當前形勢下事業單位檔案管理信息化建設的路徑

文/吉林省四平市檔案局 康杰

當前形勢下事業單位檔案管理信息化建設的路徑

文/吉林省四平市檔案局 康杰

隨著我國國民經濟和國民生活水平的提高，在當前形勢下，我國的事業單位的檔案數量和需求量也越來越大，事業單位傳統的檔案管理模式已經無法真正適應事業單位的需求，所以事業單位應該尋求一種新型的檔案管理模式。而隨著信息技術的發展，各種信息化的管理模式層出不窮，所以事業單位的檔案管理應該向著信息化靠近。本文主要探討了在當前形勢下的事業單位檔案信息化管理路徑。

事業單位；檔案管理；信息化

在當前形勢下，隨著我國經濟的飛速發展，事業單位檔案管理的信息化已經成為了一個必然的發展趨勢。所以，作為事業單位，應該積極地探索檔案管理信息化的路徑，加強自身的改革，使檔案管理能夠跟上我國飛速發展的經濟步伐。

一、事業單位檔案管理信息化存在的問題

我國的事業單位隨著不斷的深化改革，基本上都進行了檔案的信息化管理，但是，在信息化管理建設的過程之中，卻引發了一些比較普遍的問題。

首先，在事業單位之中，不論是領導還是工作人員，對于檔案信息化管理都缺乏足夠的重視。事業單位的員工對于檔案信息化能夠給事業單位帶來的科學性和便利性，并沒有過多的認識，所以信息化管理未能引發事業單位的足夠重視，以至于事業單位在建設信息化檔案管理模式的時候，大多都是流于表面的完成任務，并沒有深入、細致的工作，僅僅當作形式主義的事情來完成。

其次，事業單位的檔案管理信息化程度還需要有所加強。

在當前形勢下，雖然我國的大部分事業單位已經進行了檔案管理的信息化建設，但是大多數事業單位的信息化程度還嚴重不足。事業單位在檔案信息化的建設之中，雖然對工作人員的信息均進行了錄入，但是隨著時間的推移，并沒有對其信息進行及時和有效的更新，使得檔案所保存的信息仍然是初始信息。因此，很多情況下，沒有辦法對事業單位內工作人員的信息進行真實的反應，嚴重影響了單位的工作效率。

最后是事業單位之中，管理檔案的工作人員沒有較高的綜合素質。在當前的事業單位之中，管理檔案的人員普遍綜合素質比較低，難滿足檔案信息化的真正需求。有些單位在建設檔案信息化管理的過程之中，并沒有對管理檔案的工作人員進行培訓，仍然采用的是為實行信息化管理之前的管理人員，這導致其在執行檔案工作時，很難熟練、快速地完成任務，并且有可能會出現信息分類錯誤等情況，為事業單位的工作帶來麻煩。

二、當前形勢下事業單位檔案管理信息化的建設路徑

（一）加強對檔案管理信息化的重視。在當前形勢下，事業單位必須要實現全面化的檔案管理信息化建設，而要想實現這個目的，就必須要讓事業單位的領導以及員工均加強對檔案管理信息化重要性，以及必要性的認識。只有這樣，事業單位才能夠真正實現檔案管理信息化的目標。所以事業單位的領導，在進行信息化建設之時，應該及時對自己的檔案信息化管理知識進行補充，并且正確認識檔案信息化管理，給單位帶來的種種便利。領導在加強自身認識的同時，還要開展相關的宣傳活動，進行相關的動員工作，讓每一個員工都能夠認識到信息化檔案管理的重要性，以及實質性的意義，使今后的檔案信息化管理建設能夠更加順利。

（二）建立高素質管理隊伍。事業單位要對檔案管理信息化進行有效的推動，就必須擁有一支真正了解信息技術以及檔案管理的高素質檔案管理隊伍。所以事業單位應該對于檔案管理人員進行有效的培訓，對檔案管理人員的信息技術水平以及其計算機操作技術進行強化，讓檔案管理人員能夠跟上現代化信息技術的步伐，掌握相應的設備操作技術。此外，事業單位還要加強檔案管理工作人員的綜合素質，要加強工作人員的工作道德、工作技術、工作精神等，讓檔案管理人員的綜合素質能夠真正滿足當前形勢下的時代需求。

（三）制定詳細的檔案管理信息化方案。我國的每一個事業單位都擁有著不同的經濟基礎與實際需求，所以在進行檔案管理信息化時，事業單位要根據自己單位的實際情況，制定一套建設規劃，采用規劃方案實行本單位的檔案管理信息化建設。此外，在事業單位進行檔案管理信息化建設過程中，要時刻保持靈活并且注重可擴展性，要為長久的發展和需要打下基礎。同時，為了讓事業單位的發展能夠得到滿足，在信息化建設時，要將信息化管理的管理模式，通過網絡進行構建，讓方案一目了然。有條件的事業單位，可以專門建立一個以網頁為主要形式的檔案信息網站，通過這個網站，讓相應的檔案信息服務，能夠提供給自己的客戶或者相關人員，從而實現真正的網上辦公。

（四）確保資金的投入。檔案管理的信息化建設，需要一些信息技術設備以及工具，所以事業單位在進行檔案管理信息化建設時，要保證充足的資金投入，保證檔案管理的相應軟件和硬件設備的齊全，并且保證人員培訓的資金。

三、結束語

總而言之，在當前我國經濟快速發展的形勢下，事業單位必須也必然要進行檔案管理的信息化建設，并且要加強對信息化建設的重視，及時對相關人員進行培訓，同時制定合理科學的建設規劃，保證資金充足，才能夠讓信息化檔案管理真正適應我國的國情。

[1]趙國俊.我國圖書情報與檔案管理學科發展中的分化與整合[J].情報資料工作,2013(3):11-16.

[2]王秋紅.鐵路客運專線施工企業項目檔案管理探討[J].價值工程,2015(6):198-198,199.

[3]劉蓓,劉江霞.淺談檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程,2012,31(4):327.