淺談銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

丁歲平

摘要：銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，從銷售商品到最終貨款回籠，貫穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程。銷售與收款是企業(yè)能否正常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵所在，也是最容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)，因此加強(qiáng)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制尤為重要。本文對(duì)銷售與收款環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了初步分析，并提出了相應(yīng)的防范措施。

關(guān)鍵詞：銷售 收款 內(nèi)部控制

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)是企業(yè)存在的基礎(chǔ)，銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的龍頭，資金是企業(yè)賴以生存的血液，因此，銷售與收款是企業(yè)業(yè)務(wù)層面最重要、難度最大的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。就我國(guó)目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境而言，也是風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率最高的領(lǐng)域，特別是生產(chǎn)銷售大型主機(jī)設(shè)備和承接工程項(xiàng)目的企業(yè)，應(yīng)收賬款的問題非常突出，由于管理不善，應(yīng)收賬款到期不能及時(shí)收回，有相當(dāng)部分最后變成了呆賬、壞賬，不僅侵蝕了企業(yè)有限的利潤(rùn)，而且大量的逾期應(yīng)收賬款造成了企業(yè)的資金沉淀，影響了資金的流動(dòng)，降低了資金的使用效率，很多企業(yè)因此而陷入危機(jī)，甚至倒閉。因此，就競(jìng)爭(zhēng)性企業(yè)而言，銷售與收款是企業(yè)的頭等大事，銷售與收款的內(nèi)部控制是企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制活動(dòng)的重中之重。

一、銷售與收款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

作為一名裝備制造業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員，根據(jù)以往的記錄和經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為在銷售與收款業(yè)務(wù)中可能存在下列風(fēng)險(xiǎn)。

（1）產(chǎn)品訂價(jià)過(guò)低，如在產(chǎn)品報(bào)價(jià)測(cè)算時(shí)發(fā)生了重大的缺項(xiàng)和漏項(xiàng)，或大宗材料的價(jià)格低估，導(dǎo)致產(chǎn)品銷售出現(xiàn)重大虧損。

（2）企業(yè)未建立賒銷標(biāo)準(zhǔn)，合同約定的付款條款差，企業(yè)所在地沒有合同管轄權(quán)，貨物交付后對(duì)方不按約定付款，企業(yè)難以主張自己的權(quán)利。

（3）銷售人員為了完成訂貨指標(biāo)，未經(jīng)企業(yè)同意盲目同意用戶的要求，簽訂的合同企業(yè)難以履行（如太短的交貨期、過(guò)高的產(chǎn)品性能保證值和不合理的質(zhì)量保證期等）。

（4）合同執(zhí)行不嚴(yán)格，對(duì)方未按合同履約付款就發(fā)貨，導(dǎo)致貨物發(fā)出失去貨物控制權(quán)后貨款難以收回。

（5）因銷售發(fā)票（包括運(yùn)輸發(fā)票）傳遞過(guò)程中遺失產(chǎn)生糾紛，增加企業(yè)稅收負(fù)擔(dān)或無(wú)法收款。

（6）應(yīng)收款長(zhǎng)期不與用戶核對(duì)，銷售人員向用戶收取現(xiàn)金或銀行承兌匯票不入賬，挪作他用；銷售人員與用戶串通將應(yīng)屬于公司的貨款支付給第三方；銷售人員出差借款高，并長(zhǎng)期占用，一旦人員辭職無(wú)法追還。

（7）應(yīng)收款到期長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人過(guò)問，無(wú)催收記錄，導(dǎo)致法律時(shí)效滅失。

（8）沒有妥善保管合同履行過(guò)程中的證據(jù)資料（如交貨記錄、票據(jù)接受記錄、催款記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄，因用戶原因影響產(chǎn)品正常交付、安裝、使用的相關(guān)證據(jù)包括雙方的來(lái)函、回復(fù)傳真等），導(dǎo)致糾紛發(fā)生以后沒有有利證據(jù)支持企業(yè)的合理要求。

（9）不按規(guī)定核算銷售收入，不按規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，不按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金，導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)告不實(shí)，并可能帶來(lái)納稅風(fēng)險(xiǎn)。

（10）銷售人員以企業(yè)名義采取不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)手段導(dǎo)致企業(yè)的違法行為。

二、銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施

針對(duì)上述可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，筆者所在公司針對(duì)銷售活動(dòng)的日常管理中采取了下述控制措施。

