大數據時代的數字檔案室建設初探
——以南京市建鄴區為例

安鷹

（南京市建鄴區檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數據時代的數字檔案室建設初探
——以南京市建鄴區為例

安鷹

（南京市建鄴區檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數據（BIG DATA）已成為當下最流行的一個詞匯，在這個流行詞匯的背后蘊含了一次顛覆性的革命，這一切可以從以下四個方面得以體現：一是大數據技術是繼分布式云計算、全流程物聯網技術之后互聯網產業又一次顛覆性的技術進步和應用的變革；二是大數據的收集、積累、數據發掘和應用對國家的政策決策、公共治理模式、技術創新、一路一帶的具體實施戰略都具有根本的、不可替代性的作用；三是大數據的發掘應用為企業的業務方向、創新方向、運作模式、組織和業務體系架構流程指明了方向；四是大數據的發掘和應用必將對每個人的生活都將產生巨大的、顛覆性的影響。

具體到檔案管理工作，從其專業性和技術實現性的特點上來分析，大數據時代必將給檔案管理工作帶來翻天覆地的變化。

一、大數據的概念及其與檔案管理工作的關系

最早提出“大數據時代”到來的是麥肯錫公司。隨著計算機和存儲技術的成熟與發展，特別是數據庫技術、搜索引擎和算法技術的發展，自2012年開始，大數據一詞越來越多地被提及。

從美國開始，各個國家開始建設IDC中心，用它來滿足信息爆炸時代產生的海量數據的存儲和應用，并且用大數據這個概念來描述和定義并命名與之相關的技術發展與創新。

大數據指的是隨著智能設備和智能終端廣泛性的應用，廣泛性的貌似無序的數據成幾何級數地快速增長，且由于其特殊性、分散性、無序性、爆炸性，已不能使用傳統的技術對這類數據進行管理和分析。

對這類數據進行分析和處理的最大困難是由于各類型數據的量增長過快，連續性和關聯性差，分布性和離散性高，變化速度快，數據格式種類繁多。因此大數據不僅僅是指數據的量，同時還具有多樣性、巨量化、高速率、價值密度低等特征。

檔案在本質上就具備了以上所說的大數據的這些特征。檔案本質是各類型的原始性符號的記錄，它包含著文本、數字、圖形、聲音和影像等各種格式和類型的記錄信息，同時也包含了這些記錄信息變化的過程記錄。雖說隨著計算機和存儲技術的發展和不斷地成熟，現在檔案資料已經實現了數字化，以數字形式存儲，同時也實現了信息化和互聯網化，檔案資料可以使用戶很方便進行檢索和查閱，但是由于檔案本身就具有大數據根本特征，所以隨著各類型電子檔案存儲數據量逐年地爆發性增加，就必須使用新的技術與手段來實現檔案信息的管理。

二、大數據時代，南京市建鄴區檔案工作的現狀以及面臨的發展機遇與挑戰

1.建鄴區檔案工作現狀

（1）全區檔案室建設情況

截至2015年12月31日，全區檔案立檔單位共有231家。其中機關部門單位共計65家（57家進館序列部門），其他11個系統單位（即教育、衛計、人社、社管、房產、建設、交通、城管、文化旅游、民族宗教、社區等）共計166家。

（2）“建鄴區數字檔案室管理系統”運用情況

2004年，區檔案局與區信息中心聯合建設“建鄴區數字檔案室管理系統”，一期建設已完成，并在全區機關各部門單位推廣應用。

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2005年，區檔案局依托區政務網絡平臺和區政府協同辦公系統，與相關軟件開發企業共同研制了“建鄴區數字檔案室管理系統”。該項目通過了南京市科技局市科技成果鑒定并獲得“省檔案局優秀科技成果四等獎”。

2007年，“建鄴區數字檔案室管理系統”在全區全面使用。檔案應用系統采用B/S架構，系統架設在建鄴區政務網上運行。該系統部署于區信息中心，由區信息中心統一維護。實現了區辦公自動化系統與數字檔案室系統對接，實現電子文件目錄和原文從辦公自動化系統流轉到數字檔案室系統的目標。

2009年，配合建鄴電子印章的推廣和應用，建鄴區對“建鄴區數字檔案室管理系統”進行了二期升級。引入電子印章功能，集網上收集、整理、編目、統計、原文掛接、電子印章于一體，符合國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規定》的要求和江蘇省《文書檔案文件級目錄數據庫交換格式》的技術標準，具備了電子文件歸檔和管理功能，實現在線接收、查看、打印加蓋電子印章電子公文的功能（可在線驗證電子印章的真偽）。將檔案應用系統納入到建鄴區統一身份認證平臺，實現基于CA的身份認證體系。

2014年，建鄴區對“建鄴區數字檔案室管理系統”第三次升級。依據《江蘇省A級數字檔案室（館）建設規程》《江蘇省電子檔案基礎元數據庫結構和封裝格式》和《江蘇省檔案數字化轉換操作規程》，在繼承原有系統功能優點的基礎上，新增了“電子文件數據封包、文件封包數字簽名和數字認證、規范元數據”等功能，升級了導入、原文批量上傳掛接、多媒體檔案管理、數據批量處理、跨類檢索和跨字段檢索等功能，能夠較好滿足現代檔案數字化管理要求。實現電子文件元數據信息的網上采集和在線封裝功能，同時實現基于江蘇省CA證書的電子文件封裝包數字簽名和基于電子文件封裝包的檔案在線移交與接收。

