瓶頸的有效舉措。除涉密、核心檔案信息數據庫管理系統外，檔案部門將各個檔案應用服務系統遷移政務云平臺，可大大減輕配置設備、運行維護、數據備份、安全防御、應急演練等技術工作量，消除部分檔案部門信息化建設經費、技術力量不足的難題。

（二）檔案管理智能化。 隨著物聯技術的完善成熟，檔案實體管理將納人智能化網絡體系管理，極大地提高了檔案管理查檔、調閱、盤庫、統計、安全監管各項工作效率，達到館庫與存放的檔案、檔案實體與檔案信息、檔案與人等互聯互通、相互感知，實現更高效的智能化管理。

（三）電子檔案管理新常態。 近年來，檔案部門重點針對規范格式的電子文件的歸檔及電子檔案管理進行研究與探索，已出臺系列標準與規范，積極開展電子文件歸檔以及重要電子文件的雙套制管理。隨著依法治國戰略方針的貫徹實施，各級政府依法行政、簡政放權，加快推進電子政務進程，各類行政審批事項網上辦理，網上公開。

（四）數字檔案館集群化。依托云平臺、大數據等技術，建立各單位的文檔管理一體化，檔案館檔案管理一體化、檔案館際檔案信息資源一體化的集群化的信息共享系統，并實現與其他業務信息系統的對接已經可行。在各單位、各館的數字檔案信息庫基礎上，跨地域空間建設檔案信息資源大數據的有序組織、分析、整合和共建共享，可提高檔案利用價值及利用效率，進一步擴大檔案信息服務的社會效益。

四、結論

綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，檔案管理信息化建設不斷的深入，提高了檔案管理工作效率，方便了企業、用戶的查詢和應用。

[1]曾海容,試論企業技術創新環境下的人事檔案信息化建設.中國新技術產品, 2013（11）.

[2] 宋華,黃麗華.信息技術對檔案信息化建設的影響與路徑指引.交流. 中國檔案,2015（10）.