（1）建立與原材料市場(chǎng)價(jià)格緊密相聯(lián)的價(jià)格確定機(jī)制，公司財(cái)務(wù)部建立了基型產(chǎn)品的定價(jià)模型，根據(jù)該模型輸入主要原材料的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格即能快速計(jì)算出產(chǎn)品的最低保本價(jià)，財(cái)務(wù)部將計(jì)算出的最低保本價(jià)目錄，交給銷售部門，銷售部門在該價(jià)格基礎(chǔ)上進(jìn)行加成，形成公司對(duì)外的價(jià)目表，當(dāng)主要原材料漲跌小于200元每噸時(shí)，價(jià)格不變，大于200元每噸時(shí)即要調(diào)整最低價(jià)。通過(guò)產(chǎn)品價(jià)格確定的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，保證了產(chǎn)品銷售始終處于既定的利潤(rùn)率范圍內(nèi)。

（2）建立了銷售折讓的分權(quán)管理模式，按一般銷售人員、銷售部長(zhǎng)和公司分管銷售副總制定了不同的價(jià)格下浮權(quán)限，下浮以后的價(jià)格不得低于最低保本價(jià)。

（3）建立用戶信用評(píng)價(jià)制度，對(duì)一般用戶，明確公司的一般付款條件為貨到之前不低于90%；對(duì)老用戶、大型企業(yè)集團(tuán)可根據(jù)信用評(píng)級(jí)適當(dāng)放寬；對(duì)個(gè)體戶、規(guī)模不大的民營(yíng)企業(yè)、邊遠(yuǎn)地區(qū)企業(yè)原則上全款提貨。

（4）建立合同評(píng)審制度，明確合同簽訂前合同條款要先經(jīng)公司評(píng)審，審核通過(guò)后方可加蓋合同專用章，對(duì)于特殊意義的重大項(xiàng)目，對(duì)因?yàn)楦犊顥l件差、履約條款苛刻等給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，由公司法律顧問一起參加評(píng)審并進(jìn)行集體決策；對(duì)于傳統(tǒng)工業(yè)鍋爐銷售，筆者所在公司在律師的參與下設(shè)計(jì)并統(tǒng)一印制了公司對(duì)外銷售的格式合同，注明用戶必須取得公司開具的收款收據(jù)方可支付現(xiàn)金、銀行承兌匯票；解決合同糾紛的地址統(tǒng)一為原告方所在地。

（5）強(qiáng)化銷售發(fā)貨的流程控制，財(cái)務(wù)部是公司發(fā)貨的控制部門，設(shè)專人審查合同發(fā)貨前的到款情況，審查無(wú)誤方可簽發(fā)銷售提貨單和出門證；特殊用戶未按合同付款而銷售部門要求發(fā)貨的需經(jīng)總經(jīng)理特批，財(cái)務(wù)方可放行，但一個(gè)用戶只可特批一次以防止風(fēng)險(xiǎn)疊加；同時(shí)產(chǎn)品質(zhì)量保證書規(guī)定由財(cái)務(wù)部門根據(jù)貨到款的支付情況審查批準(zhǔn)后方可發(fā)放。

對(duì)因用戶原因不能嚴(yán)格按照合同履行的，銷售人員應(yīng)提請(qǐng)對(duì)方書面出具公函說(shuō)明緣由，該來(lái)函應(yīng)作為重要的證據(jù)材料連同銷貨記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄收入銷售檔案。

（6）強(qiáng)化票據(jù)傳遞的流程控制，銷售發(fā)票及運(yùn)輸發(fā)票由銷售人員到財(cái)務(wù)部銷售崗位會(huì)計(jì)人員處領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)除在專用登記簿簽字外還要填制“發(fā)票交接單”，銷售人員將發(fā)票送交用戶時(shí)需由用戶接收人簽字并加蓋公章，銷售人員回到公司需將“發(fā)票交接單”交給銷售崗位會(huì)計(jì)人員，財(cái)務(wù)部收單以后注銷原簽字記錄。

（7）建立應(yīng)收賬款的定期對(duì)賬制度，公司規(guī)定銷售人員對(duì)經(jīng)辦銷售業(yè)務(wù)的欠款需每年對(duì)賬一次，由財(cái)務(wù)部門定期提供對(duì)賬催款函交銷售人員，對(duì)方核對(duì)無(wú)誤蓋章確認(rèn)后銷售人員帶回交還財(cái)務(wù)部。對(duì)貨款存有異議的銷售人員要及時(shí)反映，財(cái)務(wù)及時(shí)派人處理；對(duì)用戶不予配合拒絕蓋章的銷售人員要及時(shí)向財(cái)務(wù)反映，財(cái)務(wù)可根據(jù)情況決定另發(fā)公證催款函或直接起訴。

