企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

李博（沈陽飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司，遼寧沈陽 110000）

企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究

李博
（沈陽飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司，遼寧沈陽 110000）

企業(yè)文件檔案管理的水平是衡量一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，這主要體現(xiàn)在文書檔案管理上，它能夠反映單位整體水平和綜合水準(zhǔn)。為了做好文書檔案工作，嚴(yán)格的工作流程和制度必不可少，在此基礎(chǔ)上，文書檔案管理工作之間的有機(jī)銜接和規(guī)范管理也非常重要，只有通過不斷努力，加強(qiáng)各個(gè)職能部門的合作，才能夠使單位文書檔案的管理工作更加完善。

企業(yè) 文書檔案管理 缺陷 對(duì)策

文書檔案是檔案管理工作的重要組成部分，其水平的高低直接關(guān)系到檔案的完整性及質(zhì)量。因此，企業(yè)只有提高文書檔案管理的水平，才能切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。但是在實(shí)際工作中，文書檔案的管理總是存在這樣或那樣的問題，致使文書檔案的作用不能完整地發(fā)揮。

1 企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用越來越多，信息化逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。然而，總體上企業(yè)文書檔案管理在制度化和規(guī)范化等方面都達(dá)不到現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，落后的發(fā)展水平不但使檔案管理的質(zhì)量無法得到有效提高，更是減緩了企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的速度［1］。企業(yè)文書檔案的形成有以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、開發(fā)利用，三個(gè)環(huán)節(jié)都需要消耗大量時(shí)間。在某種程度上，企業(yè)文書檔案管理的落后是必然的，然而，企業(yè)文書檔案管理的落后還由于以下幾個(gè)原因：部分單位和部門在妥善保管方面做得不夠，在專門的場所沒有配置專門的除濕器和打印機(jī)等設(shè)備，硬件無法保證文件的完整和安全。檔案軟件銜接不上其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，檔案軟件的及時(shí)升級(jí)更新也存在問題［2］。企業(yè)文書檔案管理工作需求較少，見效較慢，日常工作相對(duì)復(fù)雜，使得領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于工作不夠重視，工作態(tài)度不夠積極。目前部分企業(yè)已經(jīng)下發(fā)了檔案管理的文件，建立了一系列制度，然而制度文件的實(shí)施細(xì)則和實(shí)際工作存在出入，常常會(huì)發(fā)生脫節(jié)的情況，這便導(dǎo)致制度文件無法科學(xué)指導(dǎo)企業(yè)開展各項(xiàng)檔案管理工作。

2 企業(yè)單位文書檔案管理的特點(diǎn)

（1）企業(yè)單位在進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生一些具有保存價(jià)值的歷史記錄，它們的形式各不相同，主要包含了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)等。這些具有保存價(jià)值的歷史記錄主要通過諸如合同、文書審計(jì)以及傳媒類的紙質(zhì)載體來實(shí)現(xiàn)，它們可以將企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展整個(gè)過程中的每一個(gè)事件、相應(yīng)的事件過程、重要成果以及重要文件等都一一記錄下來。在企業(yè)文書工作當(dāng)中，其最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)便是文書和檔案的收集、文書檔案的管理、將文書及檔案進(jìn)行分類以及儲(chǔ)存文書、檔案的工作。（2）只有有了企業(yè)文書管理的基礎(chǔ)，才能夠進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作，這是因?yàn)槠髽I(yè)的各類文書都需要經(jīng)過綜合整理，才能夠以其獨(dú)有的形式而形成相應(yīng)的企業(yè)檔案，檔案管理的涉及面十分廣，滲透到企業(yè)的各個(gè)部門與環(huán)節(jié)之中，可以說是整個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的一種真實(shí)記錄，它對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來講，都具有重要的借鑒意義。企業(yè)行政工作、研究開發(fā)工作、固定資產(chǎn)與企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都會(huì)與檔案有所關(guān)聯(lián)，這也變相的說明檔案管理工作在企業(yè)中的重要性。針對(duì)不同部門或者環(huán)節(jié)的檔案，其內(nèi)容也各有不同，因而其儲(chǔ)存形式也有較大的差別。檔案的形式有很多種，常見的主要有以下幾種：紙質(zhì)文檔、視頻文件、圖片文件以及音頻文件，這些都是檔案的重要載體。（3）企業(yè)的文書管理與檔案管理其實(shí)并不是孤立存在的，而是緊密相連的。企業(yè)單位文書的整理、文書的立卷以及文書的歸檔等工作是文書管理工作的主要內(nèi)容。而文書檔案管理則包含了各類文書以及書寫材料、文件格式的整理以及文件歸檔等方面的工作。可以說企業(yè)單位檔案管理工作的重要基礎(chǔ)和前提就是文書管理，而文書管理的過程也是檔案的形成過程。

3 企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑

要做到企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的優(yōu)化，首先就應(yīng)當(dāng)規(guī)范化企業(yè)單位的文書檔案管理工作，將責(zé)任落實(shí)到具體責(zé)任人身上。一體化管理對(duì)文書檔案管理工作也十分必要，從文書檔案的紙張規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)，到文書檔案的儲(chǔ)存格式和書寫要求等細(xì)則都應(yīng)當(dāng)有全面而嚴(yán)格的統(tǒng)一規(guī)定。專業(yè)技能對(duì)于相應(yīng)從業(yè)人員的重要性不容忽視，因此，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將強(qiáng)對(duì)他們的技能培訓(xùn)工作，讓企業(yè)員工能夠在內(nèi)心建立起對(duì)于文書檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，不僅僅是一句口號(hào)。要做到這一點(diǎn)，可以通過采取培訓(xùn)的方式來提升企業(yè)單位員工的專業(yè)技能并增強(qiáng)工作意識(shí)，作為文書檔案管理工作的人員，自身也需要加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)［3］。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及社會(huì)的快速前進(jìn)，企業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代腳步，學(xué)會(huì)多種現(xiàn)代化辦公技能，使自身辦公流程得到不斷的優(yōu)化，這樣有利于企業(yè)辦事效率以及專業(yè)性的提升。文書工作和文書檔案管理工作之間存在著緊密的聯(lián)系，文件是檔案的形成基礎(chǔ)，檔案是文件的最終形式。文書工作完成的好壞程度將對(duì)檔案工管理工作完成的好壞起到?jīng)Q定性的影響。所以，文書工作人員需要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，除此之外，還需要留意檔案管理人員的培訓(xùn)工作，只有通過培訓(xùn)，才能夠加強(qiáng)員工的管理意識(shí)和責(zé)任感，增加員工的檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，員工能夠自覺地現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理工作中。需要在企業(yè)內(nèi)部將檔案宣傳和教育工作視為重點(diǎn)，開展廣泛和各種形式的檔案管理知識(shí)普及工作，從而將企業(yè)員工對(duì)檔案管理的了解、認(rèn)識(shí)提高，支持企業(yè)文書檔案管理工作所營造的有序環(huán)境，最終促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。最后，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度及監(jiān)督機(jī)制，明確責(zé)任，同時(shí)建立起科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制來督促檔案管理工作的改進(jìn)與提升。

4 結(jié)語

總之，信息時(shí)代的快速發(fā)展，要求企業(yè)文書檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對(duì)文書檔案管理的重視程度；必須強(qiáng)化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)文書檔案管理的最大效能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，才能促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出最大貢獻(xiàn)。

［1］聶海榮.辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對(duì)策研究［J］.財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2014（06）.

［2］馬力媛.淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策［J］.檔案天地，2015（06）.

［3］張聰.試論文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策［J］.現(xiàn)代交際，2015 （07）.