Office軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用

朱月霞

摘 要：為了提高技工院校的辦公效率，增強(qiáng)Office辦公軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用勢(shì)在必行。本文探討了Office軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用，旨在提高學(xué)校辦公管理效率。

關(guān)鍵詞：Office辦公軟件 辦公效率 技工院校應(yīng)用

一、應(yīng)用背景

Office辦公軟件是一款可以進(jìn)行表格制作、文字處理、幻燈片制作以及簡單數(shù)據(jù)庫處理等工作的軟件，其具有較強(qiáng)的實(shí)用性，有利于提高技工院校的辦公效率與質(zhì)量。因此，為了促進(jìn)技工院校各項(xiàng)工作的有序開展，提高辦公效率，應(yīng)加強(qiáng)Office辦公軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用，為技工院校的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、Office軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用

Office辦公軟件在技工院校辦公中的應(yīng)用較為廣泛。本文簡單介紹了其在技工學(xué)校學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)、教學(xué)測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)、學(xué)生考證報(bào)名數(shù)據(jù)以及日常辦公中的應(yīng)用。

1.Office辦公軟件在學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)中的應(yīng)用

Office辦公軟件在學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在 Excel 軟件的應(yīng)用。在對(duì)學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的過程中，通過利用 Excel 軟件的求和與篩選等功能對(duì)學(xué)生課程成績進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不僅減輕了教師的工作量，還大大縮短對(duì)學(xué)生課程成績分類與統(tǒng)計(jì)的時(shí)間。學(xué)生課程成績統(tǒng)計(jì)與分析過程中，常常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行求和，Excel 軟件中求和的格式是 SUM（ ）。例如，求同一列單元格 A1 - A10 的和，可以直接在單元格中輸入 = SUM（A1： A10），再按下回車鍵，就可以快速得到結(jié)果。除了求和以外，Excel 軟件還能按性別、班級(jí)等來統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)。總之，在學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)辦公過程中，運(yùn)用 Excel 軟件，能夠有效地提高學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)辦公的工作效率及其質(zhì)量。因此，在技工院校辦公中應(yīng)用Office辦公軟件，有利于技工院校辦公效率的提高。

2.Office辦公軟件在教學(xué)測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)中的應(yīng)用

學(xué)校每學(xué)期都會(huì)進(jìn)行課堂教學(xué)情況測(cè)評(píng)。教學(xué)測(cè)評(píng)為師生溝通交流搭建了一個(gè)良好的平臺(tái)，是任課教師進(jìn)行教學(xué)改進(jìn)的依據(jù)，有利于提高教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)測(cè)評(píng)結(jié)果是教師考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)。教學(xué)測(cè)評(píng)活動(dòng)大多以班級(jí)為單位，采用問卷調(diào)查的形式調(diào)查每一位學(xué)生對(duì)任課教師課堂教學(xué)的評(píng)價(jià)。學(xué)生以“A、B、C、D”四個(gè)等級(jí)對(duì)任課教師打分，再進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。然而全校幾千份的調(diào)查問卷如果采用手工計(jì)算，不僅工作量龐大，還易出錯(cuò)，且復(fù)查起來也非常困難。Office辦公軟件采用Excel軟件求和功能在教學(xué)測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)中能夠較好地解決這一難題。首先在Excel軟件中制作一個(gè)教學(xué)評(píng)測(cè)統(tǒng)計(jì)表，再根據(jù)調(diào)查問卷將調(diào)查結(jié)果按“A、B、C、D”四個(gè)等級(jí)填入表中，最后進(jìn)行函數(shù)設(shè)計(jì)和公式計(jì)算，就可以快速簡單地對(duì)教學(xué)測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

3.Office辦公軟件在學(xué)生考證報(bào)名數(shù)據(jù)中的應(yīng)用

技工院校大多數(shù)學(xué)生會(huì)參加職業(yè)技能證書考試，以此來提高自己的技能水平，其中考試報(bào)名的工序非常復(fù)雜，大致流程為：宣傳→報(bào)名→錄入→數(shù)據(jù)核對(duì)→上報(bào)。由于各類職業(yè)技能考試都要需要提供身份證號(hào)碼，因此，身份證信息的錄入是否正確顯得尤為重要。然而，在實(shí)際操作中常常因?yàn)閷W(xué)生填錯(cuò)號(hào)碼、人員輸入出錯(cuò)等原因造成身份證信息錯(cuò)誤，不僅增加了工作量，還耗費(fèi)精力和物力。應(yīng)用Office辦公軟件中的Vlookup函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)快速地從數(shù)據(jù)源總表中提取所需數(shù)據(jù)，有效地避免了不必要的錯(cuò)誤，大大減少了工作量，提高了工作的效率與質(zhì)量。

4.Office辦公軟件在日常辦公中的應(yīng)用

技工院校在日常辦公的過程中，需要管理很多繁雜的事物。然而，傳統(tǒng)的辦公方式，工作效率低且質(zhì)量難以保證。Office辦公軟件在日常辦公中的應(yīng)用，對(duì)學(xué)校日常辦公具有重要作用。學(xué)校日常辦公比較繁雜，其中包括公寓管理、學(xué)籍管理、就業(yè)指導(dǎo)等內(nèi)容，一旦信息錯(cuò)誤、混亂或者傳達(dá)不到位，將直接影響著學(xué)校日常辦公的效率與質(zhì)量。Office辦公軟件在日常辦公中的應(yīng)用，通過建立信息管理平臺(tái)，能夠使學(xué)校日常辦公工作有效地開展。

三、小結(jié)

目前，Office辦公軟件被廣泛地應(yīng)用于學(xué)校日常工作中，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到學(xué)生管理、會(huì)議記錄等，都離不開Office辦公軟件的應(yīng)用。Office辦公軟件可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速地計(jì)算、分析、管理，將復(fù)雜的事情簡單化，大大地提高了技工院校的辦公效率。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李明.Office軟件在提高辦公效率上的應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2012（3）.

（作者單位：江蘇省淮安技師學(xué)院）