（8）建立應(yīng)收賬款的分析管理制度，實(shí)行對(duì)責(zé)任人的計(jì)息考核，財(cái)務(wù)除了對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行分用戶的會(huì)計(jì)明細(xì)核算外，還建立輔助核算，每月一號(hào)，及時(shí)向營(yíng)銷中心和公司主要領(lǐng)導(dǎo)提供分項(xiàng)目、分銷售人員的應(yīng)收賬款清單，該清單包括合同總額、發(fā)貨時(shí)間、欠款額、欠款性質(zhì)等信息，根據(jù)應(yīng)收款清單財(cái)務(wù)部要撰寫應(yīng)收賬款分析報(bào)告，財(cái)務(wù)、營(yíng)銷及公司主要領(lǐng)導(dǎo)要定期開會(huì)，逐一過(guò)堂，具體研究，對(duì)正常情況下的應(yīng)收款，落實(shí)經(jīng)辦銷售人員的催款責(zé)任，每月進(jìn)行計(jì)息考核；對(duì)問題大收款難銷售人員已無(wú)能力解決的應(yīng)收款，落實(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥處理。

（9）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)紀(jì)律，公司按業(yè)務(wù)需要核定銷售人員的最高借款限額，前賬不清后賬不借，在報(bào)銷結(jié)賬或營(yíng)銷費(fèi)用結(jié)算時(shí)首先扣還個(gè)人借款；公司建立了企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，明確銷售確認(rèn)的條件、銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)、壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)等會(huì)計(jì)政策，對(duì)由于用戶要求提前開票所導(dǎo)致的納稅前置進(jìn)行了特殊規(guī)定。

（10）實(shí)行銷售承包，對(duì)銷售人員實(shí)行營(yíng)銷承包管理，銷售人員按銷售業(yè)績(jī)、資金回籠、指標(biāo)完成率、輔機(jī)配套率等指標(biāo)進(jìn)行承包結(jié)算，銷售人員結(jié)賬收入可作為營(yíng)銷費(fèi)用，也可作為工資收入。對(duì)作為費(fèi)用的，公司明確要憑真實(shí)發(fā)生的、合法有效的票據(jù)進(jìn)行結(jié)算；作為工資發(fā)放的，按稅法規(guī)定公司代扣代繳個(gè)人所得稅。營(yíng)銷承包管理不僅極大地激發(fā)了銷售人員的積極性，同時(shí)也規(guī)避了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、關(guān)于銷售內(nèi)部控制策略的幾點(diǎn)思考

（一）在原材料波動(dòng)幅度很大的情況下，遠(yuǎn)期合同的簽訂問題

在原材料波動(dòng)幅度很大的情況下，簽訂遠(yuǎn)期交貨合同將面臨極大的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，主要策略是：①簽訂敞口合同，以合同簽訂時(shí)主要原材料的市價(jià)為參照，當(dāng)材料漲跌超出一定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)約定，材料漲價(jià)產(chǎn)品也漲價(jià)，材料跌價(jià)產(chǎn)品也跌價(jià)；②在業(yè)主不同意簽訂敞口合同的前提下，提前鎖定主要原材料資源價(jià)格，抵銷市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）保護(hù)銷售人員的積極性與風(fēng)險(xiǎn)控制二者的取舍權(quán)衡

銷售人員花費(fèi)很大的財(cái)力和精力所拿到的訂單，而評(píng)審認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)很大，筆者認(rèn)為此時(shí)不能簡(jiǎn)單化否決，主要做法是：與銷售人員交談，了解其對(duì)于用戶的信心，了解用戶企業(yè)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人的誠(chéng)信情況，和銷售人員探討當(dāng)出現(xiàn)收款風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的解決思路，可能對(duì)企業(yè)和個(gè)人帶來(lái)的影響，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶的企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、行業(yè)和經(jīng)營(yíng)情況做出綜合判斷。

（三）在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)低迷形勢(shì)下，訂單、價(jià)格和風(fēng)險(xiǎn)控制這三者的決策

筆者認(rèn)為，企業(yè)要在激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)，獲得價(jià)格、付款及合同條款的話語(yǔ)權(quán)，關(guān)鍵還在于企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以，企業(yè)一定要加快技術(shù)進(jìn)步、加大研發(fā)投入，實(shí)行差異化戰(zhàn)略，否則，如果產(chǎn)品的同質(zhì)化很嚴(yán)重，在當(dāng)前市場(chǎng)不景氣的狀態(tài)下，應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)可控或低風(fēng)險(xiǎn)的前提下盡量以低價(jià)搶占市場(chǎng)。

總之，銷售與收款內(nèi)部控制需要企業(yè)各部門共同參與，齊心協(xié)力，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，企業(yè)才能持續(xù)健康地向前發(fā)展。

（作者單位：南通萬(wàn)達(dá)鍋爐有限公司）