高校檔案管理信息化建設的探討研究

文/湖北大學檔案館 黃艾君

高校檔案管理信息化建設的探討研究

文/湖北大學檔案館 黃艾君

我國目前所有高校已經著手進行檔案管理信息化建設，并且取得了一定的成績，但是仍然存在著很多亟待解決的問題，高校要想更好地發展，就必須找出相應的解決途徑。

高校檔案管理；信息化建設；問題；途徑

自恢復高考以來，我國的教育事業飛速發展，全國高校數量不斷增長，與此同時，每年各高校的人數也在直線上升。以前采用紙質版檔案對高校學生的信息進行管理已經不再適用，紙質版檔案只能用于小規模的信息管理，大規模的信息管理必須需要二者的結合。加之中央頒布《全國檔案信息化建設實施綱要》，使得高校檔案信息化管理在高校中普及開來。高校檔案管理的信息化在為相關工作人員減少工作量的同時，還能最大限度發揮檔案的作用。由于高校檔案信息化建設是近年來才發展的，我國高校檔案信息化建設還在探索中，所以有待加強和改善。

一、分析高校檔案信息化管理存在的問題及影響

（一）相關人員意識和素質問題。由于高校檔案信息化建設剛剛起步，其對學校的管理和帶來的自身效益還沒有顯現，導致高校的領導對檔案信息化建設不重視，在對檔案信息化建設方面作出決策時會有主觀上的偏差，例如在財務、人員等進行工作分配時候資源少。其次是現在許多高校的檔案管理人員是學校臨時請來的，沒有正式的編制，尤其在三本及專科院校較普遍，管理人員文化水平低且沒有經過專業的培訓，連紙質版檔案管理都做不好，更不要說檔案信息化建設。

（二）投資較少，檔案信息化管理基礎設施落后。高校檔案信息化建設要搞好，相應的配套硬件設施，例如電腦、辦公用地等必不可少。有許多高校由于重視程度低、財政資金短缺，對檔案的信息化建設投資較少。2014年某省教育部門對該省內的高校檔案信息化建設進行了一項有關其設施配置的調查，調查發現，100%的被調查高校都在進行檔案信息化建設，但是有多達70%的高校在進行相關工作時候擁有的配套電腦設備不超過3臺，有很多電腦都是直接從學校信息計算機房直接搬過來的，設施陳舊，辦公都是在紙質版檔案管理得辦公室進行，沒有專屬的辦公用地。

（三）高校檔案管理信息化建設的管理機制體制存在問題。機制體制問題表現在監督體系、獎懲體制上面。基本上所有高校對檔案信息化建設都沒有建立完整的監督體系，有監督體系的也只是對信息化建設的結果進行考核，而沒有對信息化建設實行動態監督管理，對建設過程中存在的問題不能及時地抓住并解決。另外，由于高校對檔案工作人員的工資福利待遇實行統一標準，導致信息化建設工作人員的收獲不公平，與其他檔案管理人員所獲得的報酬是相同的，就在某種程度上降低了工作人員的積極性。

二、加快發展高校檔案信息化建設，推動我國教育事業不斷發展

（一）加強相關人員素質的培養，為高校檔案信息化建設打下基礎。首先，要加強領導層對檔案管理信息化建設的意識，要定期將高校領導組織起來參加有關檔案信息化建設的交流學習，并要積極地開設相應的例會，將學校信息化建設的現狀進行分析并作出指導，明確高校里面各部門所扮演的角色，從而加強各部門領導的重視。其次，學校要引進專門的計算機人才和檔案管理人才，并將相關人員送去進行相關培訓，以提高其專業技能，定期進行考核，對于考核不合格的人員及時地處理。相關人員的意識和專業素養是高校檔案管理信息化建設的基礎。

（二）加大投資力度，健全高校檔案管理信息化建設管理機制。加強機制建設是高校檔案信息化建設得以實現的保障，首先相應的規章制度的建立完善必不可少，這樣才可以使得相關工作人員在進行工作時，有法可依，有例可尋。其次，要建立領導監督管理小組，對檔案信息化建設的過程進行監督，并且要實行突擊檢查制，在保證工作人員到崗到位的同時，還有保證信息化建設過程的合理性，并將相應的建設結果和問題及時反饋給相關領導層。最后，對檔案信息化建設中做出好的成績的要給予特殊的獎勵，對存在問題的及時地懲處，并在校內通報，以提高員工的積極性。

高校要加大對檔案信息化建設的投資力度，各高校要根據高校人數，高校發展的情況，對其進行相應的投資和人力物力的分配。要給檔案信息化建設工作人員配備獨立的工作室，以便于其更好地交流探討，由于高校人數的龐大，學生、教師、后勤工作人員以及家屬等人員的復雜，在建立相應的數據庫時就要根據不同的情況分別建設，最后再審核匯總到一起，在數據庫建立時一定要保證數量信息的準確性，足夠的人員和電腦等一些基礎設施必不可少。

（三）創新信息化建設技術，為高校檔案管理開辟新途徑。目前，我國高校在進行檔案信息化建設時僅僅是將原來學生的紙質檔案中的數據錄入到電腦中相應的系統，在學生畢業后將相應的電子信息封存就好了。這樣的信息化建設方式使學生檔案得不到更新，并且沒有多大意義。高校在檔案信息化建設時，要及時地更新檔案的數據，高校應該依次按照學院、系、專業以及班級逐級建立相應的檔案管理小組，對高校的所有人員的信息進行及時地匯報，并錄入相應的系統中，這樣保證了學生檔案信息的完整性，同時也為學校選拔人才進行培養提供一定依據，所以創新檔案管理信息化建設技術也很重要。

四、結語

高校檔案管理信息化建設不僅是相關部門的政策要求，也是高校為適應不斷增長的人員的迫切需要。檔案的信息化建設在檔案管理方便的同時，也可以最大限度地發揮檔案的作用，所以各高校應該加大力度進行建設，為我國教育事業的發展奠定堅實基礎。

[1]戴秀文.對高校檔案管理信息化建設的探討[J].內江科技,2014（10）:21+99.

[2]趙文玲.高校檔案信息化建設的對策研究[J].內蒙古財經大學學報,2015（03）:147-149.