新時期企業檔案管理體制發展探析

吳維

（連云港港口集團有限公司檔案館，江蘇 連云港，22204622046）

新時期企業檔案管理體制發展探析

吳維

（連云港港口集團有限公司檔案館，江蘇 連云港，22204622046）

連云港港口

在社會經濟建設跨越發展的背景下，市場競爭不斷加劇，企業為了適應經濟改革的浪潮，適應新時期經濟發展格局，創造最大的經濟效益和社會效益，不斷整合改造、轉換經營機制。隨著企業改革的不斷推進，新時期的企業檔案管理也慢慢開始樹立市場意識，工作重心從檔案單一的實體管理向信息管理轉移。企業檔案管理體制應與市場經濟發展的運行機制和模式相適應，與企業經濟建設緊密結合，為企業參與市場競爭提供大量適銷對路的檔案信息，讓檔案信息資源成為企業穩定發展的重要動力源。筆者以所在單位連云港港口控股集團為例，分析當前企業檔案管理體制所存在的不足，闡述實際管理中企業檔案管理體制的發展方向。

一、企業檔案管理的特點及作用

企業種類繁多、門類不一，這就造成企業檔案資料的形成內容具有多樣性。連云港港口控股集團是以港口集團資產為主體，多家涉港經營性資產組建，按照港產城融合發展要求形成的以資產、資本為紐帶，運用市場手段，建立互利共贏的港口經營新主體。集團下屬的全資公司、參控股公司、集體企業多達61家。這些單位所涉及的檔案門類除了文書、會計、實物等檔案外，最為復雜的就是經濟科技檔案。近幾年來，集團為了推動港口經濟的新發展，響應國家的號召努力打造區域性國際樞紐港和“一帶一路”交匯點建設，集團啟動了大規模的港口基地和基礎性設施建設。因此集團檔案員接觸到許多專業設計檔案、城建檔案、基本建設工程檔案、設備檔案、工藝檔案、科研檔案以及經濟檔案等，這就凸顯出企業檔案資料來源廣泛、內容種類復雜多樣的特點。

做好企業檔案管理，可使檔案信息更好地轉化為企業生產力。企業檔案是企業生產、建設、科研過程中形成，是廣大職工勞動成果和智慧的結晶，是企業正常經營發展的依據和必要條件之一。例如：集團下屬某單位，長期經營的碼頭泊位始建于20世紀70年代，由于年久失修，樁基出現腐蝕需要維修，于是派技術人員到檔案館查閱泊位的水工建筑物工程竣工圖紙，但碼頭建設時期檔案歸檔工作處于恢復整頓階段，移交的工程資料有部分缺失，館內沒有查閱到完整的竣工圖紙，沒有一個完整的科技信息數據。這對碼頭維修工作帶來了很大困難，因此反復的勘察、測量、研究，造成人力、物力、財力和時間的浪費。這方面的事例不少。當前隨著科學技術的不斷發展，檔案生產力作用越來越明顯，由此可見企業檔案是構成生產力的要素之一，做好企業檔案工作對于促進企業健康發展、提高經濟效益具有重要意義。

二、目前企業檔案管理體制所存在的問題

1.對檔案管理工作存在認識上的誤區，企業檔案工作推進困難

企業的存在是以盈利為目的，以經濟建設為中心。因此部分領導對檔案這個不會直接“創收”的工作，沒有引起相應的重視，檔案意識非常淡薄，檔案觀念依舊停留在老黃歷上，不求接納新思路、新觀點。筆者在走訪基層單位時經常聽到有人說：“檔案只是代表過去，花費大量的人力物力去整理檔案得不償失?！彼麄冋J為檔案管理工作僅僅是簡單的保管性事務，只要“守好攤”就行。這些思想恰恰說明少許企業領導對檔案管理工作認識的欠缺，甚至步入了誤區。集團檔案館每年都會對基層單位進行檔案工作規范化考核，我們在檢查中發現，有的單位檔案工作人員調動頻繁，交接工作做不到位，新上手的檔案員經驗不足，對檔案認識模糊，收集范圍不清楚，整理歸檔就更談不上了，上世紀七八十年代出現的捆捆扎扎的現象再現，檔案室就是“雜物室”。這些問題的產生，其重要原因就是單位領導對檔案工作認識不足，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人財物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證。雖然有的單位把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但許多檔案員只是虛設，真正把檔案管理工作作為各單位工作不可或缺的環節來抓還存在缺失，由此造成了企業檔案管理工作一直處于止步不前的狀態。