依托現有的政務網環境，2016年“建鄴區數字檔案室管理系統”又在原來江蘇省5A級數字檔案室建設基礎上，通過進一步的硬件、軟件、資源及組織制度建設，力爭建設成首批國家級數字檔案室，以實現加強元數據捕獲支持、完善電子文件可用性支持、檔案四性檢測支持、智能化檔案管理的四項目標。

截至2015年12月31日，全區各部門單位室藏檔案數字化工作納入“十二五”智慧建鄴信息化專項規劃中，完成了全區65個部門單位檔案的掃描和掛接任務，為檔案數字化、信息化管理提供基礎保障，檔案數字化成果及時為各部門單位資料長編等工作提供了數字化服務，得到了很好的反響，也更好地為全區經濟和社會發展提供服務。全區共通過省A級數字檔案室測評31家。其中區信息中心、區檔案館成功通過省5A級數字檔案室（館），其余全部通過省4A級數字檔案室，成為全市完成數字檔案室數量最多的區，為全區數字檔案室建設開了好頭、做了表率，在全市起到了引領和示范作用。

2.大數據時代，建鄴區檔案工作面臨的機遇與挑戰

（1）大數據技術的應用必將給現有的檔案管理應用和相關性數據挖掘帶來根本性的改變。

傳統的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于模式單一的被動利用。沉淀下來的檔案由于數量巨大、種類繁多、關聯性差，沒有相應的技術手段，根本無法實現人工有效管理和相關性分析。

在大數據時代，檔案系統中除保存了大量的實物文檔之外，還具有海量的、結構化的各類型數據文檔，在應用了大數據技術后必將大大地提高檔案的利用效果。

建鄴區檔案部門在收集大數據之后，通過主動調查利用者的需求，建立各種數據模型，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，提高檔案價值，將原來的“死檔案”變成“活信息”，為高層決策提供參考。

（2）大數據技術的應用也必將給檔案管理系統可擴展性帶來了機遇。

隨著檔案數據的不斷增多，傳統的檔案管理系統與其他的管理系統一樣，會在根本上受到各種技術裝備和技術手段的制約，無法進行連續性的無縫動態擴展，大大地制約了檔案管理系統的更新和發展。大數據時代產生的IDC中心，分布式數據庫技術的應用，最終到云平臺的產生，都必將給檔案管理系統帶來革命性的變化。以IDC中心為基礎，運用云平臺技術手段，就可以實現根據檔案管理系統的需要對計算資源、存儲資源進行動態擴展、按需分配，與此同時也實現連續性的無縫動態擴展。

對于“建鄴區數字檔案室管理系統”，如果是應用大數據的技術，基于云計算的技術架構概念，進行整體的框架性設計，就可以實現根據檔案室數量和檔案門類動態變化去調整計算資源、存儲資源，滿足檔案數據的數據量、數據格式、數據關聯性、連續性等幾個方面快速變化的需求，同時大幅降低IT系統投資及維護成本。

（3）大數據技術的應用也必將使檔案信息安全受到威脅。

當前檔案管理系統中所應用的數據庫，一般為相對封閉的關系型數據庫。從計算機技術的角度來看，這類檔案管理系統的數據庫在數據的存儲上為本地化，使用的智能化終端設備為專屬化，同時在保證數據安全方面也設置嚴格的訪問控制和隱私管理工具。因此可以說，無論是在管理系統的硬件上還是在軟件上，都是相對安全和可控的。

而大數據技術的應用，卻完全打破現在依托的硬件和軟件技術基礎，在成熟度和可控性方面都不如現在的系統可控性高，因此對檔案信息安全管理提出了更高的要求。

三、大數據時代，建鄴區數字檔案室建設初探

目前大數據技術的發展和應用，已經滲透到當今社會的各個方面，今天的人們已經無法想象沒有大數據技術的存在和應用會給人們帶來怎樣的情景，它已成為一個社會不可缺少的、重要的組成部分。檔案管理系統的建立也不會置身事外，毋庸置疑，未來檔案館建設的核心競爭力很大程度上取決于大數據技術的應用，也就是說將檔案數據轉化為信息和知識的速度與能力。建鄴區檔案部門作為全區存儲信息、提供信息服務的數據中心，必須主動創新，推動檔案工作向“知識化、信息化、技術化、市場化”變革，利用大數據技術實現戰略發展以滿足未來需求。

1.數字檔案室試點先行。為做好試點工作，建鄴區檔案局與區信息中心專門成立了項目組，多次召開會議研究方法和相關要求，制定下發了《建鄴區數字檔案室試點實施方案》，并設立了業務指導和技術服務兩個組，全程跟蹤為試點部門單位提供指導和服務。

