談談機關檔案室如何建立全宗卷

文/中鐵大橋局集團第一工程有限公司 宋茜

談談機關檔案室如何建立全宗卷

文/中鐵大橋局集團第一工程有限公司 宋茜

基于當前機關檔案管理的現狀，本文分析了全宗卷的基本含義以及相關內容，闡述了在檔案工作規范化管理過程中，全宗卷建立的必要事項和具體方法，從而保證檔案管理工作的正常開展，這在機關單位中表現得更為突出。

機關單位；檔案管理；全宗卷

所謂的全宗卷，就是機關檔案室在管理全部的檔案工作中形成的，它具有一定的專門性和特殊性，可以表明全宗歷史狀況的各種文件材料所形成的一個專門案卷，之所以被稱為“全宗卷”，是因為它的單位表示是以“全宗”為主，一般來說，一個全宗是只有一卷的。

一、全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一個長期復雜的工作，涉及到諸多的方面，需要工作人員在實際建立的過程中有認真負責的態度，并且具有一定的檔案管理知識。

首先，集中全宗卷管理中的所有文件材料，對這些文件材料進行集中管理是建立全宗卷的前提。一般來說，它所包含的方面有：在檔案收集工作中形成的所有交接數據以及檔案移交的目錄、檔案歸檔中形成的各種整理工作方案以及不同檔案的分類大綱等、在檔案的保管儲存過程中形成的各種最原始的數據記錄、檔案管理工作中形成的查借登記以及取得的重大利用效果的數據記錄、在檔案的統計檢索工作中所形成的年度統計報表以及檔案的具體編目情況的記錄、檔案管理工作中編研環節中制定的各種書目、在長期的檔案管理工作中所產生的各種相關工作制度以及全宗的詳細介紹等等方面，這幾個方面都對全宗卷的建立具有重要的作用，可以促使其向著更為完善健全的方向發展，使其更為合理[1]。

其次，全宗卷從其結構構成上來看，它的歸檔和管理需要有詳細的實行步驟。對于管理人員來說，就要在管理工作中按照不同檔案所產生的時間順序進行先后劃分，不同年度的檔案有合理的安放，這可以為查閱者提供很大的便利。

第三，按照文書檔案整理過程中所形成的各種規則和方法，按照合理化的標準把每一份檔案材料按照一個文件來對待。采用細線材質來裝訂，然后逐一對文件進行頁號的編寫，編寫完成之后，要在每一份檔案材料的右上角蓋上歸檔所用的歸檔章，在這個歸檔章之內，要詳細明確地標明檔案的年代信息、文件號以及所屬的具體類別。

第四，編制一個全宗卷文件的目錄。全宗卷涉及到的檔案較多，在時間、性質、類別等方面會有一定的差異性，同時基于總體上的規范歸檔，并且也為了查閱的方便，需要編制一個條理清晰明確的文件目錄，給人一目了然的感覺。

第五，把最后形成的全宗卷文件目錄以及按照標準順序排列好的材料文件進行整合。把它們裝入一些不同的文書檔案盒，裝入時要確保檔案的合理有序，不能出現混亂。

上述的五個方面內容，是全宗卷建立形成的基本流程，這些若干環節之間的關系是相互作用、相互銜接的關系，共同構成全宗卷。

二、機關檔案管理工作中全宗卷建立的必要性

機關檔案管理工作在當前的機關事業單位中占有重要的地位，特別是在新形勢下，隨著機關單位的改革和發展不斷加深，建立全宗卷就顯得十分有必要。

（一）可以反映出機關單位檔案工作的全過程。全宗卷的建立，在對各種檔案文件進行統一的整合整理過程中，可以系統地反映出機關單位從前期到后期檔案管理工作的全過程，能夠較為完整地掌握機關單位的工作進度，同時這也可以為機關單位的工作改進和進一步提高打下良好基礎[2]。

（二）便于檔案信息的查找和利用。檔案管理的一個主要目的就是對各種檔案文件進行正確的儲存，為后期查閱和利用提供便利，通過系統、規范的檔案歸檔方式，可以使各類不同的文件檔案有正確的安放，減少了檔案的遺失和不完整，避免了日常管理的零散存放以及盲目混亂的現象出現，保證了各類檔案的完整性和健全性，從而保證了全宗卷建立的順利，對于后期的查閱和利用來說，可以提供很大的便利，減少了查找檔案所需的時間。

（三）充當后備資源的作用。在機關單位檔案管理工作中建立全宗卷具有重要的現實意義。一方面，它可以為后期各個機關單位向上一級檔案管理部門進行檔案移交時，進行全宗卷編寫時提供多種信息源渠道，起到一種信息儲備的作用。另一方面，可以為檔案學的研究工作提供眾多的素材資源。全宗卷是對檔案文件信息進行集中管理的一種形式，是一種新的檔案管理形式，可以說，它是時代發展的產物，具有一定的必然性。除了上述兩種功能外，它的建立還可以為我國的檔案事業的進一步創新發展提供更大的空間。

三、機關單位的自身完善措施

機關單位作為全宗卷建立的主要實施者，對于全宗卷的建立需要完善多方面的工作。首先，要在思想認識上加強重視，把全宗卷建立的重要性貫穿到每一位員工身上。其次，強化對機關檔案干部的管理，要保證機關檔案干部的穩定性，并實行檔案干部備案制度，確保調動的有序性，并通過他們的基本業務素質。第三，積極發揮主管部門的作用，共同履行指導、監督和檢查的責任，保證全宗卷建立的順利。第四，嚴格落實檔案的行政監督檢查工作，提供機關檔案工作的標準化和規范化，要對行政監督人員的業務素質進行強化提高，加大培訓力度，提高行政監督的檢查力度，從而保證全宗卷建立的順利。

四、總結

綜上所述，機關檔案管理工作是機關單位工作的重要組成部分，在新形勢下，實行全宗卷形式具有時代的必然性，它可以有效提高檔案管理的有序性和規范性，促進機關單位檔案管理工作的改進完善。

[1]王威琴.機關檔案室如何建立全宗卷[J].檔案,2010（01）:57.

[2]唐麗英.機關檔案工作規范化管理認證對策[J].檔案管理,2012（06）:90.