2.缺乏熟悉企業業務的復合型檔案人才

企業檔案管理尤其是港口建設項目檔案管理，涉及面廣，對檔案工作者的專業性與技術性要求高。集團下屬單位在生產建設過程中產生各種設計資料、圖紙、數據，如果這些檔案資料不按照專業分類、收集、整理、保管，很可能就會成為“死檔”，將對企業造成無法挽回的損失。然而下屬單位的檔案管理人員往往對公司業務內容知之甚少，業務部門、技術人員移交文件材料過程中，指導監督跟不上。上述因素的存在影響了檔案收集的齊全完整。

三、優化企業檔案管理體制的對策

1.結合企業管理模式和特點，健全企業檔案管理制度。我國對檔案工作實行的是集中統一管理制度，然而像港口控股集團這樣的企業下屬單位很多，專業涉及領域很廣，不分專業不分系統則難以管好。在綜合性強的企業機構，檔案工作需要堅持統一領導、分級管理的原則。為了避免檔案管理混亂情況的出現，集團依據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《全宗卷規范》《歸檔文件整理規則》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等國家行業標準為基礎，根據港口企業的實際情況編制了《連云港港口控股集團有限公司檔案管理辦法》，要求各基層單位參照執行，實現了檔案管理制度的標準化，保障了集團檔案體系的統一與規范。

2.擺正檔案管理工作與企業經濟建設的關系。筆者認為有些領導對檔案工作不重視，檔案意識不強，檔案工作在企業中沒有地位，其中重要原因在于檔案管理部門和檔案人員中心意識不強，沒有從“老一套”的思維方式中解放出來。只要切實轉變思想觀念，不斷增強檔案工作者的企業意識，緊緊圍繞經濟建設這個中心，改變服務方式，從后臺走向前臺，使檔案庫成為企業發展的“智慧庫”，真正樹立起檔案工作者的光榮感和責任感，充分發揮和體現檔案工作特有的作用和自身存在活力的價值，檔案工作在企業的經濟建設中就一定有作為、有地位。

3.打造具有綜合素質的檔案管理團隊。新時期的企業建設離不開現代化的人才，高水平的企業檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員。企業檔案管理人員掌握檔案管理知識技能是必須的，但還不夠。高素質的檔案管理團隊，還應該熟悉企業各項業務，只有這樣，檔案工作才能適應企業發展需要，才能尋找到為企業發展服務的切入點。企業檔案管理網絡中的專兼職檔案人員是一支動態隊伍，特別是部門的兼職檔案人員，變動頻繁，這是大部分企業的特點，想改變這種狀況是很難的。但是作為企業和企業檔案部門，應針對企業發展和企業檔案工作的實際需求，加強對檔案工作者的適崗培訓，不斷提升檔案工作人員的專業技能和綜合素養。作為一支良好的團隊，應定期對企業檔案工作與企業發展的適應性狀況進行分析，總結經驗，探索問題，充分發揮團隊的集體智慧，這樣既提升了檔案工作人員發現問題、分析問題和解決問題的能力，又體現了團隊的精誠合作精神，更能切合企業發展的需求。

4.強化檔案宣傳意識。企業檔案管理部門應利用各種有效載體，將《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育工作引向深入，堅持常態化，使企業的檔案和檔案工作深入人心。企業檔案部門應善于挖掘館室藏檔案資源，緊密圍繞企業中心工作和長遠發展規劃，編研領導決策參考所需材料；通過網絡媒體等形式加大企業文化宣傳力度；通過陳列展覽等形式展示企業歷史發展足跡和成就，使其成為激勵企業員工愛企愛崗的教育基地，成為企業對外宣傳的窗口。只有堅持不懈、廣泛而深入地開展檔案宣傳工作，才能逐步推動企業檔案意識和檔案法制觀念的整體提高。

檔案工作是企業重要基礎工作，企業檔案部門必須加強自身建設，提高整體管理水平，大力開發企業檔案信息資源，更好地為企業的生產經營和管理服務，在推動企業健康發展中彰顯檔案工作的應有價值。