2.加強數字檔案室的規范化管理。目前建鄴區65家數字檔案室在基礎設施、技術力量和管理水平上都存在一定的差距，為盡快整體推進和全面提高全區數字檔案室建設的工作水平，要找準與“國家數字檔案室建設試點”工作差距的短板，對照國家檔案局《數字檔案室建設指南》，盡快出臺《數字檔案室考評標準細則》。下一步我們將采取示范引路、全面提高的工作方式來整體推進試點工作。

3.全面升級“建鄴區數字檔案室管理系統”。為保障建鄴區“國家數字檔案室建設試點”工作的開展，今年6—8月間全面升級“建鄴區數字檔案室管理系統”，充分發揮計算機管理檔案的功能，以保證此系統在全區政務網環境和全區各機關部門單位檔案室的高效運行，為各部門單位提供檔案維護利用支持。同時在檔案專業培訓、技術指導、制度建設、安全防范方面提供更有力的保障。

4.數字化檔案的“收”要做到全流程控制。建鄴區檔案管理工作從前端進行控制，確保檔案管理的規范，將檔案管理融入到辦公系統、科技創新管理、網絡支撐等管理系統中，將文件、數據歸檔流程寫入發文環節、驗收環節等，抓好文檔的前端控制。針對不同數據采取不同處理方法，各業務系統與檔案系統建立實時接口，實現電子文件自動采集。

5.加強檔案工作考核。“建鄴區歸檔文件整理綜合檢查評分標準”是以百分制的形式，從組織管理、業務建設、信息化建設及開發利用四個方面列出具體的檢查內容，并逐條對照確定標準分和評分細則，通過5次修改，檢查內容從原先的20條增至30條。特別是“十二五”期間，根據檔案工作形勢任務的需要，建鄴區檔案局將檔案信息化要求作為對各部門單位檔案工作考核重點。在每年的檔案年度檢查之前，根據前一年的檢查情況重新制定年度檢查打分表，使紙質檔案的質量逐年提高，保障了檔案數字化加工的基礎。

6.加強數字檔案室資源集群建設，打造數據資源平臺。大數據時代，各檔案室之間互聯互通，實現室藏資源共享，打造集群檔案資源和數據平臺意義重大。尤其在當前，許多檔案室本身室藏數據都分散在互不聯通的數據庫中，如何將這些數據庫打通，實現各數據庫乃至各檔案室間資源共享，這是建鄴區檔案局需要下大力氣思考與解決的問題。唯有如此，才能提升檔案工作的大數據水平，才能充分體現出館藏室藏數據的價值。

四、大數據時代，建鄴區數字檔案室應用優勢

大數據的發展給數字檔案室建設帶來了新的機遇，充分利用大數據優勢能夠解決許多數字檔案室建設中存在的問題。建鄴區作為全國首批低碳、生態、智慧新城的南京河西新城的重要組成部分，在大數據成果應用方面具備先天基礎和優勢。

1.依托建鄴區打造的智慧新城平臺，可以實現檔案基礎信息資源共享。以前相當一段時間，全區各檔案室所保管的檔案資源具有獨特性，在沒有特殊備份的情況下，不存在第二份相同的檔案，這就需要想辦法使得檔案信息資源在保證安全的前提下，實現全區資源共享。依托區信息中心強大的技術支持力量，未來可以共享硬件設施、共享信息資源、共享計算，并生成新的知識資源，組建“檔案云”，實現“一站式檢索”，更大程度上實現跨時間、跨空間的檔案信息資源共享。

2.智慧新城平臺能夠保障檔案信息資源的安全。大數據是一種安全性比較高的技術，它采取數據集中存儲，同時提供一整套數據備份恢復體系和訪問控制體系，因而更有效地保障數據的安全。建鄴區信息中心構建的智慧城市集成平臺，將公安部門的網監力量納入其中，集中發揮多部門技術優勢。信息中心有專業的管理團隊對數據進行統一管理、資源分配、安全控制，并進行可靠的實時監測。使用數據多副本容錯、計算機節點同構可更換等措施，保障信息服務的高可靠性。

3.依托智慧城市建設，建鄴區數字檔案室可以提供更加個性化的檔案信息服務。智慧城市構建的大數據涵蓋全區各行各業，形成的云計算模式在提高檔案信息資源個性化服務方面具有很大的優勢。在智慧城市云計算模式下，運用云網超強的計算能力和幾乎無限的寬帶，可以為檔案信息資源共享提供一個良好的交互環境，可以整合各類傳播手段，實現以客戶為中心的服務理念，滿足廣大檔案利用者的個性化需求，從而實現檔案信息資源個性化服務。

大數據時代檔案管理將朝著知識管理、信息集約化服務的方向發展。新的形勢需要我們以創新開放的互聯網思維，充分運用新技術，推動建鄴區檔案事業的跨越式“數字崛起”，力爭早日建成全國首批國家級數字檔案室。

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［2］樊偉紅，李晨暉等.圖書館需要怎樣的“大數據”［J］.圖書館雜志，2012（11）：66.

［3］張欣.解讀大數據下檔案管理的價值提升［J］.理論觀察，2014（5）：31-33.