淺談醫院基本建設檔案管理的現狀和發展

宓丹

【摘要】 檔案在各行各業的管理工作中都是一種不可或缺的信息資源，更是單位或團體組織日常運行中所看不見的無形財富。檔案能夠在領導或組織團隊需要做出重要決定和決策時予以其相關的參考依據和歷史統計數據等關鍵信息，同時也能夠給新進科研工作提供重要數據和借鑒，為單位和組織的各項工作計劃和發展提供經驗和信息支持，而且還能夠很大程度上給組織提供有效的利益依據，甚至在整個社會中起到完善、優質、全方位服務的關鍵作用。因此，檔案管理工作在醫院中的表現是整個醫院管理水平的一個明確映像。醫院基本建設檔案是指醫院對各種基本建設工程的系統設計、規劃、施工以及完工后使用、維護和檢修工作的直接記錄，其中包括院內建筑物、構筑物的建設和地上、地下各種管線的走行安置等，其是對醫院基本建設歷史和現狀的明確反映，是醫院建設和管理工作中舉足輕重的組成元素。

【關鍵詞】 醫院； 基本建設檔案； 管理

中圖分類號 R197.3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6805（2016）24-0163-02

doi：10.14033/j.cnki.cfmr.2016.24.093

目前，我國社會經濟迅速發展，人們生活水平不斷提高，城市基本建設一直在突飛猛進地進行中，在這種大環境的影響下，醫療衛生和公共設施建設也在社會要求中取得較理想的成績[1-2]。以往各年齡人群對醫院的概念一直僅僅是純粹的治病救人，從不會將之與各項基本建設相聯系，而近年來，隨著思想的不斷更新變化，越來越多的患者要求可以在醫院治療的同時獲得更全方位、完善的預防、康復、護理和指導等服務[3-4]。近幾年來，各地醫院紛紛加入新時期改革階段，醫療服務理念逐漸發生較大轉變，并不斷開展新政策和建設措施，與此同時，改變從前的墨守成規，不斷擴大規模建設，對醫院建筑和各種醫療、公共設施有了更高的要求，這就要求醫院基本建設檔案管理必須跟上進度，不斷完善，系統化。基本建設檔案主要指醫院各項工程項目在建設過程中由規劃到施工、竣工過程中直接形成的，具有明確保存價值的聲像、圖像、圖紙文字等各類載體性文件材料[5-6]。因此，醫院基本建設檔案管理是其管理水平的整體體現，但其中無法避免的出現很多不足之處需要不斷完善，不可避免地存在各種問題，本文就醫院基本建設檔案管理的現狀和發展進行論述。

1 醫院基本建設檔案的現狀

近年來，雖然各大中小城市的各級醫院都在不斷開展基本建設檔案管理工作，但大部分醫院的檔案管理工作依然較不成熟，存在很多不足之處。首先，檔案收集不齊全。由于醫院檔案管理工作人員大多沒有受到過專業培訓，都是由本院行政人員抽調，因此非常缺乏專業性，經常丟失或遺漏收集各類研究報告和文件，比如前期審核、規劃報告、許可文件、各類必須評價類文件等，一旦丟失則導致工程進行中或后期需要文件數據時無法提供而耽誤工作的順利進行，或者一些合法性文件只保存了復印件，原件丟失等嚴重錯誤等。其次，檔案內容不屬實，偏差較大。基本建設檔案不可以不屬實記錄，必須根據真實情況進行準確記錄，內容真實、價格準確。但多年來一直存在的問題就是在施工過程中很多不規范現象的出現，比如，需雙方正規簽字存檔的合約缺少簽字和公章，對合約條款內容進行隨意更改，工程竣工圖上對于會審和討論中變更內容沒有進行相應的標注，使準確性顯著下降等。另外，還存在圖紙質量偏差較大，竣工圖使用舊圖進行編制，歸檔質量低，對整個基本建設檔案管理工作的順利進行造成非常大的不利影響[7-8]。第三，檔案書寫規范性和完整性較差。工作人員對檔案管理不熟悉，不了解其重要性，當一項工程中包含較多單位和組織時，由于各單位管理不同，嚴重影響記錄過程的完整性和真實性。第四，收集檔案不及時或檔案丟失。收集檔案過程中缺少相關項目負責人，相關資料大多保存在各參與單位行政人員手中，十分容易導致材料缺失，對檔案的收集和規范化管理帶來較大影響。

2 醫院基本建設檔案的發展前景

2.1 充分認識檔案管理的重要性，規范建檔

只有領導予以基本建設檔案工作足夠的重視，才能保證檔案管理工作的順利進行和不斷完善，在工作中不斷提出要求，將之納入日常管理工作行列，制定相關工作人員考核制度，并嚴格執行，保證前期、進展和后期檔案管理的完整、真實性，對敷衍、態度不認真或工作中出現錯誤的人員追究責任并予以一定處罰措施，加大管理和監督力度，派遣工作人員定期外出培訓，更新管理知識，培養檔案管理人員積極工作意識，保證工作中認真、負責，確保基建檔案管理的質量，認識并了解該項工作的重要性。嚴格遵守執行每一項工程的流程，有效進行控制、監督和檢查，同時，醫院要根據本院自身現狀制定符合醫院發展方針的檔案管理制度規章、崗位職責等明細條例[9-10]。

2.2 加強業務培訓，提高檔案人員的管理水平

科學管理是醫院基本建設檔案的基礎，對所有工程的開始規劃、實際進行和后期的維修、改造和擴建具有十分關鍵的作用，必不可少，也為以后各種工程和項目提供歷史經驗，隨時查閱相關數據和資料。制定完整的歸檔范圍和整理標準，工作中，要求相關人員必須具備責任心和事業心，從始至終對某一項目工程負責材料的形成、收集、積累和歸檔工作。定期組織工作人員反復學習國家檔案局、國家計委制定的相關法律法規，通過業務培訓班等形式開展業務交流，提高基建檔案管理質量[9-16]。

2.3 及時同步管理，檔案收集完整

基本建設檔案工作必須要和工程項目建設同步，從始至終的每一個環節都需要予以同步跟蹤記錄和收集，才能確保信息和材料收集的完整、系統性，保證做到檔案收集和管理與工程進度保持統一性。保證工作中不敷衍了事，若材料收集不完整或不準確等情況發生，必須進行嚴格的查缺補漏，對圖像或影像等材料需配備專門的設施保存，確保基建檔案資料真實可靠[17-20]。

綜上所述，醫院基本建設檔案是醫院發展過程中尤為重要的組成部分，對醫院的整體發展方向和規劃具有十分重要的作用。近年來，現代化技術在各個領域突飛猛進，人們對醫院工作有了越來越高的要求，為了適應這種不斷增高的需要，就必須從根本上加強醫院建設，其中最重要的就是基本建設檔案的管理，落實行之有效的措施，確保基本建設檔案的完整性、準確性和規范性，為醫院以后的發展提供完整可靠的檔案資料。

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（收稿日期：2016-04-25）